Monitoring GPS a przepisy

Monitoring GPS najczęściej używany jest w firmach transportowych lub handlowych. Takie działania są regulowane przez Kodeks pracy. Od aktualizacji w 2019 roku Kodeks pracy porządkuje również temat monitorowania służbowej poczty elektronicznej i monitoringu wizyjnego. W artykule skupimy się na kwestii monitoringu GPS: czy jest legalny, czy pracownik musi się zgodzić na monitorowanie jego pojazdu, czy pracodawca musi spełniać obowiązek informacyjny?

Monitoring GPS a przepisy

Katarzyna Grum

4 lipca 2019

Monitoring GPS najczęściej używany jest w firmach transportowych lub handlowych. Takie działania są regulowane przez przepisy Kodeksu pracy. Od aktualizacji w 2019 roku Kodeks pracy porządkuje również temat monitorowania służbowej poczty elektronicznej i monitoringu wizyjnego. W artykule skupimy się na kwestii monitoringu GPS: czy jest legalny, czy pracownik musi się zgodzić na monitorowanie jego pojazdu, czy pracodawca musi spełniać obowiązek informacyjny?

Cel monitoringu

Monitoring GPS jest nieocenioną pomocą w branżach związanych z transportem lub handlem. Dzięki temu pracodawca jest w stanie ewidencjonować czas i jakość pracy pracowników. Plusem jest również zwiększone bezpieczeństwo oraz kontrola nad kosztami eksploatacją pojazdów.

Jednak Kodeks pracy przewidują instalację monitoringu GPS dopiero wtedy, gdy pracodawca ma odpowiednie uzasadnienie:

  • zapewnienie właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy, np. użytkowanie samochodu zgodnie z eco drivingiem,
  • zapewnienie organizacji i pełnego wykorzystania czasu pracy, np. poprzez kontrolę wybranych tras przez pracowników i sprawdzenie, czy są optymalne.

Zbieranie danych lokalizacyjnych zgodnie z prawem

Nie ulega wątpliwości, że dane geolokalizacyjne są danymi osobowymi, ponieważ dzięki informacjom zebranym poprzez monitoring istnieje możliwość identyfikacji konkretnej osoby, np. poprzez datę oraz trasę przejazdu.

Monitoring GPS ma za zadanie zbierać informacje jedynie podczas pracy. Nadzór pracownika poza godzinami pracy jest niedozwolony. O ile pracodawca dostosuje się do przepisów Kodeksu pracy, o tyle problem pojawia się od strony technologicznej: jak nie nadzorować czasu pracy podczas przerwy lub gdy pracownik może korzystać z samochodu służbowego poza godzinami pracy?

Na szczęście XXI wiek dostarcza odpowiednich rozwiązań i można zainstalować monitoring GPS z opcją trybu służbowego oraz prywatnego, dzięki którym można się przełączać w zależności od potrzeby.

Obowiązek informacyjny

Przepisy RODO zawierają bardzo ważną część dotyczącą obowiązku informacyjnego. Przed instalacją monitoringu w pojazdach pracowników przede wszystkim należy wcześniej ich o tym poinformować, czyli spełnić obowiązek informacyjny.

Oprócz tego cele, zakres i sposób kontroli powinien zostać opisany w regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w układzie zbiorowym pracy — w zależności od profilu firmy.

Dodatkowo:

  • informacje o wprowadzeniu tego typu kontroli należy przekazać pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed jej wprowadzeniem,
  • pracodawca jest zobowiązany do indywidualnego poinformowania (drogą tradycyjną lub elektronicznie) pracownika zaczynającego pracę o stosowaniu monitoringu,
  • pracodawca ma obowiązek przekazania informacji pracownikowi o tym, kto będzie przetwarzać dane, jakie prawa przysługują pracownikowi oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane,
  • obowiązkiem pracodawcy jest również oznaczenie pojazdów, w których zainstalowany jest monitoring — powinien to zrobić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Zgoda na monitoring

Samo poinformowanie swoich pracowników o monitoringu to za mało. Pracodawca musi uzyskać zgodę od pracownika, ale jedynie w przypadku, gdy system GPS kontroluje pracownika przez cały czas — po pracy lub podczas przerwy. Zgoda pracownika jest wymagana, ponieważ taki sposób kontroli może naruszać prywatność. Dlatego pracownik musi wyrazić zgodę na zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych. W zgodzie musi być wyraźnie zaznaczone, że pracownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych przez swojego pracodawcę, czyli administratora danych.

Jeżeli jednak kontrola GPS pojazdów dotyczy monitorowania pracownika w godzinach pracy — podczas pełnienia obowiązków służbowych, to zgoda nie jest wymagana.

Stosując monitoring należy pamiętać również o tym, że dostęp do informacji w nim zawartych powinny mieć jedynie osoby upoważnione, a same informacje odpowiednio zabezpieczone. Liczba osób z dostępem do tych informacji powinna być ograniczona do absolutnego minimum.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2021
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!