Prywatne dane kontaktowe pracownika. Czy pracodawca może z nich korzystać?

• Dorota Kraskowska
• /
• 24 września 2020

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących kategorii danych osobowych:

• imię i nazwisko,

• data urodzenia,

• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,

• wykształcenie,

• kwalifikacje zawodowe,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo żądać podania danych typu wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeśli te informacje są niezbędne do wykonywania określonego stanowiska lub określonego rodzaju pracy.

Zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, dodatkowo pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania innych danych osobowych takich jak:

• adres zamieszkania,

• numer PESEL, a jeśli pracownik nie ma nadanego numeru PESEL — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość,

• imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci i innych członków rodziny, jeśli pracownik będzie korzystał ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. urlopy macierzyńskie, rodzicielskie, wychowawcze, zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni dla pracownika wychowującego dziecko w wieku do 14 lat, przerwa na karmienie dla pracownic karmiących dziecko piersią),

• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudniania — jeśli w procesie rekrutacji nie było potrzeby żądania tych informacji od kandydata,

• numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce do rąk własnych.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika, ale pracodawca ma prawo zażądać ich udokumentowania.

Aby pracodawca mógł wykorzystywać do kontaktów zawodowych dane osobowe pracownika pozyskane podczas procesu rekrutacji, np. prywatny numer telefony czy prywatny adres mejlowy, musi mieć na to jego pisemną zgodę. Pracodawca powinien w takiej sytuacji jasno określić cele przetwarzania takich danych (zgodnie z zasadą przejrzystości określoną w art. 5 RODO). Kontaktowanie się pracodawcy z pracownikiem po godzinach pracy powinno ograniczyć się jedynie do szczególnych okoliczności. 

Pracodawca podczas rekrutacji musi spełnić obowiązek informacyjny, w którym deklaruje, że pozyskane podczas tego procesu dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie na potrzeby przeprowadzanego naboru na dane stanowisko. Kontaktowanie się z pracownikiem w celach służbowych jest już nowym celem przetwarzania, na który jest potrzebna odrębna zgoda.  

Zgodnie z art. 7 RODO — zgoda musi być wyrażona dobrowolnie, a a zapytanie o zgodę ma być sformułowane w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, a jej wycofanie musi być równie łatwe, jak jej wyrażenie. W takiej sytuacji pracodawca musi zaprzestać dalszego przetwarzania danych osobowych pracownika.

Brak zgody na przetwarzanie danych kandydata lub pracownika (lub jej wycofanie) nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, np. odmowa zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę czy jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 221a Kodeksu pracy). 

Kiedy pracodawca może przekazać telefon i adres mejlowy pracownika bez jego zgody?

Pracodawca ma prawo żądania innych danych osobowych niż określone w paragrafach 1 i 3 Kodeksu pracy, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Pracodawca będzie miał taki obowiązek w przypadku zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Wtedy będzie miał prawo przekazać tej instytucji finansowej — bez dodatkowej zgody pracownika — jego dane osobowe, np. prywatny telefon czy prywatny adres poczty elektronicznej, o ile pracownik wcześniej udostępnił takie dane pracodawcy. 

EROD aktualizuje wytyczne dotyczące zgody Rafał Stępniewski

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.