Wiarygodna firma do utylizacji dokumentów

RODO i polityka bezpieczeństwa w wielu firmach przyczyniła się do tego, że wiarygodna firma zajmująca się utylizacją dokumentów jest dziś niemal na wagę złota. Po czym poznać dobre przedsiębiorstwa, które działają w tym obszarze rynku?

Wiarygodna firma do utylizacji dokumentów
  • Michał Górecki
  • /
  • 12 marca 2021

Wiarygodna firma do utylizacji dokumentów: czy muszę niszczyć dokumentację?

Reguluje to szereg przepisów, które różnią się w zależności od branż, a także rodzajów działalności, jakimi się zajmujemy. Inne reguły mogą dotyczyć firm jednoosobowych, a innymi zasadami mogą być obwarowane spółki jawne czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Bez wątpienia przed niszczeniem dokumentów warto dwa razy sprawdzić, czy aby na pewno możemy to zrobić. W przeciwnym razie — w razie ewentualnej kontroli ze strony jednostek państowych — narażamy się na spore problemy natury formalno-prawnej.

Warto podkreślić też, że w obecnych czasach, kiedy e-dokumenty w wielu firmach wypierają już klasyczną dokumentację papierową, bardzo dużą rolę odgrywa troska o higienę cyfrową i odpowiednie zasady przechowywania takich plików, na przykład na firmowym dysku sieciowym lub w chmurze danych.

Dobre praktyki przy utylizacji dokumentów firmowych

Gdy wiemy już, że na pewno możemy pozbyć się jakichś dokumentów, koniecznie trzeba zniszczyć je w profesjonalny sposób, by były one nie do odtworzenia dla osób postronnych, które mogłyby z nich uzyskać dane, które postawiłyby naszą firmę przed UODO i — być może — skutkowały koniecznością zapłaty gigantycznego odszkodowania.

Zdecydowanie warto niszczyć dokumenty zgodnie z tak zwanymi klasami tajności. Dotyczą one tak drobiazgowych kwestii, jak grubości wyrażonej w milimetrach, jaką może mieć pocięty przez niszczarkę dokument. Im wyższa klasa, tym węższy pasek. Oczywiście najlepiej jest postawić na wysoką, III lub IV klasę tajności, która jest zgodna z normą DIN 66399.

Jeśli korzystamy z oferty pośrednika, a nie możemy być obecni przy procesie niszczenia zbędnej dokumentacji, warto poprosić o nagrany w wysokiej jakości firm, który będzie przedstawiał szczegółowo proces niszczenia dokumentów. 

Wśród wielu firm panuje też zgodność co do tego, że im więcej certyfikatów posiada podwykonawca, któremu chcemy zaufać, tym lepiej. Dokumentacja firmowa to tak wrażliwy obszar, że nie warto pozostawiać jej w rękach przypadku i ryzykować wycieku ważnych dla nas informacji.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Co, jeśli firma żąda zbyt wysokiej ceny za usługę utylizacji?

Co do zasady, żadna cena, jakiej wymaga bezpieczeństwo firmy — a więc i jej dokumentów — nie jest zbyt wysoka. Zwłaszcza gdy mamy do stracenia sporo, bo na przykład działamy w obszarze nowoczesnych technologii czy jesteśmy działalnością, która opracowuje i produkuje leki.

Tanią alternatywą jest oczywiście zakup niszczarki. Powinna mieć ona jak najlepsze parametry techniczne. Jeśli będzie zgodna z III lub wyższą klasą tajności, to zdecydowanie warto się nad taką inwestycją zastanowić. Niektóre firmy poważnie zastanawiają się też nad zakupem spalarki do dokumentów. Trzeba przyznać, że na pewno jest to ciekawa alternatywa. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej
Czym jest FLoC i profilowanie reklam?
przeglądarki

Czym jest FLoC i profilowanie reklam?

Do czego służy FLoC? Jak z niego korzystać? Czym jest kohorta? Czy kohorta może się zmienić? Jak FLoC wpłynie na dopasowanie i profilowanie reklam w kontekście prywatności? Czy ciasteczka reklamowe...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!