Przetwarzanie danych pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności

• Dorota Kraskowska
• /
• 6 października 2020

Każda osoba z orzeczeniem o niepełnosprawności może ubiegać się o pracę. Taka osoba ma prawo do dodatkowych uprawnień i przywilejów określonych w ustawie z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. 

Zgodnie z art. 2 b ustęp 2 ustawy, zgłoszenie przyszłemu pracodawcy informacji o swojej niepełnosprawności nie jest obowiązkowe — jest wyborem osoby niepełnosprawnej. Pracownik, który nie przekaże pracodawcy takich informacji nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji — jedynym skutkiem będzie brak przysługujących mu uprawnień. 

Pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności może pracować maksymalnie 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Pracodawca musi zapewnić mu odpowiednio przygotowane stanowisko pracy, dodatkową przerwę w pracy na gimnastykę lub odpoczynek oraz dodatkowy urlop. Aby pracownik mógł skorzystać z uprawnień określonych w ustawie, musi przedstawić pracodawcy orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. W przypadku niezgłoszenia tego faktu będzie traktowany jak każdy inny pracownik.

Na pracodawcy zatrudniającego osobę niepełnosprawną spoczywają dodatkowe obowiązki — np. wypełniania odpowiednich dokumentów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz częstsze kierowanie pracowników na badania profilaktyczne.

Dane osobowe zawarte w orzeczeniu o niepełnosprawności

W oparciu o paragraf 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w orzeczeniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności znajdują się następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,

• adres zamieszkania,

• numer PESEL,

• informacja o stopniu niepełnosprawności lub symbol, który go określa (zgodnie z art. 9 RODO zaliczana do szczególnych kategorii danych osobowych).

Zgodnie art. 221b  § 1 Kodeksu pracy “zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika”. 

Jeśli osoba ubiegająca się o pracę z własnej inicjatywy udostępnia pracodawcy orzeczenie potwierdzającego niepełnosprawność, pracodawca nie musi mieć dodatkowej zgody na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych. Pracodawca ma prawo przetwarzać te dane w prowadzonych procesie rekrutacyjnym oraz w związku z zawarciem umowy o pracę, tak jak pozostałe dane osobowe kandydata zawarte w CV lub dane osobowe pracownika zawarte w umowie o pracę. 

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących kategorii danych osobowych: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku zatrudnienia pracownika, pracodawca ma prawo żądać dodatkowych informacji takich jak: adres zamieszkania, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci i innych członków rodziny, jeśli pracownik będzie korzystał ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudniania oraz numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia. Zgodnie z § 4 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Do takich danych będą zaliczać się o dokumenty potwierdzające niepełnosprawność pracownika. Pracodawca ma prawo przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności w celach realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, czyli w związku z przyznaniem takiemu pracownikowi specjalnych świadczeń, ulg i uprawnień odpowiednich dla jego stopnia niepełnosprawności.

Podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w orzeczeniu o niepełnosprawności  kandydata i pracownika są następujące przepisy RODO:

• art. 6 ust. 1 lit. c — przetwarzanie danych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,

• art. 9 ust. 2 lit. b — przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest możliwe, jeżeli “przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą”.

Do przetwarzania danych osobowych pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności mogą być dopuszczone tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania tego typu danych, wydane przez administratora danych w zakładzie pracy. Osoby te mają obowiązek zachowania tych informacji w tajemnicy.

CZYTAJ TEŻ Zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych. Czy zawsze jest konieczna?

Gdzie pracodawca ma przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych pracownika obejmuje wszystkie oświadczenia i dokumenty pozyskane na podstawie Kodeksu pracy i innych przepisów prawa. I choć orzeczenia o niepełnosprawności nie są wprost wymieniane wśród dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych pracownika, to tam właśnie powinny być one przechowywane, ponieważ stanowią podstawę do realizacji różnego rodzaju świadczeń i uprawnień. Czas przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności pracownika nie może być dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych. Należy pamiętać, że przegląd przydatności danych do przetwarzania powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co pięć lat. 

Prywatne dane kontaktowe pracownika. Czy pracodawca może z nich korzystać? Dorota Kraskowska

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.