Jak zapewnić tajność dokumentów firmowych

• Michał Górecki
• /
• 9 marca 2021

Podstawowym zadaniem każdej osoby zarządzającej firmą, jest zapewnienie aktualności programów, które mają zabezpieczać sprzęt komputerowy i sieciowy. Aktualizacja jest najważniejszym elementem ochrony.

Warto też pamiętać, żeby nie wchodzić na podejrzane witryny, a także nie podawać na stronach internetowych takich informacji o firmie, które nigdy nie pojawiłyby się publicznie.

Obieg dokumentów może być bezpieczniejszy jeśli zastosujemy dobre systemy do drukowania dokumentów. Dobra drukarka to taka, która umożliwia kontrolę źródeł, z których przekazuje się dokumenty do drukowania. Chodzi tu np. o konta pocztowe, chmurę, czy systemy do pracy na odległość. Warto ograniczyć dostęp do drukarki ustawiając określone uprawienia dla danego pracownika. Można je ustawić w zależności od roli w firmie, stanowiska, czy hasła

Dobrze jest ustanowić w firmie osobę, która zarządza drukarkami. Taki pracownik powinien na bieżąco aktualizować oprogramowanie drukarki, a także ustawić automatyczne alerty, które będą informować o tym, że osoba, która nie jest upoważniona do tego, próbuje coś wydrukować.

Kolejnym punktem jest konieczność uświadomienia pracownikom wagi ochrony danych osobowych. Informacje o pracownikach takie jak imię, nazwisko, doświadczenie zawodowe czy staż pracy są danymi, które wymagają ochrony. W związku z tym trzeba je zgłosić do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i przetwarzać w odpowiedni sposób. Dobrze jest opracować plan obiegu dokumentów. Na pewno nie wolno dopuścić do tego by firmowe dokumenty leżały pozostawione na biurku pracownika.

Warto pamiętać, że jeśli prowadzimy rekrutację i drukujemy dokumenty aplikacyjne kandydatów, to warto to zrobić na osobnej drukarce, takiej, która nie jest dostępna dla innych pracowników. Mało tego. Warto nawet zablokować urządzenie w taki sposób by wyrzut wydruku odbywał się dopiero po podaniu hasła.

Regulamin obiegu informacji

Obieg informacji niejawnych dobrze jest określić w formie spisanego regulaminu. Pracownicy muszą wiedzieć ile mogą powiedzieć i w jakiej sytuacji. Regulamin niech stworzy dział prawny firmy. Zakres informacji, do przekazywania których jest upoważniony pracownik musi być wyraźnie określony i dotyczyć musi każdego, od sekretarki, przez gońca na kierowniku skończywszy.

Dziś na rynku istnieją metody dowiadywania się o działaniach konkurencji „wyciągając” te informacje od pracowników. Po prostu wyszukuje się pracownika, który chętnie opowiada o firmie i prowadzi się rozmowę w ten sposób by zdradził jak najwięcej tajemnic. A umyśle zdradzanie tajemnic firmy to przestępstwo. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.