Jak chronić dane firmowe podczas wideokonferencji

• Mikołaj Frączak
• /
• 21 maja 2021

Ochrona prywatności a wideokonferencja

Pamiętajmy o tym, by poświęcić odpowiednio dużo czasu na wybór najlepszego narzędzia do wideokonferencji. Powinno ono wspierać szyfrowanie, a także zapewniać wiele możliwości personalizacji kanału. Na co szczególnie uważać?

Przede wszystkim powinniśmy odrzucić te aplikacje, których pokoje do rozmów mają status publicznych. Gdyby nagle, podczas spotkania z ważnym klientem, do pokoju zaczęły dołączać osoby spoza organizacji, to byłoby to zdecydowanie niepoważne i mogłoby zaważyć na tym, czy klient podpisze z nami umowę o współpracy, czy nie.

Wybierzmy takie narzędzie, które pozwala na zapraszanie do pokoju tylko wybranych, ustanowionych po adresie e-mail, adresie. Dlaczego to tak ważne? Załóżmy, że spotkanie w firmie dotyczy zwolnień pracowników z działu produkcji.

Gdyby link przykładowo trafił do osoby z tego działu, która nie miała uczestniczyć w rozmowie, to zdoła ona podsłuchać konwersację (czasem nawet bez ujawniania swojej tożsamości), a następnie przekaże wszystkie dane pracownikom. Nawet gdyby szef chciał utrzymać je w tajemnicy.

Jak chronić dane firmowe podczas wideokonferencji?

Warto docenić takie aplikacje, które nie pozwalają na nagrywanie rozmowy w tle. Zarówno pod kątem obrazu, jak i dźwięku. Oczywiście, zawsze zachodzi ryzyko tego, że ktoś nagra nas bez naszej zgody na przykład z telefonu komórkowego czy umiejętnie schowanej kamerki, jednak dobrze jest minimalizować takie zagrożenia.

Należy pamiętać o tym, że takie utrwalanie obrazu z czyimś wizerunkiem, to — jeśli tę osobę można rozpoznać — zagadnienie, które bardzo mocno wchodzi w rozporządzenie RODO i związane z nim obostrzenia. Gdyby takie wideo wyciekło później poza firmę, do internetu, to osoba poszkodowana mogłaby domagać się sporego odszkodowania za poniesione straty.

Czy istnieje jakiś przepis, który zakazywałby uczestnictwa w wideokonferencjach osób, które przedstawiają się pod swoim imieniem i nazwiskiem? Przecież to dane osobowe. Trudno o jednoznaczne wskazanie takiego zapisu w prawie, w praktyce zdecydowana większość wideokonferencji i tak odbywa się wśród osób, które używają swoich danych osobowych.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Na co jeszcze zwracać uwagę podczas wideokonferencji?

Należy zwrócić uwagę na to, by podczas spotkania nie ustawiać kamery w taki sposób, by obraz, jaki będzie docierał do odbiorców, nie ujawniał żadnych danych wrażliwych firmy, a więc na przykład procesów technologicznych, ich opisów czy informacji, którymi po prostu nie chcemy się dzielić z osobami, które będą brały udział w spotkaniu.

Zawsze warto postawić też na dobry mikrofon kierunkowy, który będzie zbierał dźwięk tylko z określonego obszaru. Znacznie zmniejsza to szanse na to, że nasi rozmówcy usłyszą na przykład rozmowy w tle, jakie toczą między sobą nasi współpracownicy.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.