Odejście pracownika z pracy. Jak długo przechowywać dane osobowe?

• Alicja Skibińska
• /
• 21 lutego 2020

Przetwarzanie danych osobowych w miejscu pracy

Rozporządzenie RODO, którego postanowienia weszły w życie dwa lata temu, jasno definiują informacje, które możemy zaliczyć do danych osobowych. Mianem tym określamy wszystko, co pozwala zidentyfikować osobę fizyczną lub umożliwia przeprowadzenie takiej identyfikacji. Mogą to być więc imię i nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania lub zameldowania, dane o wykształceniu, zdjęcie (wizerunek), ale także światopogląd, orientacja seksualna, pochodzenie etniczne i przekonania religijne. 

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma prawo przechowywać wyłącznie te dane osobowe pracowników (lub kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym), które są mu niezbędne. Przepisy wyraźnie zaznaczają również, że pracodawca nie może prosić o tzw. dane wrażliwe, do których należą np. poglądy polityczne, informacje o seksualności czy nałogach.

Zasada minimalizmu odnosi się również do czasu przechowywania informacji na temat pracowników. Klauzula informacyjna głosząca, że dane będą gromadzone bezterminowo jest niezgodna z przepisami i w związku z tym nie ma mocy prawnej. Czas przechowywania danych osobowych powinien być jak najkrótszy – należy je usunąć możliwie szybko po ustaniu celu, w jakim zostały one pozyskane. Należy pamiętać, że naruszenie zasad gromadzenia oraz wykorzystywania danych osobowych grozi odpowiedzialnością cywilną oraz karną.

Do 31 grudnia 2018 roku pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację byłych pracowników przez 50 lat licząc od daty zakończenia pracy w danym miejscu, a w przypadku dokumentacji płacowej — przez 50 lat od jest wytworzenia. Znowelizowane przepisy, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 roku, pozwalają pracodawcom w stosunku do nowozatrudnionych pracowników na przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł). Jednak w niektórych sytuacjach pracodawca nadal ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat. Zasada ta dotyczy następujących grup:

• pracownicy wykonujący prace górnicze (i równorzędne z pracami górniczymi),
• pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku.

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 a 1 stycznia 2019  — co do zasady obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych, ale pracodawca może zdecydować o skrócenie okresu przechowywania do 10 lat, pod warunkiem, że złoży wymagane oświadczenia i raporty w ZUS.

Ochrona danych osobowych w miejscu pracy cz. 1 Anna Stępniewska

Kiedy pracodawca może przechowywać dane osobowe byłego pracownika?

Przechowywanie danych osobowych jest legalne wyłącznie wtedy, gdy istnieją ku temu ważne przesłanki. W przypadku odejścia zatrudnionego z pracy mogą to być np. cele związane z przepisami podatkowymi, emerytalnymi czy dotyczące ochrony zdrowia. Przez ten czas pracodawca pozostaje administratorem danych byłego pracownika, w związku z czym może je przetwarzać, a w uzasadnionych przypadkach nawet udostępniać upoważnionym do tego podmiotom. Należy przy tym pamiętać, że w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą również dokumenty płacowe oraz ewidencje i wykazy związane z zatrudnieniem.

Zgodnie z postanowieniami RODO dane osobowe muszą być przechowywane w sposób zapewniający im właściwą ochronę – zarówno przed ujawnieniem niepożądanym osobom, jak i zniszczeniem lub uszkodzeniem. Oznacza to, że fizyczne kopie dokumentów powinny być trzymane w szafkach zamkniętych na klucz lub sejfach zabezpieczonych kodem, zaś formy cyfrowe – na dyskach chronionych hasłem. Ważne informacje powinny posiadać także kopie zapasowe, umieszczone w innym miejscu (na wypadek pożaru w budynku lub zniszczenia sprzętu elektronicznego). Natomiast w przypadku likwidacji lub ogłoszenia upadłości firmy na pracodawcy ciąży obowiązek przekazania dokumentacji podmiotowi prowadzącemu działalność obejmującą jej przechowywanie. Oczywiście w sytuacji, gdy dane nie są już do niczego potrzebne, należy je zniszczyć.

Prawo dopuszcza przypadki, w których były pracodawca ma obowiązek udostępnienia danych osobowych pracownika osobom upoważnionym. Istnieją także organy, które mają prawo wglądu w dokumentację ze względu na pełnione funkcje kontrolne. Należą do nich m.in. inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, funkcjonariusz Policji, funkcjonariusz Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu oraz inspektor dysponujący upoważnieniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Dane byłego pracownika na firmowej stronie internetowej

Z zasady dane osobowe pracownika są przeznaczone wyłącznie dla ich administratora, którym jest pracodawca. Ustawodawca dopuszcza jednak sytuacje, w których informacje te mogą być udostępniane, np. w związku z obowiązkami służbowymi konkretnej osoby. Przykładem może być publikowanie na firmowej stronie internetowej nazwisk zatrudnionych, ich funkcji, wizerunków oraz danych kontaktowych (np. służbowego numeru telefonu oraz adresu e-mail). Dzięki takiemu rozwiązaniu klienci oraz kontrahenci mają możliwość swobodnego kontaktowania się z pracownikami przedsiębiorstwa, co bywa niezbędne do realizacji jego działalności. Należy jednak podkreślić, że ustanie stosunku pracy jest równoznaczne z ustaniem celu, w jakim zebrane zostały dane osobowe. W takim wypadku były pracodawca wciąż pozostaje administratorem tych informacji, jednak traci możliwość ich przetwarzania oraz udostępniania. Dane pozostają tylko do wglądu administratora oraz osoby, której dotyczą.

Jeśli zaś były pracodawca nie stosuje się do przepisów i przechowuje, administruje lub udostępnia dane niegdyś zatrudnionej przez siebie osoby przez dłuższy czas lub w większym zakresie niż dozwolone minimum, pracownik ma prawo złożyć skargę do jednego z organów ochrony danych osobowych, który sprawdzi, czy doszło do naruszenia prawa i w razie potrzeby wyciągnie odpowiednie konsekwencje.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.