Monitoring wizyjny w zakładzie pracy jako forma przetwarzania danych osobowych

• Rafał Stępniewski
• /
• 18 października 2018

Wykorzystanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy nie było dotąd wprost uregulowane w przepisach prawa. Dostosowanie przepisów krajowych do RODO zobligowało polskiego ustawodawcę do unormowania również tego obszaru. Nowelizację kodeksu pracy w zakresie dodania przepisów dotyczących kontrolowania pracowników za pomocą kamer oraz systemów informatycznych wprowadzono na podstawie nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Przepisy o monitoringu wizyjnym w zakładzie pracy weszły w życie 25 maja 2018 roku.

Nowelizacja kodeksu pracy (dalej również jako k.p.) została wprowadzona na podstawie artykułu 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych. Dodany art. 22² k.p. objął swą regulacją:

• przesłanki dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy,
• wskazanie obszarów oraz warunków, w których stosowanie monitoringu wizyjnego jest zabronione,
• okres przechowywania danych uzyskanych w wyniku monitoringu pracowników,
• obowiązki związane z określeniem regulaminu monitoringu pracowników,
• obowiązek informacyjny w zakresie monitoringu pracowników,
• obowiązek oznakowania obiektów objętych monitoringiem.

Warto podkreślić, że zasady określone w art. 22² k.p. w odniesieniu do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy mają odpowiednie zastosowanie również do innych form monitoringu pracowników, w tym monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników (art. 22³ § 3-4 k.p.).

Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny w pracy?

Kodeks pracy w art. 22² § 1 określa przesłanki do wprowadzenia monitoringu wizyjnego przez pracodawcę. W rozumieniu ustawy monitoring oznacza szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Aby legalnie wprowadzić monitoring, pracodawca może powołać się wyłącznie na niezbędność:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, np. zatrudnionych w kopalniach, hutach czy halach produkcyjnych,
• zapewnienia ochrony mienia lub kontroli produkcji, np. w fabryce, zakładzie jubilerskim, kantorze czy banku,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, np. w urzędach czy placówkach służby zdrowia.

Oznacza to, że zastosowanie kamer w zakładzie pracy powinno znajdować uzasadnienie tylko we wskazanych wyżej przesłankach. Zgodnie z kodeksem pracy, monitoring nie może służyć np. nadzorowaniu pracy pracowników.

Czy pracodawca może zainstalować kamery w szatni?

Na podstawie art. 22² § 2 k.p., mimo zaistnienia wyżej wskazanych przesłanek, monitoring wizyjny nie może być stosowany, jeśli naruszałby:

• godność oraz inne dobra osobiste pracownika, np. gdyby kamery obejmowały wejścia pod prysznice przeznaczone dla pracowników lub pomieszczenie socjalne, w którym pracownicy spożywają posiłki,
• zasadę wolności i niezależności związków zawodowych, np. poprzez zastosowanie kamer w pomieszczeniu przeznaczonym na spotkania pracowników należących do związku zawodowego.

Co do zasady monitoring wizyjny nie może więc obejmować takich pomieszczeń jak:

• pomieszczenia sanitarne,
• szatnie,
• stołówki,
• palarnie,
• pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym.

Stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jest niezbędne do realizacji któregoś z celów określonych w art. 22² § 1, a więc do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy szczególnych informacji, a jednocześnie nie będzie sprzeczne z obowiązkiem poszanowania godności pracowników oraz wolności związków zawodowych.

Czy jednoczesne spełnienie takich warunków jest możliwe? Zdaje się, że tak, o ile pracodawca zdecyduje się na przykład na zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w pomieszczeniach, co do których obowiązuje zakaz monitoringu.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Jak długo przechowywać nagrania z monitoringu?

Nagrania z monitoringu wizyjnego pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Oznacza to, że nagranie z monitoringu wprowadzonego oficjalnie dla celu ochrony mienia nie może być powodem negatywnych konsekwencji dla pracownika związanych na przykład z niewłaściwym wykorzystywaniem przez niego czasu pracy.

Okres przechowywania przez pracodawcę nagrań z monitoringu nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia nagrania (art. 22² § 3 k.p.).

Jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca otrzymał informacje, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (art. 22² § 4 k.p.).

Po upływie dopuszczalnego prawem okresu przechowywania, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej i nie wymagają na przykład dalszego archiwizowania nagrań (art. 22² § 5 k.p.).

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w swoich zaleceniach wskazuje, że ustalony przez administratora czas przechowywania danych z monitoringu powinien być jak najkrótszy. Posłuży to uniknięciu przez administratora sytuacji, w których pracownik zażąda dostępu do danych osobowych utrwalonych w nagraniach z monitoringu, które obejmowałyby tak duży odcinek czasu, że umożliwienie dostępu do danych wiązałoby się dla administratora z nadmiernym wysiłkiem.

Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Zgodnie z art. 22² § 6 k.p. pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring wizyjny w zakładzie pracy powinien na wstępie określić jego:

• cele,
• zakres,
• sposób zastosowania monitoringu.

Ustalenia te powinny zostać podane w:

• układzie zbiorowym pracy – jeżeli pracodawca jest nim objęty,
• regulaminie pracy – jeżeli pracodawca jest obowiązany do jego opracowania, • obwieszczeniu – jeżeli nie zachodzą wskazane wyżej przesłanki.

Jak pracodawca powiadamia pracowników o stosowanym monitoringu wizyjnym?

Pracodawca powinien poinformować pracowników o stosowanym monitoringu – zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie pracy. Treść informacji powinna natomiast odpowiadać wymogom określonym w art. 13 RODO (klauzula informacyjna).

Pracodawca informuje swoich pracowników o wprowadzeniu monitoringu za pośrednictwem dostępnych narzędzi, np. e-mail, komunikat wywieszony na tablicy ogłoszeń, wręczenie wydrukowanej klauzuli informacyjnej.

Powiadomienie pracowników o monitoringu wizyjnym powinno nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 k.p.). Takie same informacje o stosowaniu monitoringu pracodawca przekazuje na piśmie każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy (art. 22² § 8 k.p.).

Jak pracodawca oznacza obszar objęty monitoringiem wizyjnym?

Pracodawca jako administrator danych uzyskanych w toku monitoringu powinien oznaczyć obszar objęty zasięgiem kamer w sposób widoczny i czytelny. W wyniku stosowania monitoringu może bowiem dochodzić do nagrywania nie tylko pracowników, ale też osób trzecich, np. klientów przychodzących do zakładu pracy. Informacje o nagrywaniu pracodawca podaje, wykorzystując w tym celu odpowiednie znaki graficzne lub ogłoszenia dźwiękowe, nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 22² § 9 k.p.). Może to zrobić na przykład poprzez umieszczenie w widocznych miejscach tablic zawierających stosowną klauzulę informacyjną, zgodną z art. 13 RODO.

Czy zastosowanie monitoringu wymaga oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych?

Monitoring wizyjny jest bez wątpienia procesem przetwarzania danych osobowych, takich jak wizerunek osoby. Zgodnie z art. 35 RODO administrator przed rozpoczęciem operacji przetwarzania danych jest zobowiązany do dokonania oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych. Administrator powinien przeprowadzić taką ocenę w przypadku, w którym dany rodzaj przetwarzania ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Pomocny w tym powinien okazać się komunikat wydany przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w którym podany został wykaz operacji, dla których przeprowadzenie oceny skutków przetwarzania jest obligatoryjne. Do tego katalogu zaliczają się również operacje przetwarzania związane z wykorzystaniem systemów monitorujących. PUODO wyłącza spod obowiązku jedynie taki rodzaj przetwarzania, który wykorzystuje systemy informatyczne nagrywające obraz dla potrzeb analizy incydentów naruszenia przepisów prawa. W tym wyłączeniu nie będą się więc mieściły wszystkie przesłanki dopuszczalności monitoringu wizyjnego wynikające z kodeksu pracy. Każdorazowo administrator powinien rozważyć, czy podlega wymogowi przeprowadzenia oceny skutków przetwarzania, a w razie wątpliwości – komunikat PUODO interpretować zawężająco.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.