Przetwarzanie danych pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności

Jakie specjalne uprawnienia przysługują niepełnosprawnemu pracownikowi? Jakie dane osobowe zawiera orzeczenie o niepełnosprawności? Na jakiej podstawie i jak długo pracodawca może przetwarzać tego typu dane?

Przetwarzanie danych pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności

Dorota Kraskowska

6 października 2020

Każda osoba z orzeczeniem o niepełnosprawności może ubiegać się o pracę. Taka osoba ma prawo do dodatkowych uprawnień i przywilejów określonych w ustawie z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. 

Zgodnie z art. 2 b ust. 2 ustawy, zgłoszenie przyszłemu pracodawcy informacji o swojej niepełnosprawności nie jest obowiązkowe — jest wyborem osoby niepełnosprawnej. Pracownik, który nie przekaże pracodawcy takich informacji nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji — jedynym skutkiem będzie brak przysługujących mu uprawnień. 

Pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności może pracować maksymalnie 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Pracodawca musi zapewnić mu odpowiednio przygotowane stanowisko pracy, dodatkową przerwę w pracy na gimnastykę lub odpoczynek oraz dodatkowy urlop. Aby pracownik mógł skorzystać z uprawnień określonych w ustawie, musi przedstawić pracodawcy orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. W przypadku niezgłoszenia tego faktu będzie traktowany jak każdy inny pracownik.

Na pracodawcy zatrudniającego osobę niepełnosprawną spoczywają dodatkowe obowiązki — np. wypełniania odpowiednich dokumentów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz częstsze kierowanie pracowników na badania profilaktyczne.

Dane osobowe zawarte w orzeczeniu o niepełnosprawności

W oparciu o paragraf 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w orzeczeniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności znajdują się następujące dane osobowe:

  • imię i nazwisko,

  • adres zamieszkania,

  • PESEL,

  • informacja o stopniu niepełnosprawności lub symbol, który go określa (zgodnie z art. 9 RODO zaliczane do szczególnych kategorii danych osobowych).

Zgodnie art. 221b par. 1 Kodeksu pracy “zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika”. 

Jeśli osoba ubiegająca się o pracę z własnej inicjatywy udostępnia pracodawcy orzeczenie potwierdzającego niepełnosprawność, pracodawca nie musi mieć dodatkowej zgody na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych. Pracodawca ma prawo przetwarzać te dane w prowadzonych procesie rekrutacyjnym oraz w związku z zawarciem umowy o pracę, tak jak pozostałe dane osobowe kandydata zawarte w CV lub dane osobowe pracownika zawarte w umowie o pracę. 

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących kategorii danych osobowych: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku zatrudnienia pracownika, pracodawca ma prawo żądać dodatkowych informacji takich jak: adres zamieszkania, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci i innych członków rodziny, jeśli pracownik będzie korzystał ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudniania oraz numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia. Zgodnie z § 4 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Do takich danych będą zaliczać się o dokumenty potwierdzające niepełnosprawność pracownika. Pracodawca ma prawo przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności w celach realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, czyli w związku z przyznaniem takiemu pracownikowi specjalnych świadczeń, ulg i uprawnień odpowiednich dla jego stopnia niepełnosprawności.

Podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w orzeczeniu o niepełnosprawności  kandydata i pracownika są następujące przepisy RODO:

  • art. 6 ust. 1 lit. c — przetwarzanie danych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,

  • art. 9 ust. 2 lit. b — przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest możliwe, jeżeli “przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą”.

Do przetwarzania danych osobowych pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności mogą być dopuszczone tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania tego typu danych, wydane przez administratora danych w zakładzie pracy. Osoby te mają obowiązek zachowania tych informacji w tajemnicy.

CZYTAJ TEŻ Zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych. Czy zawsze jest konieczna?

Gdzie pracodawca ma przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych pracownika obejmuje wszystkie oświadczenia i dokumenty pozyskane na podstawie Kodeksu pracy i innych przepisów prawa. I choć orzeczenia o niepełnosprawności nie są wprost wymieniane wśród dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych pracownika, to tam właśnie powinny być one przechowywane, ponieważ stanowią podstawę do realizacji różnego rodzaju świadczeń i uprawnień. Czas przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności pracownika nie może być dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych. Należy pamiętać, że przegląd przydatności danych do przetwarzania powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co 5 lat. 

Prywatne dane kontaktowe pracownika. Czy pracodawca może z nich korzystać?Prywatne dane kontaktowe pracownika. Czy pracodawca może z nich korzystać? Dorota Kraskowska

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2021
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!