Co to jest polityka czystego biurka?

• Rafał Stępniewski
• /
• 11 lutego 2021

Istnieje wiele metod na usprawnienie pracy w firmie. Dużą popularnością wśród nich zdobyła sobie tak zwana polityka czystego biurka. Na czym się opiera i kiedy warto ją wdrożyć?

Polityka czystego biurka — o wiele więcej niż porządek w miejscu pracy

Do czystego stanowiska w miejscu pracy można podejść co najmniej na kilka różnych sposobów. Przede wszystkim na gruncie estetycznym. Czyste biurko wygląda elegancko, schludnie i buduje dobrą opinię zarówno o firmie, jak i o pracowniku.

Mimo tego, że słowa „polityka czystego biurka” dość jednoznacznie odwołują się do porządku, to nie on gra tutaj pierwsze skrzypce. Warto zastanowić się nad tym, jakie rzeczy przeważnie leżą na biurku w miejscu pracy. Można tam znaleźć długopisy, kubek z napojem czy choćby telefon firmowy.

Najwięcej jednak jest tam dokumentacji. Bez względu na to, czy są to zwykłe faktury, czy mapy projektowe, trzeba spojrzeć na te rzeczy w zupełnie inny sposób. Nawet jeśli wyglądają one nieestetycznie, to najważniejsze jest to, jakie dane można tam znaleźć.

Załóżmy, że w pomieszczeniu, naprzeciwko siebie pracuje dwóch pracowników. Jeden z nich w dziale PR, a drugi jest handlowcem. Tego drugiego odwiedza jeden z klientów. Jeśli zobaczy na biurkach porozrzucane cenniki, to może poznać wiele ważnych danych, do których nie powinien mieć wglądu.

Od nazw innych klientów po ceny. Jeśli okaże się, że inny podmiot ma inne, wyższe rabaty, niż on, to może to skutkować nawet wycofaniem się takiego klienta z dalszej współpracy biznesowej. Właśnie dlatego tak dużą rolę odgrywa porządek w miejscu pracy.

Polityka czystego biurka — jak wdrożyć schemat pracy w tym standardzie?

Przede wszystkim trzeba wydzielić strefę na dokumenty, z którymi akurat pracujemy. Może to być teczka lub na przykład szuflada w półce, którą możemy trzymać uchyloną, nie obawiając się o to, że osoba niepowołana uzyska do niej dostęp.

Ważne jest też wyrobienie sobie nawyku i odpowiednie zabezpieczanie dokumentów firmowych za każdym razem, gdy będziemy tracić je z pola widzenia. Chcąc w pełni wypełnić zasady ochrony tajemnic przedsiębiorstwa, wypadałoby wręcz chować je do zamykanej szuflady za każdym razem, gdy idziemy do ksera, jeśli to jest oddalone od naszego miejsca pracy.

Pamiętajmy też o tym, że czyste biurko dotyczy przestrzeni cyfrowej, a więc ekranu naszego komputera. Co z tego, że skrupulatnie pochowamy wszystkie dokumenty do szuflady, skoro dowolny pracownik będzie mógł odnaleźć je na naszym komputerze i zgrać na pendrive’a lub wysłać sobie e-mailem.

Wygaszacz ekranu po kilku minutach braku aktywności powinien włączać się automatycznie, a odblokowanie komputera powinno wymagać podania hasła. Jest to prosty, a zarazem niezwykle skuteczny sposób na ograniczenie dostępu do naszych danych.

Warto pamiętać o zasadzie cyklicznej zmiany haseł w firmie. Warto zmieniać je nawet co miesiąc. Coraz większa ilość aplikacji wręcz wymusza takie działania po stronie użytkowników lub administratora. Bez wątpienia jest to bardzo dobra praktyka, która pomaga chronić firmowe dane wrażliwe. 

 

 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.