Jak śledzić wydatki w firmie: oto wszystko co musisz wiedzieć

Najważniejsze zasady śledzenia wydatków w firmie

Niepodważalną i pierwszą zasadą jest prowadzenie wydatków firmy oddzielnie od prywatnych. Mieszanie tych kosztów może spowodować wiele problemów szczególnie przy kontroli skarbowej, ponieważ księgi rachunkowe nie będą dobrze prowadzone. Jest to najczęściej popełniany błąd przez małe przedsiębiorstwa. Ważne jest także zapoznanie się z obowiązującym prawem podatkowym i dowiedzenie się jakie koszty kwalifikują się jako wydatki służbowe. 

Kolejną zasadą jest regularność w zapisywaniu wydatków w księdze przychodów i rozchodów czy też książce rachunkowej. Taki bieżący zapis spowoduje, że nie pominie się żadnego wydatku i księga będzie prowadzona w sposób prawidłowy. Brak regularności wpływa również na to, że po kilku dniach lub tygodniach można zapomnieć, na co pieniądze były przeznaczone, lub niewpisanie danej faktury może wiązać się z niezapłaceniem jej i dodatkowymi kosztami za opóźnienie.

Oczywiście nie musi być tylko i wyłącznie księga przychodów i rozchodów można też korzystać z Excela’a lub innych programów dotyczących wydatków. Takie dodatkowe programy pozwalają na cyfryzację dokumentów i przegląd ich w dowolnym miejscu, a jak wiadomo, wydatki należy kontrolować często przynajmniej raz w tygodniu, by mieć świadomość czy nie wymykają się spod kontroli, a także przewidzieć kolejne wydatki takie jak prąd czy rata kredytu. Wydatki tego typu najlepiej zapisać w kalendarzu, by o nich nie zapomnieć i być przygotowanym finansowo na ich opłacenie. 

Dlaczego warto śledzić wydatki?

Odpowiedź jest prosta — z powodów ekonomicznych. Jeśli przedsiębiorstwo w pewnym momencie ponosi większe koszty to pieniądze takie nie przynoszą dochodu, a firma traci coraz więcej nie wiedząc kiedy i jak to się stało. Należy dokładnie przeanalizować możliwości finansowe.

Który model ERP jest najlepszy? Chmurowy, tradycyjny czy hybrydowy?Anna Malinowska

Początkująca firma z małym dochodem nie powinna sobie pozwolić na wynajem lokalu w centrum miasta za niebotycznie wysoki czynsz bądź właściciel firmy podpisywać leasing na  tegoroczny model auta. Takie sytuację tylko generują koszty przy bardzo niskim dochodzie w pewnym momencie właściciel takiej firmy nie zdąży się zorientować, że dochód przedsiębiorstwa nie wystarcza na pokrycie kosztów, nie mówiąc już o wypłatach dla pracowników czy samego siebie.  

Regularność kontroli wydatków

Regularność w kontrolowaniu wydatków w firmie pozwala oszacować możliwości finansowe. Taka kontrola wykonywana raz w tygodniu sprawia, że można szybciej zauważyć gdzie firma ponosi największe koszty i podjąć działania zapobiegające ponoszeniu dalszych kosztów. Przykładowo wzywany raz w tygodniu serwis do komputera, który bardzo często się psuje generuje niepotrzebne koszty — po prostu taniej jest wymienić sprzęt, ale tylko częsta kontrola wydatków pozwoli na zauważenie takich kosztów i podjęcie działania. 

Reasumując śledzenie wydatków w firmie wpływa na rozwój przedsiębiorstwa, można stosować klasyczne metody jak wersje papierowe, ale równie dobrze można korzystać z przeróżnych aplikacji pomagających w ujarzmieniu wydatków. Właściciel dzięki śledzeniu wydatków ma poczucie kontroli i bezpieczeństwa finansowego. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.