Jak prawidłowo wystawiać faktury - praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

1. Do czego służą faktury sprzedaży?
2. Popularne rodzaje faktur
3. Kto musi wystawiać faktury VAT?
4. Terminowe wystawianie faktur
5. Co muszą zawierać faktury elektroniczne?
6. Jak łatwo wystawić fakturę?

Jeżeli zastanawiasz się, kto, w jakich sytuacjach i w jaki sposób powinien wystawić fakturę, koniecznie zapoznaj się z dalszą częścią artykułu. Znajdziesz tu kompleksowy poradnik na temat tego, jak wystawić fakturę. Oprócz tego dowiesz się, jakie informacje są niezbędne i trzeba je zamieścić na każdej fakturze. Dzięki przystępnej formie poradnika będziesz mógł łatwo zastosować porady w swojej codziennej pracy.

Do czego służą faktury sprzedaży?

Przy każdej transakcji sprzedaży towarów lub usług powinna zostać wystawiona faktura. Jest to dokument, który stanowi potwierdzenie dokonania takiej transakcji. Jest on niezbędny nie zarówno ze względów księgowych, jak i podatkowych. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą i są czynnymi podatnikami VAT, muszą pamiętać o obowiązku wystawiania takich faktur. Co ciekawe, jeżeli ktoś korzysta ze zwolnienia z VAT, co może wynikać z osiągania niskich dochodów nieprzekraczających 200 000 złotych rocznie, fakturę musi wystawiać tylko na wyraźne żądanie nabywcy.

Czynni podatnicy VAT muszą zawsze wystawiać faktury przy sprzedaży towarów lub usług innym przedsiębiorcom, natomiast w przypadku konsumentów – tylko na ich żądanie, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca transakcji. Podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają faktury jedynie na żądanie nabywcy, niezależnie od tego, czy jest to przedsiębiorca, czy konsument. Faktura jest również niezbędna, jeżeli przed tym, jak dostarczono towar lub zrealizowano usługę, została pobrana zaliczka. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zarówno zaliczka, jak i sprzedaż miały miejsce w obrębie tego samego miesiąca.

W przypadku faktur wystawianych do innego kraju UE są one potrzebne przy każdej transakcji. Podobnie jest ze sprzedażą wyjątkową, zarówno na skalę Polski, jak i międzynarodową. Jeżeli natomiast chodzi o obsługę klientów indywidualnych, faktura powinna zostać wystawiona na wyraźne żądanie konsumenta. Ten jednak musi zgłosić to w ciągu maksymalnie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonał zakupu.

Popularne rodzaje faktur

Ze względu na zróżnicowane potrzeby rynku, istnieje wiele różnych typów faktur. Każdy z nich stosowany jest w innym przypadku, co oznacza, że ma specyficzne cechy. Najczęściej można się spotkać z następującymi rodzajami faktur:

• Faktura VAT — jest to standardowy dokument, który stosuje się przy sprzedaży usług lub towarów, które są opodatkowane.
• Faktura zaliczkowa — powinna zostać wystawiona w sytuacji, gdy zaliczka przekazywana jest przed zrealizowaniem usługi lub dostarczeniem towaru do klienta.
• Faktura proforma — wbrew temu, co sugeruje nazwa, jest to dokument ofertowy, a nie księgowy. Oznacza to, że takie faktury nie powinny być ewidencjonowane w JPK.
• Faktura korygująca — wystawia się ją w sytuacji, gdy na fakturze znalazły się jakieś błędy. Najczęściej spotykane są pomyłki związane z ilością lub ceną.

Kto musi wystawiać faktury VAT?

Terminowe wystawianie faktur

Zarówno dla sprzedającego, jak i klienta ważne jest, aby faktury były wystawiane za zachowaniem ustalonego terminu. Zależy on jednak od rodzaju zawartej transakcji. Standardowy termin to nie później niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano usługę, dostarczono towar lub przyjęto zaliczkę. Istnieje jednak również możliwość wystawienia faktury przed transakcją, przy czym nie może to mieć miejsca na więcej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy.

Wyjątkiem są sytuacje, w których to nabywcy żądają wystawienia faktury. Wówczas trzeba pamiętać o terminie, którym jest 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu transakcji. Jeżeli natomiast żądanie wpłynęło później, to należy je spełnić w ciągu 15 dni. Od wspomnianych terminów istnieje jednak kilka wyjątków, a jednym z nich są faktury w branży usług budowlanych. Wówczas termin wynosi 30 dni. Jeżeli natomiast chodzi o dostawy książek, data wystawienia faktury może mieć miejsce w ciągu aż 120 dni.

Co muszą zawierać faktury elektroniczne?

Zarówno faktury drukowane, jak i dokumenty przesyłane w formie elektronicznej muszą zawierać wszystkie wymagane przepisami dane. Tylko takie dokumenty są zgodne z przepisami. Warto więc upewnić się, że wykorzystywany program do faktur lub narzędzie online spełnia te wymogi, a na przygotowywanych dokumentach znajdują się następujące informacje:

• Numer faktury — powinien być unikalny, a każda kolejna faktura musi do niego nawiązywać. Przykładowo, jeżeli pierwsza faktura wystawiona w kwietniu miała numer 1/04/25, to następny dokument wystawiony w tym samym miesiącu powinien zawierać numer 2/04/25.
• Data wystawienia dokumentu — chodzi o podanie dokładnego dnia, w którym dokument został sporządzony.
• Data sprzedaży / wykonania usługi — jest szczególnie istotny, jeśli różni się od daty wystawienia.
• Dane sprzedawcy oraz nabywcy — oprócz nazwy firmy i numeru NIP, trzeba również podać adres.
• Dokładna nazwa towaru lub realizowanej usługi — nie może być żadnych wątpliwości względem tego, czego dotyczy transakcja.
• Ilość i miara — warto określić, czy towar został przekazany na sztuki, czy opakowania.
• Cena jednostkowa netto i VAT — na fakturze musi się znaleźć cena bez VAT, zastosowana stawka VAT oraz kwota uwzględniająca VAT.
• Nie można również pomijać informacji o ewentualnych rabatach, które zostały przyznane klientowi i wpłynęły na cenę.

Jak łatwo wystawić fakturę?

Stosując się do powyższych wskazówek, każdy może bez większego problemu samodzielnie wystawiać faktury. Z odpowiednimi narzędziami jest to naprawdę proste. Jeżeli więc zależy Ci na tym, aby bez problemu wystawiać faktury od towarów i usług, wystarczy pamiętać o czterech prostych krokach:

1. Wybór odpowiedniego programu ma kluczowe znaczenie. Oprogramowanie powinno obsługiwać różne rodzaje faktur i być dostosowane do rzeczywistych potrzeb firmy. Zbyt skomplikowany program może zniechęcić pracowników, natomiast zbyt proste narzędzie może nie spełnić oczekiwań firmy. Na szczęście faktury można wystawiać online i to niezależnie od tego, czy chodzi o faktury zwolnione z VAT, czy o dokumenty uwzględniające ten podatek.
2. Kolejnym krokiem jest podanie wszystkich niezbędnych informacji, w tym dane sprzedawcy, nabywcy oraz informacje o towarze lub usłudze.
3. Na tym etapie warto sprawdzić poprawność podanych danych. Należy zwrócić szczególną uwagę na numer NIP nabywcy i zastosowaną stawkę VAT.
4. Na koniec pozostaje jedynie wystawić dokument i wysłać fakturę, co można zrobić w sposób tradycyjny (załączając wygenerowany dokument jako załącznik w wiadomości), jak i bardziej nowoczesny przez system KSeF.

Jeżeli natomiast chodzi o popularne błędy, których należy unikać, spełniając obowiązek wystawiania faktur, trzeba pamiętać, aby w każdym przypadku podawać prawidłową datę sprzedaży. Nie można również pomijać kluczowych oznaczeń, czego przykładem może być informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Wśród popularnych błędów są również pomyłki związane z podaniem nieprawidłowego numeru NIP lub stawki VAT.

Jak widać, wystawianie faktur nie musi być skomplikowane, szczególnie z poradnikiem jak wystawić fakturę. Dodatkowo dobry program zweryfikuje dane na fakturze, kwoty podatku oraz inne informacje, co eliminuje ryzyko popełnienia błędów związanych z tym, że wprowadzi się nieprawidłowe stawki podatku VAT.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.