Tajemnica przedsiębiorstwa. Jak ją chronić?

Tajemnica firmy nie ogranicza się tylko i wyłącznie do dokumentów. Jest ona uregulowana prawnie, a duże korporacje często żądają podpisania odpowiednich dokumentów, które jeszcze bardziej zabezpieczą ich interesy. Jakie są najlepsze sposoby na ochronę tajemnic firmy?

Tajemnica przedsiębiorstwa. Jak ją chronić?

Rafał Stępniewski

19 stycznia 2021

Podstawa prawna ochrony przedsiębiorstwa

Jest ona regulowana przez prawo, które w 2018 roku uchwaliła Unia Europejska. Precyzując, chodzi o dyrektywę 2016/943. To właśnie w tym dokumencie pojawia się definicja ochrony know-how firmy, czyli m.in. wypracowanych rozwiązań technologicznych, które mogą zapewnić przewagę nad konkurencją.

Zgodnie z wytycznymi, tajemnicę przedsiębiorstwa definiuje się jako zbiór informacji z kluczowych dla rozwoju firmy dziedzin. Może to być wiedza techniczna, organizacyjna lub dowolna gałąź działalności, która w oczach właściciela ma wartość gospodarczą.

Jeśli wybrany zakład skupia się na przykład na produkcji okablowania, to ochronie może podlegać metodyka pracy, sposób montowania wiązek, a nawet kolejność, według której cały proces jest realizowany na taśmach produkcyjnych lub halach montażowych.

Kto jest zobowiązany do ochrony tajemnicy firmy?

W szerokim rozumieniu, wszyscy. Praktycznie coraz częściej interpretuje się przepisy w taki sposób, że dotyczy ona zwłaszcza pracowników firmy oraz ewentualnych podwykonawców, wliczając w to grono także firmy sprzątające czy spedytorów.

Zarząd firmy może, a zdaniem wielu prawników, wręcz powinien podjąć decyzję o zawarciu odpowiednich zapisów w umowach zarówno z pracownikami jak i z przedsiębiorstwami, które działają na zasadach B2B lub B2C.

Zwykle — w zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa — stosuje się umowę o zachowaniu poufności, umowę o zakazie konkurencji lub dokładne wytyczne, które są opisane w regulaminie firmy. Jeśli zapisy dotyczą firmy, która już działa na rynku, a dopiero teraz wprowadza nowe zasady dotyczące tajemnicy handlowej, to przełożony nie może wyjść z założenia, że zapisy „automatycznie” wchodzą z życie.

Trzeba poinformować o nich pracowników w formie pisemnej. Ci z kolei po zapoznaniu się z nowymi zasadami powinni podpisać się na dokumencie potwierdzającym. Jest to szczególnie ważne w przypadku aktualizacji regulaminów w firmach, jednak nigdy nie wolno bagatelizować ścieżki formalnej.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Warto dmuchać na zimne

Tajemnica przedsiębiorstwa nie będzie idealnie chroniona tylko dlatego, że nagle wszyscy pracownicy podpiszą wybrany dokument. Jeśli nie zapewnimy odpowiednich zasad bezpieczeństwa i obiegu danych, to po krótkim czasie może to być zaledwie niewiele warty świstek papieru.

Warto zastanowić się na przykład nad audytem RODO oraz przechowywaniem kluczowych dla rozwoju firmy dokumentów w chronionych, dobrze zabezpieczonych pomieszczeniach. Nośniki danych dobrze jest zdigitalizować, by uniknąć sytuacji, kiedy na skutek zdarzenia losowego know-how ulegnie uszkodzeniu lub zostanie zniszczone.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia
o którym mowa w akrtykule?

Udostępnij:

Newsletter RODO

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach prawnych. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!