Oprogramowanie do zarządzania umowami - czy warto w nie inwestować?

Kluczowym celem każdej działalności jest zarabianie. Praktyka wielu firm pokazuje, że najlepiej jest dodatkowo zabezpieczyć swoje interesy. Zwykle służy temu umowa z kontrahentem. A jak przechowywać takie umowy? Na co zwrócić szczególną uwagę? Czy warto inwestować w oprogramowanie do zarządzania umowami?

Oprogramowanie do zarządzania umowami - czy warto w nie inwestować?
  • Michał Górecki
  • /
  • 8 czerwca 2021

Co powinna zawierać umowa między stronami w biznesie?

Umowa to pewnego rodzaju broń obosieczna. Chroni ona zarówno usługodawcę jak i usługobiorcę. Załóżmy, że nasza działalność opiera się na dostarczaniu sygnału internetu radiowego na określonym obszarze, gdzie — z różnych względów — internet w kablu jest niedostępny.

W takiej konkretnej sytuacji obie strony muszą jasno wiedzieć, na co dokładnie się zgadzają. Z naszej strony — jako usługodawcy — ważna będzie m.in. kwestia terminu płatności za internet oraz adres świadczenia usługi czy osoba kontaktowa, która może zarządzać swoim kontem.

Nasz klient z kolei chciałby wiedzieć, jaki jest jego pakiet, czyli z jaką szybkością będzie funkcjonował internet. Powinien też zostać należycie poinformowany o długości obowiązywania umowy, karach umownych, a także o tym, jakie usługi dodatkowe (i za jaką opłatą) może u nas wykupić.

Oznacza to, że mamy do czynienia ze sporą ilością ważnych danych. Co warto podkreślić, nie będziemy przecież każdorazowo sporządzać umowy, a jednak warto odpowiednio zdywersyfikować ofertę. Chcemy przecież dotrzeć zarówno do tradycyjnych osób fizycznych, jak i do firm.

Jak przechowywać umowy w firmie?

Przede wszystkim zgodnie z zasadami RODO. Rozporządzenie, które działa w Polsce już od trzech lat, bardzo mocno wpłynęło na rzeczywistość wielu firm i zmusiło je do wprowadzenia nowych standardów bezpieczeństwa, co należy uznać za ogromny sukces.

Czy korzystając z Windows XP, utrudniamy ewentualne ataki ransomware?Czy korzystając z Windows XP, utrudniamy ewentualne ataki ransomware?Jan Wróblewski

Zgodnie z wytycznymi RODO, to klient znalazł się w pozycji uprzywilejowanej. Może on zażądać wglądu do swoich danych, a także modyfikować je czy nawet zlecić ich usunięcie ze zbioru, korzystając przy tym z tak zwanego prawa do bycia zapomnianym.

Nowe regulacje dotyczą też możliwości kontaktu z klientami. Jeśli nie wyrażą oni na to zgody, nie możemy po prostu dzwonić do nich z każdą ofertą promocyjną. Co więcej, jeśli klient wyrazi zgodę na marketing, ale przesadzimy z jego ilością, to nasz klient może w dowolnej chwili wycofać zgodę.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Jak w firmie sprawdzi się oprogramowanie do zarządzania umowami

Przede wszystkim podpowie nam ono, kiedy kończy się okres obowiązywania umowy u niektórych klientów, co da nam możliwość szybkiego zareagowania. Jeszcze zanim podbierze ich nam konkurencja. Można też kategoryzować klientów według wielu kluczy.

Możemy na przykład sortować ich pod kątem miejsca zamieszkania, pakietu, jaki mają wykupiony w naszej firmie, a także pod kątem ich statusu. To świetne narzędzie, które szybko pozwoli nam ocenić potencjał działalności i wyłapie słabe punkty, przez które nasze zarobki nie są tak wysokie, jak mogłyby być. Dedykowane oprogramowanie tego typu zwykle jest szyfrowane, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych tam danych. To bardzo ważna kwestia, która pomoże nam pozostać w zgodności z RODO.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej
Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?
GPS

Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?

Moduł GPS to coraz częściej spotykany element wyposażenia w wielu różnych pojazdach. Nie jest to już tylko domena pojazdów z półki średniej. GPS trafił też to niższej klasy średniej, a nawet...
Czy opłaca się aktualizować Windows?
windows 10

Czy opłaca się aktualizować Windows?

Microsoft Windows to najpopularniejsze oprogramowanie desktopowe na świecie. Każdego dnia korzysta z niego ponad miliard użytkowników i nic nie wskazuje na to, by okienka w najbliższym czasie utraciły...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!