Nabór w firmie a RODO: co trzeba wiedzieć?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych to wielka rewolucja, która na dobre zmieniła zasady funkcjonowania firm oraz instytucji zaufania publicznego na terenie Unii Europejskiej. O czym warto pamiętać podczas organizacji naboru, by nie naruszyć zasad zgodności z RODO?

Nabór w firmie a RODO: co trzeba wiedzieć?
  • Michał Górecki
  • /
  • 24 sierpnia 2021

Dlaczego RODO jest tak ważne?

Jest to akt prawa, który w Polsce pojawił się w 2018 roku. Jako jeden z niewielu dokumentów, skupia się na ochronie użytkowników oraz ich prywatności. Co więcej, za złamanie zasad ochrony danych osobowych firma może zostać ukarana wysoką karą pieniężną, która może być liczona nawet w milionach złotych.

RODO skupia się na tym, by wszystkie strony wiedziały o tym, w jaki sposób ich dane są przetwarzane. Co więcej, osoby, które na przykład biorą udział w naborze, mogą w każdej chwili zażądać poprawienia informacji, jakie są o nich gromadzone, a nawet skorzystać z prawa do bycia zapomnianym.

Stawia to przed działalnościami gospodarczymi wiele wyzwań, które w polskim porządku prawnym przed 2018 rokiem były jedynie opcją, jaką można było wprowadzić, jednak nie były one w żaden sposób determinowane przez prawodawstwo. 

RODO w znaczny sposób wpływa też na obieg informacji, nie tylko poza firmą, ale i wewnątrz jej struktury. Oznacza to, że zasady przekazywania informacji o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, muszą być odpowiednio uregulowane w polityce firmy, a aplikanci muszą być o nich powiadomieni.

Jakie kwestie związane z RODO są kluczowe przy naborach?

Warto pamiętać o tym, że nie cała odpowiedzialność spoczywa na firmie. Przysłowiowy pierwszy krok musi wykonać kandydat. Jego CV i list motywacyjny muszą być opatrzone odpowiednią klauzulą, na mocy której wyrazi on zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych.

Kryptowaluty windują ceny kart graficznych i zaawansowanych komputerówKryptowaluty windują ceny kart graficznych i zaawansowanych komputerówMartyna Kowalska

Zawsze powinno się pamiętać o tym, że takie wzmianki można podzielić na dwa rodzaje. Pierwsze to te, które dają rekruterom dostęp do danych osobowych tylko na potrzeby jednego naboru, jaki się właśnie odbywa. To dość powszechna praktyka.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by upoważnić firmę do tego, by ta “pamiętała o nas” także przy kolejnych naborach. Wystarczy w tym celu dodać odpowiednią wzmiankę w CV oraz liście motywacyjnym. To prosty sposób, by stale “być w grze” i ubiegać się o pracę w wymarzonym miejscu. 

Jak firma powinna zorganizować nabór, by ten był zgodny z RODO?

Na pewno warto zainteresować się dedykowanym oprogramowaniem SaaS (software as a service) do prowadzenia takich naborów. To prosty sposób, by podzielić cały proces na etapy, a także świetne narzędzie, gdzie zbierzemy wszystkie dane o kandydatach w jednym miejscu, bez obaw, że kogoś przeoczyliśmy.

Najlepsze aplikacje mają też wbudowany system zgód z RODO, a także wspierają szyfrowanie oraz tryb anonimizowania danych, dzięki czemu wypełniają główne przesłanki, jakie narzuca rozporządzenie. Warto pamiętać też o tym, że prowadzenie naborów można zlecić firmom rekruterskim. Wtedy to na nich spoczywa wypełnienie wszystkich przesłanek wynikających z ochrony danych osobowych.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!