Ochrona danych właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej

Wejście w życie RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych dało początek wielu wątpliwościom dotyczącym gromadzenia i administrowania tego typu informacji. Jednym z rodzajów instytucji upoważnionych do przetwarzania danych osobowych swoich członków są wspólnoty mieszkaniowe. W jaki sposób powinny one chronić ich personalia i komu mogą je udostępniać?

Ochrona danych właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej

Alicja Skibińska

20 grudnia 2019

RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych obowiązujące od 25 maja 2018 roku, wywołało spory popłoch wśród administratorów informacji dotyczących osób prywatnych. Przez przetwarzanie danych osobowych rozumiemy operacje takie jak ich zbieranie, przechowywanie, usuwanie, opracowywanie oraz udostępnianie. Rozporządzenie dopuszcza możliwość wykonywania tych czynności m.in. wtedy, gdy osoba, której dotyczą dane, wyrazi na to zgodę lub gdy administrator wykaże się jedną z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych.

Czy wspólnota ma prawo przetwarzać dane osobowe swoich członków?

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli lokali, w związku z czym prawo upoważnia ją do przetwarzania danych osobowych dotyczących jej członków. Identyczna sytuacja dotyczy zarządu wspólnoty, o ile w jego skład wchodzą współwłaściciele nieruchomości.

Prawidłowe wykonywanie obowiązków spoczywających na zarządcy lub zarządzie wspólnoty wręcz zobowiązuje do gromadzenia informacji na temat jej członków. Jednocześnie organy te mają prawo do wglądu w treść aktów notarialnych, natomiast nie mogą ich gromadzić ani przechowywać.

Wszyscy członkowie wspólnoty mieszkaniowej udostępniają swoje dane zarządcy, który staje się ich administratorem. Kwestie te można uregulować za pośrednictwem umowy zarządzania nieruchomością wspólną. Jeżeli zarządca udostępnia wspomniane informacje jakiemukolwiek innemu podmiotowi (np. zatrudnionemu pracownikowi), musi wystawić mu odpowiednie upoważnienie. Dodatkowo należy również prowadzić ewidencję osób mających możliwość przetwarzania tych danych. Ponadto w sytuacji, kiedy zarządca zleca realizację określonych zadań zewnętrznemu podmiotowi, co wiąże się z przekazaniem danych osobowych członków wspólnoty, jest zobowiązany do zawarcia z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. 

Zasada minimalizacji danych

Tzw. zasada minimalizacji danych została uwzględniona w art. 5 ust. 1 rozporządzenia RODO. Zgodnie z tym zapisem gromadzone dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Dodatkowo okres ich przechowywania nie może być dłuższy niż to konieczne. Warunki te stanowią jeden ze środków ochrony informacji na temat właścicieli lokali. Oczywiście, im mniej danych znajduje się w posiadaniu wspólnoty, tym mniejsze szkody w przypadku ich ujawnienia. Oprócz tego administrator ma obowiązek wdrożenia nieodzownych sposobów na zabezpieczenie posiadanych przez siebie informacji. Zwykle jest to kombinacja trzech różnych ich rodzajów: organizacyjnego (czyli wewnętrznych procedur przetwarzania danych), fizycznego (np. zamykane szafki, blokady w drzwiach) oraz informatycznego (m.in. programy antywirusowe, sieć VPN). 

Dostęp do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej

Każdy właściciel lokalu ma prawo do kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, w tym dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością (np. zawierającej dane na temat kosztów zarządzania nieruchomością). Jednocześnie administrator zobowiązany jest do ochrony praw i interesów osób, których dotyczą udostępniane dane. Oznacza to, że ich zakres powinien być ograniczony do tych, które są niezbędne do współdziałania w zarządzaniu nieruchomością lub kontrolowania jego poprawności.

Członek wspólnoty ma prawo żądać nie tylko wglądu w informacje zawarte w dokumentach, ale także otrzymania ich kopii. Dzięki takiemu uprawnieniu może np. zasięgnąć opinii prawnika w sprawie uzyskanych danych. Zapoznanie się z dokumentacją często jest możliwe dopiero po złożeniu odpowiedniego wniosku, w którym należy zawrzeć dane wnioskodawcy oraz podstawę uprawnień kontrolnych (np. informację o tym, że jest się członkiem wspólnoty).

Wśród dokumentów, które można udostępnić członkom wspólnoty mieszkaniowej, znajdują się informacje o wysokości zadłużenia poszczególnych członków, kosztorysy, porozumienia, umowy, oferty, uchwały, regulaminy, dokumentacja techniczna, faktury, rachunki, rozliczenia, a także korespondencja z kontrahentami lub urzędami. Natomiast niedozwolone jest udostępnianie wyciągów bankowych zawierających numery rachunków innych właścicieli, kopii aktów notarialnych, danych kontaktowych członków wspólnoty oraz informacji o zużyciu mediów w konkretnych lokalach.

Warto pamiętać, że prawo do wglądu w dokumenty wspólnoty przysługuje bardzo ograniczonemu gronu. Nie należy udostępniać ich osobom do niej nienależącym. Oznacza to, iż publiczne wywieszanie pewnych informacji (np. listy dłużników) w takich miejscach jak klatka schodowa (z której mogą korzystać również osoby nieposiadające lokalu w danym budynku, np. goście lokatorów) jest niedozwolone.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Popularne tematy

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2020
Blog prawny dla firm
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
RODO Magazyn
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!