Jak zmienić firmę obsługującą IT bez przestojów?

Jak zaplanować zmianę dostawcy usług IT?

Bezpieczna zmiana dostawcy IT wymaga ustalenia harmonogramu, wykonania inwentaryzacji, zabezpieczenia kopii danych, przekazania dokumentacji i dostępów, przeprowadzenia testów oraz monitorowania infrastruktury po przejęciu obsługi przez nową firmę.

Najważniejsze kroki to:

1. wykonaj inwentaryzację sprzętu, systemów, licencji i usług,
2. sprawdź, kto jest właścicielem najważniejszych kont, np. domeny, hostingu czy Microsoft 365,
3. zbierz i przekaż dokumentację, schematy, listę dostawców i otwartych problemów,
4. zweryfikuj backup i możliwość odtworzenia danych,
5. ustal harmonogram przejęcia i odpowiedzialność obu stron,
6. jeśli to możliwe, zorganizuj krótkie przekazanie techniczne między starą i nową firmą,
7. utwórz dla nowego dostawcy własne konta administracyjne,
8. przetestuj najważniejsze usługi przed pełnym przejęciem,
9. po potwierdzeniu działania odbierz staremu dostawcy konta, VPN, tokeny i pozostałe dostępy,
10. przez pierwsze dni po zmianie monitoruj systemy, backup i zgłoszenia użytkowników.

Dlaczego zmiana firmy IT niesie ryzyko i jak je minimalizować?

Zmiana firmy IT może prowadzić do przestojów przede wszystkim wtedy, gdy brakuje planu, dokumentacji, aktualnych kopii zapasowych i sprawnego przekazania dostępów. Ryzyko można ograniczyć poprzez wcześniejszą inwentaryzację środowiska, ustalenie harmonogramu, wykonanie testów oraz monitoring po przejęciu obsługi.

Najwięcej problemów pojawia się zwykle nie dlatego, że samo przejęcie IT jest wyjątkowo skomplikowane, ale dlatego, że firma nie posiada pełnej wiedzy o swoim środowisku.

Może się okazać, że:

• hasło do routera zna wyłącznie poprzedni informatyk,
• konto domeny zostało utworzone na jego adres e-mail,
• nikt nie wie, gdzie znajduje się dokumentacja serwera,
• backup działa automatycznie, ale od dawna nie był sprawdzany,
• część licencji jest przypisana do kont poprzedniego dostawcy,
• nikt nie posiada pełnej listy usług i systemów wykorzystywanych w firmie.

Jeżeli takie braki wychodzą na jaw dopiero w dniu zakończenia współpracy, ryzyko problemów wyraźnie rośnie.

Kiedy warto skorzystać ze wsparcia specjalistów przy zmianie usług IT?

Pomoc specjalisty jest szczególnie przydatna, gdy firma posiada serwery, rozbudowaną sieć, Microsoft 365, wiele lokalizacji lub systemy krytyczne dla działalności, a także wtedy, gdy brakuje dokumentacji albo dotychczasowy dostawca nie może uczestniczyć w przekazaniu.

Zewnętrzne wsparcie warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• firma nie zna wszystkich swoich dostępów,
• brakuje aktualnej dokumentacji,
• istnieje wiele kont administratorów,
• poprzednia firma odchodzi nagle,
• trzeba przenieść dodatkowo część systemów,
• środowisko obejmuje kilka lokalizacji,
• firma posiada serwery lokalne i usługi chmurowe,
• nie ma osoby wewnętrznej zdolnej zweryfikować przejęcie,
• przestój systemu oznacza zatrzymanie działalności.

W takich sytuacjach pierwszym krokiem nowego dostawcy może być audyt lub dokładna inwentaryzacja. Firma Soft Group oferuje kompleksową obsługę informatyczną obejmującą Service Desk, infrastrukturę, monitoring, backup, bezpieczeństwo, Microsoft 365 i planowanie rozwoju środowiska. Firma działa od 1997 roku i deklaruje indywidualne dopasowanie zakresu obsługi oraz SLA.

Podsumowanie: jak zmienić firmę IT i ograniczyć ryzyko przestojów?

Zmiana dostawcy usług IT nie musi oznaczać chaosu, ale wymaga znacznie więcej niż podpisania nowej umowy. Najważniejsze jest wcześniejsze ustalenie, co nowa firma ma przejąć, zebranie dokumentacji, uporządkowanie dostępów, sprawdzenie backupu oraz zaplanowanie momentu przekazania odpowiedzialności.

Szczególnie istotne są testy najważniejszych usług oraz okres obserwacji po przejęciu środowiska. Pozwalają one szybciej wychwycić braki, których nie było widać na etapie dokumentacji.

Nie da się zagwarantować całkowitego braku przestojów podczas każdej migracji. Można jednak znacząco ograniczyć ryzyko poprzez odpowiednie przygotowanie, etapowe przejęcie oraz współpracę z dostawcą, który posiada jasno określone procedury obsługi i odpowiedzialności.

Jeżeli planujesz zmianę firmy IT, możesz sprawdzić zakres obsługi informatycznej Soft Group i omówić sposób przejęcia istniejącego środowiska. Soft Group zapewnia m.in. Service Desk, SLA, administrację infrastrukturą, monitoring, backup i wsparcie Microsoft 365.

Czy stara i nowa firma IT powinny ze sobą współpracować?

Kontrolowane przekazanie wiedzy pomiędzy poprzednim a nowym dostawcą IT może znacznie ułatwić zmianę obsługi i ograniczyć ryzyko problemów. W ramach przekazania warto omówić konfigurację infrastruktury, zależności między systemami, znane awarie, rozpoczęte prace, backupy, licencje i dokumentację.

Jak monitorować systemy po migracji?

Po migracji należy szczególnie monitorować dostępność i wydajność kluczowych usług, poprawność wykonywania backupów, działanie sieci, serwerów, integracji oraz możliwość logowania użytkowników.

Co brać pod uwagę przy wyborze nowego dostawcy IT?

Przy wyborze nowego dostawcy IT warto sprawdzić zakres świadczonych usług, doświadczenie zespołu, zasady SLA, organizację Service Desk, monitoring infrastruktury, bezpieczeństwo, backup oraz sposób dokumentowania wykonywanych zmian.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.