Dane osobowe beneficjentów ZFŚS

Wejście w życie regulacji RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych wymusiło wiele zmian w zakresie organizacji pracy oraz przetwarzania danych osobowych w firmach i innych instytucjach. Dotyczą one między innymi Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych, które bywają przyznawane nie tylko na podstawie informacji dotyczących samych pracowników, ale również ich bliskich. Jakich danych może żądać pracodawca i jak powinien je przetwarzać, by nie naruszyć naszego prawa do ochrony prywatności?

Dane osobowe beneficjentów ZFŚS

Alicja Skibińska

21 listopada 2019

 Czym jest ZFŚS i kto może z niego korzystać?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (w skrócie ZFŚS) to nakłady wykorzystywane przez pracodawcę na wsparcie socjalne wszystkich pracowników lub tylko tych znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej lub finansowej. Najczęściej są one przeznaczane na takie potrzeby jak dofinansowanie wypoczynku (pracownika lub jego dzieci), paczki żywnościowe z okazji świąt bądź zapomogi dla pracowników posiadających rodziny wielodzietne, samotnie wychowujących potomstwo, opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi, przewlekle chorych lub dotkniętych trudnymi zdarzeniami losowymi.

Utworzenie ZFŚS jest obowiązkowe dla wszystkich pracodawców, którzy prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych, a także przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). Dla pozostałych gromadzenie takich środków jest dobrowolne.

Udzielanie tego rodzaju pomocy socjalnej uzależnione jest od sytuacji materialnej, zdrowotnej i życiowej pracowników, co oznacza, że pracodawca nie może wypłacać środków wszystkim zatrudnionym po równo lub uzależniać ich wysokości od takich kwestii jak wymiar etatu, rodzaj umowy, staż pracy lub ocena jej jakości. Szczegółowe zasady przyznawania wsparcia powinien określać wewnętrzny regulamin. Ustawa wskazuje zaś krąg podmiotów uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Należą do nich pracownicy firmy (również ci znajdujący się w okresie wypowiedzenia), członkowie ich rodzin, byli pracownicy przebywający na emeryturze lub rencie i ich rodziny, członkowie rodzin zmarłych pracowników (dotychczas pozostający na ich utrzymaniu), a także inne osoby ujęte w wewnętrznym regulaminie.

Czy pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe rodziny pracowników?

Przyznawanie środków z ZFŚS odbywa się na podstawie oceny sytuacji życiowej osoby pragnącej pobierać świadczenia. Ta zaś nie zależy wyłącznie od dochodów pracownika osiąganych w danej firmie, ale również od jej dodatkowych zarobków oraz sytuacji pozostałych członków rodziny mieszkających w tym samym gospodarstwie domowym. Podczas dysponowania funduszem pracodawca przetwarza więc dane dotyczące nie tylko samego zatrudnionego, ale również jego bliskich. Czasami uzyskanie takich informacji ma postać oświadczenia, jednak przedsiębiorca ma prawo zażądać udokumentowania i potwierdzenia przekazanych wiadomości (np. poprzez przedłożenie PIT-u małżonka lub dokumentacji medycznej członka rodziny).

 Jak chronić dane osobowe zebrane na potrzeby ZFŚS?

Choć pracodawca przyznający środki z ZFŚS ma prawo do zapoznania się z informacjami dotyczącymi stanu zdrowia oraz zarobków bliskich pracownika, a nawet zażądać udowodnienia przedstawionych faktów, nie może sporządzać oraz przechowywać kopii przedłożonych w ten sposób dokumentów. Są one dla niego dostępne wyłącznie do wglądu.

Przetwarzaniem danych osobowych samego zatrudnionego mogą się zajmować wyłącznie osoby dysponujące pisemnym upoważnieniem wydanym przez pracodawcę. Oczywiście obowiązuje je obowiązek zachowania poznanych informacji w tajemnicy.

Dane mogą być przetwarzane i przechowywane wyłącznie w okresie niezbędnym do przyznania świadczenia, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przedsiębiorca jest zobowiązany do przeglądu zebranych dokumentów co najmniej raz do roku i usuwania tych, które są mu już zbędne.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2020
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!