Jak chronić dane dzieci przed nieuprawnionym przetwarzaniem przez szkołę?

• Rafał Stępniewski
• /
• 5 listopada 2018

Wiele działań podejmowanych przez szkoły wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych dzieci i rodziców. W jakich sytuacjach możesz nie zgodzić się na przetwarzanie danych osobowych twojego dziecka? W jakich przypadkach szkoły mogą zgodnie z prawem przetwarzać dane uczniów bez wymaganej zgody rodziców? Sprawdź, w jakich sytuacjach twój sprzeciw wobec przetwarzania może okazać się nieskuteczny.

Każdego roku, szczególnie na początku września, nasze dzieci przynoszą ze szkoły różnego rodzaju formularze zgód na przetwarzanie danych. Czy rodzice muszą je podpisywać?

Podstawą przetwarzania danych osobowych przez szkołę najczęściej jest przepis prawa – szkoła realizuje przecież zadania określone ustawowo. Wobec tych czynności przetwarzania danych twojego dziecka nie możesz zaprotestować, ponieważ wykonując je szkoła realizuje swoje cele.

Rodzice otrzymujący wiele różnych formularzy ze zgodami na przetwarzanie danych osobowych swoich dzieci mogą zastanawiać się, czy zbieranie tych wszystkich danych jest absolutnie konieczne. Często szkoły próbują zabezpieczyć się „na zapas” na wypadek kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Może wtedy dojść do wymuszenia zgody, czyli zbierania jej dla potrzeb, dla których istnieje inna podstawa przetwarzania.

W jakich sytuacjach szkoła może przetwarzać dane dziecka bez zgody rodzica?

Oto przykłady sytuacji, w których szkoła może przetwarzać dane na podstawie przepisów prawa, a więc niewymagających zgody rodzica:

• Monitoring wizyjny w szkole w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia – w tym zakresie szkoła powinna spełnić obowiązek informacyjny odpowiednio oznaczając obszar objęty monitoringiem. Zamieszczanie kamer w pomieszczeniach takich jak: sale lekcyjne, gabinet psychologa, pielęgniarki szkolnej, szatnie czy przebieralnie ograniczone jest do wystąpienia uzasadnione zagrożenia. Stosowanie monitoringu w takich miejscach nie może naruszać godności nagrywanych osób.
• Zostawianie podręczników szkolnych podpisanych imieniem i nazwiskiem oraz oznaczeniem klasy – to bardzo powszechna praktyka. Szkoła powinna jednak przewidzieć odpowiednie zabezpieczenie dla podręczników zawierających dane osobowe uczniów, np. indywidualne szafki dla uczniów lub szafa w sali lekcyjnej zamykana na klucz przez nauczyciela.
• Publikacja zdjęcia dziecka lub jego pracy w celu wyróżnienia przez szkołę – to bardzo popularna praktyka stanowiąca element działań motywacyjnych szkoły. Jeżeli jednak rodzic twierdzi, że takie działanie godzi w imię dziecka, może złożyć sprzeciw wobec takiego przetwarzania danych dziecka.
• Publiczne wyczytywanie imion i nazwisk uczniów wyróżnionych za wybitne osiągnięcia edukacyjne podczas szkolnych uroczystości. Takie działanie szkoły jest dozwolone i nie wymaga zgody rodzica.

Czy szkoła w celach promocji może wykorzystywać zdjęcia dzieci?

Są przypadki, w których uprawnienie do przetwarzania danych osobowych przez szkołę nie wynika wprost z przepisów prawa. Wówczas szkoła powinna uzyskać zgodę rodziców na przetwarzanie danych dziecka. Rozpowszechnianie wizerunku dziecka, np. poprzez publikację jego zdjęcia na stronie internetowej będzie wymagało zgody rodzica. Najczęściej taka zgoda jest udzielana na początku roku szkolnego.

Przepisy Prawa autorskiego wprowadzają od tej zasady wyjątek, zgodnie z którym zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak: zgromadzenie, krajobraz, impreza publiczna. Szkoła może skorzystać z tego uprawnienia i publikować na przykład fotografię obejmującą ogół uczniów podczas rozpoczęcia roku szkolnego. Może zdarzyć się tak, że rozpoznasz na takiej fotografii swoje dziecko. Jeżeli jednak zdjęcie wykonano na imprezie publicznej, np. akademii szkolnej, dyrekcja placówki może skorzystać ze wspomnianego wyjątku wynikającego z przepisów Prawa autorskiego i opublikować takie zdjęcie.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

E-mail od nauczyciela na temat uczniów – czy to bezpieczne?

Wykorzystywanie poczty elektronicznej rodziców do kontaktów w sprawie dziecka jest możliwe wyłącznie za uprzednią zgodą rodziców. Nie ma bowiem podstawy w przepisach, która uprawniałaby do takiej komunikacji. Z uwagi na bezpieczeństwo wiadomości, które mogą zawierać dane osobowe uczniów oraz inne istotne informacje, nauczyciel powinien do takiego kontaktu używać wyłącznie służbowego adresu e-mail. W tym zakresie zalecana jest komunikacja poprzez dedykowany system, e-dziennik, z odpowiednim poziomem zabezpieczenia, do którego nauczyciele i rodzice muszą się zalogować.

Czy szkoła może publikować listę przyjętych dzieci na stronie internetowej?

Zgodnie z przepisami Prawa oświatowego szkoła powinna podać do publicznej wiadomości w swojej siedzibie listę dzieci przyjętych i nieprzyjętych. Dodatkowo taka publikacja listy musi być ograniczona w czasie, to znaczy nie powinna być wywieszona dłużej niż przez czas przewidywany na zapoznanie się z jej treścią przez wszystkich zainteresowanych. Zgodnie z prawem szkoła może wywiesić papierową listę z wynikami rekrutacji. Zamieszczenie listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych do szkoły w internecie będzie stanowiło naruszenie ochrony danych, ponieważ nie ma podstawy uprawniającej do takiego działania. Jeśli doszło do takiej sytuacji, rodzic może żądać niezwłocznego usunięcia danych ze strony internetowej przez administratora, a także wnieść w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wypadek dziecka w szkole a informacje przekazywane przez telefon

Wokół RODO narosło wiele mitów. Nie jest prawdą, że pod żadnym pozorem, bez wyjątków, nie można udzielać informacji o stanie zdrowia, ponieważ są to dane wrażliwe. Wypadek należy właśnie do takich sytuacji wyjątkowych. Podstawową kwestią w przypadku rozmowy telefonicznej na temat wypadku jest niedopuszczenie do udzielenia informacji osobie nieuprawnionej i zweryfikowanie przez nauczyciela, czy na pewno rozmawia z rodzicem. Nauczyciel powinien podać wszystkie istotne informacje o zdarzeniu – co się stało, kiedy, gdzie, co dzieje się z dzieckiem. Przekazanie przez nauczyciela wiadomości o tym, że dziecko znajduje się w szpitalu znajdzie podstawę w przepisach RODO. W takiej sytuacji przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a osoba ta jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody (art. 9 ust. 2 lit. c RODO).

Do kogo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych dziecka?

Jeżeli masz wątpliwości, czy dane twojego dziecka są przetwarzane zgodnie z prawem lub chcesz odwołać wyrażoną zgodę, np. na rozpowszechnianie wizerunku dziecka, powinieneś przede wszystkim wiedzieć o dwóch sprawach:

• Administratorem danych twojego dziecka jest szkoła, którą reprezentuje dyrektor. Możesz zgłosić się bezpośrednio do dyrektora szkoły w sprawie naruszeń ochrony danych osobowych lub kiedy chcesz złożyć sprzeciw wobec dalszego przetwarzania danych dziecka. Ta informacja może się przydać w szczególności, kiedy nie możesz porozumieć się z nauczycielem, który nie chce spełnić twojej prośby np. o usunięcie fotografii dziecka ze strony internetowej szkoły.
• W szkole publicznej powinien być powołany inspektor ochrony danych osobowych. Inspektor ochrony danych jest pracownikiem dedykowanym do udzielania wszelkich informacji o przetwarzaniu twoich danych oraz danych twojego dziecka. Szkoły prywatne nie mają obowiązku powoływania inspektora, mogą to zrobić dobrowolnie. Powołanie inspektora zależy od decyzji dyrektora placówki. O tym, czy szkoła prywatna ma inspektora dowiesz się z klauzuli informacyjnej przedstawianej w momencie zbierania danych lub od dyrektora szkoły.

Jak dowiedzieć się, w jakich celach będą przetwarzane dane mojego dziecka?

Szkoła już na etapie rekrutacji powinna spełnić obowiązek informacyjny, na przykład dołączając klauzulę informacyjną do formularza wniosku o przyjęcie do szkoły. W przypadku wniosku internetowego wszelkie informacje, których podania wymagają przepisy RODO, powinny zostać przedstawione w formie elektronicznej. W takiej znajdują się m.in. informacje o podstawie prawnej i celu przetwarzania danych, komu dane będą przekazywane i przez jak długi okres przechowywane. Wszelkie informacje powinny być – zgodnie ze standardami RODO – podane w jasny i zrozumiały sposób. Jeżeli rodzic ma jakiekolwiek wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych swojego dziecka, może je wyjaśnić z inspektorem ochrony danych lub dyrektorem szkoły.

Jeżeli rodzic ma jakiekolwiek wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych swojego dziecka, może je wyjaśnić z inspektorem ochrony danych lub dyrektorem szkoły.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.