Jak zorganizować konkurs pod rządami RODO?

• Rafał Stępniewski
• /
• 17 lipca 2018

W celu organizacji konkursów przetwarza się szereg danych osobowych – zarówno uczestników, jak i zwycięzców konkursu. Aby osoba zainteresowana mogła wziąć udział w konkursie, musi podać swoje imię (czasem wraz z nazwiskiem) oraz adres e-mail lub telefon kontaktowy. Dodatkowo ze specyfiki konkursu i założeń organizatora może wynikać zasadność zbierania innych danych, np. wieku uczestnika (przy zastosowaniu kategorii wiekowych) czy miejscowości, z której pochodzi (gdy konkurs jest przeznaczony tylko dla osób z określonego województwa).

Zakres wymaganych danych może różnić się w zależności od rodzaju konkursu. Jednak na jego początkowym etapie (kiedy uczestnik wyraża chęć wzięcia udziału w konkursie) organizator nie zawsze będzie miał podstawę, aby wymagać podania danych szczegółowych, jak np. adres zamieszkania, PESEL, numer i seria dowodu osobistego. Te dane nie są konieczne w celu weryfikacji, że zgłoszenie jest prawdziwe.

Sytuacja wygląda już zupełnie inaczej, kiedy osoba biorąca udział w konkursie zostanie wytypowana jako zwycięzca. Tutaj zakres danych również jest różny w zależności od rodzaju konkursu. Jeśli nagroda główna ma zostać wysłana uczestnikowi, wtedy musi on podać swój adres zamieszkania. Jeśli jest to nagroda pieniężna, oprócz danych kontaktowych wylosowana osoba musi udostępnić organizatorowi numer rachunku bankowego.

Jak gromadzić dane uczestników konkursu?

Konkurs realizowany zgodnie z prawem wymaga przede wszystkim stworzenia regulaminu. Podmiot organizujący konkurs powinien każdorazowo opublikować regulamin konkursu w taki sposób, aby każdy uczestnik mógł zapoznać się z obowiązującymi zasadami. W związku z tym, że organizacja konkursu wymaga zgromadzenia podstawowych informacji identyfikujących osobę, organizator powinien również spełnić wobec uczestnika konkursu obowiązek informacyjny. Najpowszechniejszą formą dopełnienia tej formalności będzie umieszczenie klauzuli informacyjnej w regulaminie konkursu.

W artykule 13 RODO wskazane zostały informacje, jakie administrator jest zobligowany przestawić na etapie gromadzenia danych osobowych.

Uczestnik przede wszystkim powinien dowiedzieć się z regulaminu, kto jest administratorem danych oraz jaki jest jego adres kontaktowy. Jeśli administrator powołał inspektora ochrony danych, informuje o tym i podaje jego dane kontaktowe.

Kolejną istotną informacją jest podanie celu gromadzenia danych. W przypadku konkursu będzie to oczywiście sama jego organizacja i ewentualne wykorzystanie danych w celu przekazania nagród.

Jeśli dany przedsiębiorca jest jedynie pomysłodawcą konkursu, natomiast cała reszta działań związanych z jego organizacją (wybór zwycięzców, losowanie nagród, kontakt z uczestnikami) jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, w regulaminie powinna znaleźć się informacja na temat tego, komu udostępniane będą dane osobowe uczestników. Jeśli dochodzi do przekazania danych uczestników poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego, również należy o tym poinformować.

W regulaminie konkursu powinna znaleźć się informacja o tym, jak długo przechowywane będą zgromadzone dane osobowe uczestników. W tym przypadku łatwo można to określić – będzie to czas trwania konkursu do momentu wyłonienia zwycięzców oraz przekazania nagród. W sytuacji kiedy nie jest to możliwe, w regulaminie powinna znaleźć się informacja o kryteriach, które pozwolą ustalić ten okres (np. wyczerpanie puli nagród).

Administrator informuję osobę, której dane dotyczą o przysługujących jej na mocy RODO prawach: do cofnięcia zgody, sprostowania i usunięcia danych, złożenia skargi do organu nadzorczego.

Konkurs w mediach społecznościowych

Warto wspomnieć o sytuacjach, kiedy konkurs organizowany jest na portalach społecznościowych. Takie platformy posiadają własne regulaminy, które mogą zakazywać pewnych praktyk, np. wymóg oznaczania znajomych lub udostępniania wpisu na temat konkursu.

Dokument określający zasady konkursu przeprowadzanego na portalu społecznościowym powinien zawierać zapis informujący o tym, że strona ta nie jest jego organizatorem i nie ma z nim żadnego powiązania.

Istotne jest też zadbanie o prawidłową formę zgłoszenia chęci uczestnictwa w konkursie. Nie wystarczy sam formularz z imieniem oraz adresem e-mail. Osoba zgłaszająca się do konkursu powinna świadomie oraz dobrowolnie wyrazić zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych.

Bardzo często organizatorzy konkursów korzystając z okazji proszą uczestników również o zgodę na późniejszą wysyłkę wiadomości marketingowych lub publikację imienia oraz nazwiska zwycięzców, np. na stronie internetowej. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO każdy cel przetwarzania danych osobowych wymaga odrębnej podstawy prawnej, w tym przypadku zgody. Oznacza to, że dla każdego celu przetwarzania danych powinna być przewidziana odrębna zgoda. Jeśli formularz zgłoszeniowy wysyłany jest przez stronę internetową, uczestnik powinien mieć możliwość zaznaczenia pola wyboru. Wyrażenie zgody ma być świadomym i dobrowolnym oświadczeniem woli – zakazane jest więc „domyślne” zaznaczanie pól wyboru przez organizatora.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.