Jakie dane może przekazać pracodawca instytucji prowadzącej PPK?

Czy pracodawcy mają prawo przekazywać instytucjom finansowym prowadzącym Pracownicze Plany Kapitałowe dodatkowe dane osobowe pracowników bez ich zgody? Co na ten temat mówi rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO?

Jakie dane może przekazać pracodawca instytucji prowadzącej PPK?

Dorota Kraskowska

18 grudnia 2019

Czy pracodawcy mają prawo przekazywać instytucjom finansowym prowadzącym Pracownicze Plany Kapitałowe dodatkowe dane osobowe pracowników bez ich zgody? Co na ten temat mówi rozporządzenie RODO?

Po 1 lipca 2019 roku Pracownicze Plany Kapitałowe mają obowiązek utworzyć największe firmy — zatrudniające powyżej 250 pracowników. Nie muszą tego robić te przedsiębiorstwa, które wcześniej stworzyły Pracownicze Programy Emerytalne, na zasadzie dobrowolności jako dodatkowy, atrakcyjny benefit dla swoich pracowników.

Instytucjami finansowymi, które mogą prowadzić PPK są towarzystwa funduszy inwestycyjnych (TFI), powszechne towarzystwa emerytalne (PTE), zakłady ubezpieczeń na życie lub pracownicze towarzystwa emerytalne.

Pozyskanie danych osobowych uczestników programu PPK spoczywa na pracodawcy, który po podpisaniu umowy prowadzenia PPK z wybraną instytucją finansową przekazuje jej dane osobowe pracowników. Czy pracodawca musi mieć na to osobne zgody pracowników?

Jakie dane pracowników mogą trafić do PPK?

W załączniku do umowy o prowadzenie PPK wymagane są takie dane uczestnika jak numer telefonu i adres e-mail. Zgodnie z ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych dane te są uznawane jako identyfikujące uczestnika programu. 

Kodeks pracy w art. 221 paragraf 4 mówi o prawie pracodawcy do żądania innych danych osobowych pracownika niż imię i nazwisko, PESEL i adres zamieszkania w sytuacji, gdy te dodatkowe dane są niezbędne do zrealizowania obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W tym przypadku takim obowiązkiem jest zebranie danych osobowych pracowników potrzebnych do zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zewnętrzną instytucją finansową. Te dodatkowe dane (adres e-mail i numer telefonu) są przetwarzane przez pracodawcę tylko w celu przekazania ich instytucji finansowej.

W związku z tym pracodawca nie musi zbierać osobnych zgód od pracowników na przekazanie dodatkowych danych do instytucji finansowej w związku z prowadzeniem PPK. Może przekazać adres e-mail i numer telefonu pracownika bez wyrażenia jego zgód, o ile ten udostępnił pracodawcy wcześniej te dane.

Nie łamie przy tym przepisów RODO — rozporządzenie o ochronie danych osobowych w art. 6 ust. 1 lit. c mówi o uprawnieniu administratora do przetwarzania danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania ciążącego na nim obowiązku prawnego. 

Posiadanie przez instytucję prowadzącą PPK numerów telefonu i adresów e-mail uczestników programu z pewnością ułatwi wymianę informacji, ale przecież może wystąpić sporadyczna w obecnych czasach sytuacja, kiedy to uczestnik programu nie ma ani poczty elektronicznej, ani prywatnego numeru telefonu. W takim przypadku pozostaje komunikacja za pośrednictwem infolinii, strony internetowej, dedykowanej platformy on-line do obsługi klientów lub tradycyjna forma — wysyłka papierowej korespondencji za pośrednictwem poczty. 

Harmonogram przystąpienia firm do PPK

Przypomnijmy, że pracodawcy mają obowiązek utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w swoich firmach w następujących terminach:

  • firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników — w takich podmiotach PPK wystartowały od 1 lipca 2019,

  • firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników — start programu: 1 stycznia 2020,

  • firmy zatrudniające od 20 do 49 pracowników — start programu: 1 lipca 2020

  • pozostałe firmy — start programu: 1 stycznia 2021.

Na razie zaledwie 39 procent pracowników największych firm przystąpiło do Pracowniczych Planów Kapitałowych. 55 procent uczestników stanowią kobiety.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2020
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!