Jak zabezpieczyć stanowisko pracy przed ujawnieniem tajemnicy?

Bezpieczeństwo danych w firmie zaczyna się na pracownikach. Mimo tego, że nie wszystkim się to spodoba, to właśnie oni często są przysłowiowym najsłabszym ogniwem. Winne mogą być stare nawyki, brak świadomości technologicznej, a nawet zła organizacja miejsca pracy.

Jak zabezpieczyć stanowisko pracy przed ujawnieniem tajemnicy?

Rafał Stępniewski

21 stycznia 2021

Bezpieczne stanowisko pracy a przepisy i akty wykonawcze

Dokument, który zapewnia firmom prawo do ochrony swojego know-how, które rozumiemy jako zabezpieczenie czynnika, który daje przewagę nad konkurencją, reguluje rozporządzenie Unii Europejskiej z 2016 roku. Akt wszedł w życie w 2018 roku i doczekał się już jednej dużej nowelizacji.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa została potraktowana bardzo szeroko. Może to być zarówno przewaga techniczna, technologiczna, jak i dowolna rzecz, która w oczach właściciela firmy zapewnia mu przewagę nad rynkowymi rywalami.

Można wyjść z założenia, że firma ma też po swojej stronie słynne rozporządzenie RODO. Ochrona danych osobowych jest nierozerwalnie związana z ochroną informacji, jakie w firmach przechowuje się na komputerach lub w segregatorach czy w katalogach.

Jak wykorzystać te wszystkie akty prawne z korzyścią dla przedsiębiorstwa? Można opracować politykę prywatności i odpowiedzialności pracowniczej, wprowadzić zasady RODO, a także umowę o zachowaniu poufności lub o zakazie konkurencji.

Stanowisko pracy, które chroni interesy firmy

Wiele firm bagatelizuje kwestię digitalizacji danych. Na komputerach pracowników wciąż można odnaleźć stare, nie aktualizowane na bieżąco oprogramowanie. Niezwykle powszechnym problemem jest też brak dysku sieciowego, który byłby schowany za firmowym firewallem.

Oznacza to, że w przypadku awarii komputera, którym posługiwał się na przykład główny w firmie technik, dane z wielu ważnych projektów mogą być nie do odratowania. Nawet jeśli uda nam się odnaleźć firmę, która specjalizuje się w odzyskiwaniu takich danych, to poniesie to za sobą spore koszta, które będzie trzeba ponieść.

Lokalny dysk sieciowy, który będzie schowany za firewallem, a więc nie będzie do niego dostępu z szeroko rozumianego internetu, to wydatek rzędu paruset złotych. Jest to kwota nieporównywalnie niższa od tej, jaką trzeba będzie zapłacić w razie uszkodzenia lub zagubienia danych.

Warto też edukować pracowników w zakresie bezpieczeństwa. Wciąż zdarza się, że na komputerach firmowych wymieszana jest poczta prywatna z korespondencją firmową. To spore uchybienie, które nie pozostanie niezauważone podczas profesjonalnego audytu bezpieczeństwa.

Jeśli firma nie korzysta jeszcze z kont w oficjalnej domenie to zdecydowanie warto wdrożyć taką innowację. Może to być nawet e-mail u jednego z działających na rynku dostawców, jednak rola takiej skrzynki musi zostać jasno określona — służy ona tylko do kontaktów biznesowych, nie prywatnych.

Dobrze jest wprowadzić zapisy, które jasno definiują, czy pozwalamy pracownikom przychodzić do pracy ze swoimi laptopami. Warto też zastanowić się nad tym, czy pozwolimy im na pracę po godzinach, z domu. To, że firmowy komputer jest doskonale zabezpieczony, nie oznacza, że prywatny laptop osoby, która przez weekend chce nadgonić zaległe projekty, też spełnia tak wyśrubowane standardy.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!