Jak śledzić wydatki - oprogramowanie do śledzenia wydatków firmowych

• Mikołaj Frączak
• /
• 22 kwietnia 2021

Dlaczego warto śledzić wydatki w firmie?

Przede wszystkim z powódek czysto ekonomicznych. Jeśli nasza działalność gdzieś w trakcie swojego funkcjonowania przepala duże środki finansowe, to oznacza to, że nie trafią one ani na konto szefa, ani na konto pracowników. Rozejdą się i nikt nie będzie zdawał sobie sprawy z tego, jak do tego doszło.

To kluczowy aspekt, jednak nie można zapomnieć też o zasadach optymalizowania procesów toczących się w firmie i szukaniu oszczędności tam, gdzie to możliwe. Zła polityka finansowa często ogranicza też nasze możliwości inwestowania w rozwój firmy, za sprawą czego możemy stracić przewagę nad konkurencją.

Każdy właściciel firmy powinien też zrozumieć, że szukanie oszczędności w firmie wcale nie musi oznaczać radykalnego planu zwolnień czy konieczności rozstania się z ulubionym autem wziętym na leasing. Takie działania to raczej efekt niewdrożenia oszczędności w firmie na czas.

Rozszerzona rzeczywistość. Czy można na tym zarobić?Michał Górecki

Jak szukać oszczędności w firmie?

Kluczowym elementem, od którego warto rozpocząć, na pewno jest obserwacja. Czasem warto zarezerwować sobie jeden dzień w firmie tylko na poszukiwanie miejsc, które przepalają pieniądze. Może to być na przykład stosowanie drukarki atramentowej, a nie laserowej lub używanie nieergooszczędnego oświetlenia.

Z drugiej strony, sprawa może być o wiele poważniejsza. W skrajnych sytuacjach może nawet okazać się, że znika część paliwa z baku lub z dystrybutora, za który płaci firma. Może okazać się też, że w toku pracy zgubiły się (lub zostały wyniesione poza firmę) drogie narzędzia, co zmusiło przedsiębiorstwo do zakupu kolejnych.

Praktyka wielu firm pokazuje, że jeden człowiek często nie jest w stanie nad wszystkimi tymi przyczynami zapanować. Nawet gdyby było to jego jedyne zadanie. Sytuacja może urosnąć do rangi dużego problemu, jeśli problem dotyczy firmy, która zatrudnia dużą ilość pracowników.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Oprogramowanie do analizy wydatków w firmie

Właśnie dla takich działalności stworzono profesjonalne oprogramowanie, które szuka miejsc, gdzie pieniądze są źle wydawane. Dane są zwykle przedstawiane w formie czytelnych wykresów, co znacznie ułatwia ich interpretację.

Na pewno warto postawić też na zastosowanie takiego oprogramowania przy jednoczesnym wdrożeniu zasad inwentaryzacji sprzętu będącego na wyposażeniu firmy. Można pomyśleć o zainstalowaniu monitoringu w miejscach, gdzie znajduje się firmowa flota samochodów, by radykalnie ograniczyć ryzyko kradzieży paliwa. 

Dobrą praktyką jest też wyznaczenie osoby lub osób, które będą kontrolować, czy po całym dniu roboczym ilość narzędzi wydanych z magazynu zgadza się z liczbą, jaka wróciła na miejsce. Czasem już takie proste czynności mogą zatamować poważny wyciek pieniędzy z konta firmy. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.