Na czym polega workflow?

• Mikołaj Frączak
• /
• 24 marca 2021

Workflow to pojęcie związane z zarządzaniem zespołami ludzkimi. Najkrócej mówiąc jest to sposób organizowania pracy. W ramach worflow menedżerowie przekazują pracownikowi zadania do wykonania ale bez przekazywania wiadomości o wadze tego zadania dla całości projektu. W innym znaczeniu workflow to po prostu schemat przepływu dokumentów między pracownikami. Polega on na automatyzacji procesu. Konkretne procedury wskazują w jaki sposób dokumenty przekazywane są pomiędzy konkretnymi pracownikami.

Pojęciem worflow można też nazywać oprogramowanie, które pomaga zarządzać pracą zespołu. Jak to wygląda w praktyce? Jeśli jeden pracownik wypełnia w systemie wniosek urlopowy, to automatycznie jest on przesyłany do konkretnego działu, który go akceptuje i szybko jest wydawana decyzja o takim urlopie. Jeśli wydanie decyzji o urlopie to 100 proc. procesu, dzięki worflow jesteśmy w stanie szybko i łatwo sprawdzić, na jakim etapie jest rozpatrywanie danego wniosku i ile procent już zostało zrealizowane.

W ramach workflow stosuje się określoną terminologię. I tak zadanie, nad którym pracujemy zyskuje nazwę procesu. Konkretne części tego zadania, to aktywność. Część aktywności jest wykonywana przez pracownika, a część automatycznie, przez system.

Workflow zawsze ma swój początek i zakończenie. Wyznacznikiem workflow jest konieczność wdrożenia określonego procesu. Proces określa role poszczególnych pracowników.

Czy wprowadzenie workflow się opłaca?

Workflow automatyzuje wiele procesów, dzięki czemu ograniczamy koszty ludzkie. Mało tego. Można lepiej zarządzać pracą o kontrolować jej przypływ. Dobrze skonfigurowany system workflow pozwala łączyć pracę różnych działów. Wszystko dlatego, że błyskawicznie można sprawdzić stan rozwiązania danej sprawy.

Oprogramowanie worflow pozwala też skontrolować czas wykonania konkretnego zadania to jaki zakres został już zrealizowany. To również korzyści dla pracowników, którzy na każdym etapie pracy są w stanie sprawdzić jaki jest poziom realizacji zadania. Mało tego. W każdym momencie da się bardzo dokładnie rozdzielić zadania i lepiej je uporządkować.

Wdrożenie systemu worflow

Wdrożenie systemu worflow warto rozpocząć od bardzo dobrego opracowania systemu zarządzania. Specjalistyczne programy pozwalają wskazać etapy realizacji danego projektu, w których powinno się dokonać modyfikacji.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.