Kontrola rozmów telefonicznych pracowników

Czy pracodawca ma prawo kontrolować rozmowy telefoniczne swoich pracowników i wysyłane przez nich wiadomości tekstowe? Czy nagrywanie rozmów telefonicznych należy traktować tak samo, jak monitoring służbowej poczty elektronicznej? Co na ten temat mówi Kodeks pracy?

Kontrola rozmów telefonicznych pracowników

-

5 lipca 2019

Na wstępie należy podkreślić, że artykuł porusza kwestię monitorowania telefonów służbowych pracowników, a nie połączeń i nagrywania rozmów pracowników przyjmujących np. zamówienia telefoniczne. Jest to o tyle ważna kwestia, że nagrywanie rozmów dotyczących zamówień podlega innym przepisom.

Kodeks pracy po ostatniej nowelizacji w 2019 w art 222 wprowadził zapis mówiący, że jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy informacji, pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny. Przepisy wskazują, jak i gdzie można go wprowadzić.

Kolejny ustęp 223 wprowadza możliwość monitorowania służbowej poczty elektronicznej. W tym przypadku również wskazane zostało, kiedy można wykorzystać tę formę monitoringu. Kodeks opisuje zatem dwie formy monitorowania pracowników: wizyjny i dotyczący służbowej poczty elektronicznej. Ustawodawca wychodząc naprzeciw rozwojowi techniki pozostawił dla pracodawcy furtkę w postaci zapisu § 4 przywołanego artykułu, który wskazuje, że przepisy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej można zastosować do innych form monitoringu pod warunkiem, że ich cel będzie zbieżny z celem wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej.

Okazuje się więc, że pod pewnymi warunkami, kontrole rozmów telefonicznych mogą być przeprowadzane przez pracodawcę.

Kontrola rozmów telefonicznych przez pracodawcę

Tak samo, jak w przypadku monitoringu służbowej poczty elektronicznej, kontrola rozmów telefonicznych może odbywać się w określonych sytuacjach wraz z zachowaniem odpowiednich środków. Aby móc prowadzić nadzór telefonów służbowych, pracodawca musi udowodnić, że istnieją konkretne przesłanki do stosowania takich środków:

  • kontrola telefonu służbowego jest niezbędna w celu zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
  • gdy pracodawca chce sprawdzić, czy pracownik użytkuje we właściwy sposób udostępnione mu narzędzia pracy.

To oznacza, że pracodawca chcący kontrolować służbowe telefony swoich pracowników, musi powołać się na co najmniej jedną z powyższych przesłanek. Kontrola służbowego telefonu pracownika polega przede wszystkim na sprawdzaniu nawiązywanych połączeń oraz wysyłanych SMS-ów.

Dodatkowo dopuszczona jest kontrola geolokalizacji, która najczęściej dotyczy pracowników mobilnych.Pracodawca nie może zapomnieć, że nadzór telefonów służbowych musi odbywać się z poszanowaniem prywatności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jak poinformować pracownika o monitoringu telefonu służbowego?

Zakres, cele i sposób zastosowania kontroli telefonu służbowego należy ustalić w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub regulaminem, musi poinformować pracowników poprzez obwieszczenie.

Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować swoich pracowników o wprowadzeniu nadzoru telefonów służbowych nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem — w sposób ustalony przez samego pracodawcę. Z jednodniowym wyprzedzeniem pracodawca musi odpowiednio oznaczyć kontrolowany sprzęt lub poinformować o tym swoich pracowników. Po wprowadzeniu monitoringu nowo zatrudniona osoba powinna być poinformowana o stosowaniu takich środków jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Najlepiej to zrobić na piśmie i zawrzeć tam cele, zakres oraz sposób stosowania kontroli.

Czas przechowywania nagrań z telefonów służbowych

Nagrania rozmów służbowych mogą dotyczyć różnych spraw. W niektórych przypadkach mogą to być sprawy związane z umowami zawieranymi przez pracodawcę. Oznacza to, że sprawy ustalone w czasie takich rozmów mogą być podstawą reklamacji klienta, a to oznacza, że w zależności od gwarancji mogą to być okresy roku lub dwóch lat.

Dodatkowo, jeśli rozmowa mogła mieć wpływ na sprawy finansowe to odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym trwa 5 lat od końca roku, w którym miało miejsce zdarzenie gospodarcze.

Ostatnim kryterium określającym możliwy maksymalny czas przechowywania zapisów mogą być roszczenia cywilne, które obecnie wynoszą 6 lat od końca roku, w którym nabyto produkt.

Można więc uznać, że maksymalny czas przechowywania nagrań to 6 lat, a pracodawca może je przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Po tym czasie nagrania ulegają zniszczeniu, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2021
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!