Wniosek o sprostowanie danych osobowych

• Rafał Stępniewski
• /
• 26 kwietnia 2018

Zgodnie z RODO każdy Administrator zobowiązany jest do tego, aby zgromadzone przez niego dane były aktualne. Również osoby, których dane dotyczą, mają prawo do zgłoszenia Administratorowi wszelkich nieprawidłowości w danych lub konieczności ich sprostowania. Jak wygląda procedura aktualizacji danych osobowych?

 

Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe gromadzone są przez Administratorów podlegają szczególnym zasadom ochrony. Oprócz konieczności zbierania ich w zgodzie z obowiązującym prawem oraz wykorzystywanie wyłącznie w konkretnym celu, Administratorzy zobowiązani są także do tego, aby dane te były prawidłowe, a jeśli zajdzie taka potrzeba – powinni podjąć rozsądne działania w celu ich sprostowania.

Jednak nie tylko Administrator powinien dbać o poprawność zgromadzonych przez siebie danych. Również podmiot danych posiada uprawnienie, dzięki któremu jego dane osobowe mogą być w każdej chwili sprostowane w przypadku jeśli okażą się nieprawidłowe, niepełne lub nieaktualne. W takim przypadku osoba, której dane dotyczą, musi samodzielnie udowodnić, że informacje na jej temat zgromadzone przez Administratora wymagają sprostowania.

Procedura aktualizacji danych osobowych

Wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie danych osobowych może  złożyć osoba, której dane dotyczą w sytuacji, kiedy Administrator przetwarza jej dane w  niepoprawnym lub niekompletnym zakresie. Prawo to wynika z artykułu 16 RODO.

Zasadność złożonego wniosku oceniana jest przez Administratora danych. Jednak to osoba, której dane dotyczą powinna udowodnić, że informacje będące w posiadaniu Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne. W niektórych przypadkach może okazać się, że spełnienie żądania sprostowania danych wymagać będzie od Administratora podjęcia dodatkowych działań – np. wtedy, kiedy osoba, której dane dotyczą nie jest w stanie samodzielnie wskazać, jakie powinny być prawidłowe informacje.

Na czas sprawdzania poprawności danych przez Administratora powinny być one przetwarzane w ograniczonym zakresie, co najczęściej skutkuje przerwą w ich wykorzystywaniu do momentu wyjaśnienia nieprawidłowości.

Administrator powinien też dokonać oceny tego, czy konieczne jest uzupełnienie danych w oparciu o cel ich przetwarzania – zgodnie z wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasadą minimalizacji danych. Nie jest bowiem wymagane uzupełnianie danych o bardziej szczegółowe informacje, jeśli nie są one konieczne do np. realizacji wysyłki w sklepie internetowym, gdzie wystarczające będą dane takie jak: imię, nazwisko, adres i ewentualnie numer telefonu. W przypadku otrzymania żądania o uzupełnienie większej ilości danych, Administrator powinien odmówić jego spełnienia w stosunku do danych nadmiernych dla celu przetwarzania.

Jeżeli wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie danych złożony przez osobę, której dane dotyczą będzie nieuzasadniony lub nadmierny, zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO  możliwe są dwa rozwiązania:

• Administrator podejmuje decyzję o wykonaniu żądania, informując wnioskodawcę o konieczności pobrania opłaty;
• Wniosek zostaje rozpatrzony negatywnie.

Za każdym razem wymagane jest jednak podanie powodu, dla którego na wnioskodawcę nałożona została opłata lub wniosek został odrzucony. Koszt nałożony na osobę, której dane dotyczą powinien być rozsądny i jedynie pokrywać koszty administracyjne wykonywanych działań.

Decyzja o nałożeniu opłaty powinna trafić do wnioskującej osoby w takiej samej formie, jak wniosek o sprostowanie lub uzupełnienie danych – pisemnie lub ustnie.

W przypadku, kiedy wniosek jest zasadny, Administrator może przystąpić do jego wykonania. O zaktualizowaniu lub uzupełnieniu danych należy jednak poinformować także pozostałych odbiorców danych osobowych, jeśli zostały im udostępnione. Krok ten może zostać pominięty w przypadku, jeśli działanie takie będzie niemożliwe lub będzie wymagało niewspółmiernego wysiłku ze strony Administratora.

Informacja o spełnieniu żądania powinna trafić do osoby, której dane dotyczą w jak najszybszym terminie – do miesiąca od momentu otrzymania wniosku o poprawienie lub uzupełnienie danych. Jeśli terminu tego nie można dotrzymać z uwagi na skomplikowany charakter żądania, może on zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, jednak do wnioskującego powinna wcześniej trafić informacja o takiej konieczności wraz z uzasadnieniem opóźnienia.

Z kolei jeśli wniosek o skorygowanie lub uzupełnienie danych osobowych został rozpatrzony negatywnie, Administrator również powinien o tym fakcie poinformować wnioskodawcę – także w terminie miesiąca od daty wpłynięcia wniosku (z możliwością wydłużenia o dwa miesiące). W informacji powinny znaleźć się powody, dla których Administrator nie mógł spełnić żądania o poprawienie lub uzupełnienie danych osobowych.

Jeśli osoba składająca wniosek nie jest usatysfakcjonowana decyzją Aadministratora, ma ona prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.