Polityka czystego biurka i ekranu - co to takiego i jak się z tego wywiązać?

Od ponad roku wszystkich nas obowiązuje RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Wiele firm, które do tej pory traktowały ten temat dość niefrasobliwie, musiało wdrożyć nowe rozwiązania mające na celu zwiększenie bezpieczeństwa poufnych informacji. Jednym z najlepszych sposobów na osiągnięcie tego celu jest zastosowanie tzw. polityki czystego biurka i ekranu. To jednak nie jedyne zalety tego systemu, który dodatkowo porządkuje codzienną pracę i pozytywnie wpływa na produktywność pracowników.

Polityka czystego biurka i ekranu - co to takiego i jak się z tego wywiązać?

Alicja Skibińska

31 października 2019

Ochrona danych osobowych powinna należeć do priorytetów każdej firmy, niezależnie od restrykcji prawnych.  W praktyce jednak ta kwestia często bywała zaniedbywana aż do czasu wprowadzenia RODO. Nowe rozporządzenie wywołało popłoch w wielu przedsiębiorstwach, które nie zawsze mają dogodne warunki do zapewniania bezpieczeństwa wszystkich tego typu informacji. Mało kto dysponuje przecież osobnym biurem tylko dla siebie – wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki w kilkuosobowych pokojach lub w wielkich pomieszczeniach typu open space, w których mieści się nawet do kilkudziesięciu biurek. Tym samym współpracownicy bez trudu mogą zaglądać sobie nawzajem w ekrany, co bywa wręcz pożądane jako element przeciwdziałania korzystaniu z urządzeń w celach pozapracowniczych, np. używaniu portali społecznościowych w czasie przeznaczonym na wykonywanie obowiązków służbowych. Innym problemem może być obecność klientów lub personelu sprzątającego, który często pojawia się w biurze już po godzinach pracy, by nie zakłócać funkcjonowania firmy.

Polityka czystego biurka i ekranu – na czym polega?

Wiele organizacji stosuje reguły związane z porządkiem w miejscu pracy i zabezpieczaniem danych w tej czy innej formie, jednak o polityce czystego biurka i ekranu z prawdziwego zdarzenia możemy mówić jedynie wówczas, gdy przedsiębiorstwo posiada firmowy dokument regulujący te zasady, stanowiący część jego systemu ochrony danych osobowych.

Na czym właściwie polega polityka czystego biurka i ekranu? W dużym skrócie jest to lista dobrych nawyków zwiększających bezpieczeństwo danych wykorzystywanych w miejscu zatrudnienia. Najważniejszą i najbardziej podstawową zasadą jest obowiązek schowania wszystkich wykorzystywanych dokumentów przed wyjściem z biura – nawet, jeśli będą potrzebne pracownikowi również kolejnego dnia. Powinny one zostać umieszczone w szafce zamykanej na klucz, który osoba zatrudniona zabierze ze sobą do domu, zda na recepcji lub przekaże innemu pracownikowi. Najlepiej w ogóle nie zostawiać na biurku żadnych papierów lub innych nośników danych (takich jak pendrive'y) oraz kluczy do szafek, kiedy się od niego oddalamy.

Dokumenty, które nie są już potrzebne, należy jak najszybciej zniszczyć (w sposób, który uniemożliwi odczytanie zawartych w nich informacji, np. za pomocą niszczarki). Przenosząc papiery pomiędzy poszczególnymi pomieszczeniami lub budynkami, należy je zabezpieczyć np. poprzez włożenie do koperty lub teczki. Podczas używania faksów, kopiarek lub drukarek, trzeba odbierać wydruki niezwłocznie po wykonaniu zadania przez urządzenie. Warto również pamiętać o wycieraniu tablicy po spotkaniach, na których omawiane są kwestie istotne dla firmy, a także unikać zostawiania kartki z hasłem do komputera na stanowisku pracy.

Polityka czystego biurka pośrednio związana jest także z ergonomią, czyli działaniami mającymi na celu uzyskiwanie jak największej efektywności przy zachowaniu zdrowia fizycznego i psychicznego. Dbanie o porządek w miejscu pracy można rozszerzyć o zminimalizowanie przedmiotów znajdujących się na biurku oraz usunięcie dystraktorów (mogą do nich należeć np. przekąski lub zegarek, na którym co chwilę sprawdzamy upływający czas). W niektórych firmach polityka czystego biurka obejmuje również zakaz przetrzymywania jedzenia i picia na biurku (co ma na celu uniknięcie zalania, zabrudzenia lub zniszczenia dokumentów) – w takim przypadku pracownicy muszą mieć dostęp do innego pomieszczenia przeznaczonego do spożywania posiłków.

Jeśli zdarza nam się pracować w miejscu publicznym, należy ustawiać monitor w taki sposób, by nikt nieupoważniony nie mógł odczytać wyświetlanych na nim informacji. Również w biurze warto chronić ekran w przed niepożądanym wzrokiem. Po kilkuminutowej bezczynności urządzenie musi przechodzić w stan uśpienia lub uruchamiać wygaszacz ekranu, zaś powrót do korzystania z niego powinien być możliwy jedynie po podaniu hasła dostępu. Po zakończeniu wykonywania obowiązków zawodowych w danym dniu pracownik ma zaś obowiązek wylogowania się z systemu.

Zalety polityki czystego biurka i ekranu

Choć wiele organizacji wdrożyło omawianą politykę ze względu na wprowadzenie RODO, w rzeczywistości korzyści z jej stosowania wykraczają poza zwiększenie bezpieczeństwa poufnych informacji. Firma z powodzeniem wykorzystująca te zasady buduje wizerunek przedsiębiorstwa zorganizowanego, dbającego o porządek oraz dobrze zarządzanego. Taki obraz w oczywisty sposób wpływa na zaufanie, jakim obdarzają ją klienci. Podobna zasada dotyczy pracowników: osoba unikająca bałaganu na biurku i aktywnie chroniąca wykorzystywane przez siebie dane, uchodzi za bardziej skrupulatną i odpowiedzialną w oczach swojego pracodawcy. Oprócz tego poprawia się jej produktywność, zmniejsza obciążenie psychiczne i stres wywołany wrażeniem przeładowania obowiązkami, a także zwiększa skupienie na aktualnie wykonywanych zadaniach. Na koniec warto wspomnieć, że ta skuteczna metoda jest stosunkowo łatwa do wdrożenia, uniwersalna i tania, dzięki czemu może z niej skorzystać każda firma, niezależnie od wielkości, kompetencji personelu i posiadanego kapitału.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2021
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!