Kartki świąteczne do klientów. Czy RODO pozwala na ich wysyłanie?

Konsultanci infolinii UODO w drugim roku obowiązywania RODO wciąż otrzymują w okresie przedświątecznym wiele pytań, czy wysyłanie kartek z życzeniami do klientów jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Obawy przed wysokimi karami za łamanie przepisów wywołały prawdziwą RODO-panikę i wszyscy woleli dmuchać na zimne. Przypominamy jak to jest z kartami do klientów — RODO pozwala wysyłać, czy nie?

Kartki świąteczne do klientów. Czy RODO pozwala na ich wysyłanie?

Dorota Kraskowska

23 grudnia 2019

Przepisy RODO dotyczą nie tylko osób fizycznych, ale i działalności gospodarczych. I o ile wysyłanie kartek świątecznych w celach osobistych i domowych, do rodzin i bliskich nie budzi już w tym roku żadnych wątpliwości co do zgodności z RODO (przepisy o ochronie danych osobowych nie mają tu zastosowania), to wciąż pojawiają się pytania dotyczące możliwości wysyłania przez firmy świąteczno-noworocznych życzeń do kontrahentów i klientów.

Czy przez RODO nie można już wysyłać kartek z życzeniami do klientów?

Od razu uspokajamy — wysyłanie przez firmy kartek z życzeniami nie łamie przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli istnieją podstawy przetwarzania danych osobowych. 

Jedną z nich może być prawnie uzasadniony interes administratora, o którym mówi RODO w art. 6 ust. 1 lit. Takim prawnie uzasadnionym interesem będzie w tych okolicznościach dbanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami. Inną podstawą może być oczywiście wcześniej dobrowolnie udzielona zgoda klienta na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a). Taka zgoda może być oczywiście w każdym momencie wycofana przez klienta, a proces wycofania zgody musi być równie łatwy i szybki, jak jej wyrażenie.

I choć składanie świątecznych i noworocznych życzeń w kontekście biznesowym jest powszechnie akceptowanym zwyczajem, to jednak coraz częściej spotkać się można z sytuacjami, że firmy nie praktykują już tego zwyczaju, albo wręcz sobie tego nie życzą. Wysyłanie kartek tradycyjną pocztą powoli odchodzi do historii, a życzenia przenoszą się do sieci, najchętniej zamieszczane są na firmowych profilach w mediach społecznościowych. Ale jeśli planujemy wysyłkę tradycyjnych, papierowych kartek z życzeniami, lepiej sprawdźmy wcześniej, czy mamy zebrane zgody od naszych klientów i kontrahentów na przetwarzanie danych osobowych. 

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!