Umowa powierzenia sprzętu pracownikowi

Praca zdalna wymusiła na nas wiele nowych nawyków. Jednym z jej wyznaczników jest konieczność zapewnienia sprzętu, dzięki któremu pracownicy będą mogli kontynuować swoją pracę na takim samym poziomie, jak w biurze, przed pandemią. Skutkuje to tym, że szefowie często decydują się wypożyczyć im na przykład firmowego laptopa. Co powinna zawierać umowa użyczenia sprzętu pracownikowi?

Umowa powierzenia sprzętu pracownikowi
  • Michał Górecki
  • /
  • 5 maja 2021

Umowa powierzenia sprzętu pracownikowi

Praca zdalna wymusiła na nas wiele nowych nawyków. Jednym z jej wyznaczników jest konieczność zapewnienia sprzętu, dzięki któremu pracownicy będą mogli kontynuować swoją pracę na takim samym poziomie, jak w biurze, przed pandemią. Skutkuje to tym, że szefowie często decydują się wypożyczyć im na przykład firmowego laptopa. Co powinna zawierać Aumowa użyczenia sprzętu pracownikowi?

Czy wolno wypożyczyć sprzęt pracownikowi firmy?

Oczywiście, że wolno. Co więcej, w niektórych sytuacjach jest to wręcz wskazane, wysoce rekomendowane. Tylko osoba dysponująca właściwymi narzędziami pracy będzie w stanie wykonać ją w sposób właściwy, zorganizowany i pozbawiony błędów.

Jeśli pracownik zgłosi, że — na przykład przez wzgląd na brak pieniędzy — nie może zapewnić sobie swojego laptopa, to firma powinna wyjść takiej osobie naprzeciw. Nie chodzi nawet o to, by szef partycypował w zakupie takiego urządzenia do celów prywatnych, ale by wsparł pracownika firmowym sprzętem, który na czas pandemii i tak będzie nieużywany stał w biurze.

Zanim jednak przystąpimy do działania i wynajmiemy zatrudnionej w firmie osobie komputer PC lub laptopa, warto dokładnie porozumieć się co do zasad takiego wypożyczenia. Pracownik musi otrzymać jasny przekaz, iż sprzęt nie jest dany mu raz na zawsze oraz że jest to narzędzie pracy, a nie nowe centrum multimedialnej rozrywki, na którym może robić wszystko, na co tylko ma ochotę.

Praktyka pokazuje, że wiele osób wciąż nie potrafi jasno oddzielić sfery zawodowej od prywatnej. Skutkuje to wieloma problemami, które prędzej czy później na pewno dają o sobie znać. Można tu wskazać na przykład na ryzyko zaśmiecenia komputera prywatnymi plikami użytkownika.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Zagrożenia pracy zdalnej a powierzenie sprzętu pracownikowi

Jeśli osoba zatrudniona w firmie ma swój prywatny komputer i nie łączy na nim działalności zawodowej z tą, jaką wykonuje w czasie wolnym, to wszystko jest w jak najlepszym porządku. Problem może pojawić się w chwili, kiedy komputer firmowy staje się też urządzeniem do rozrywki.

Pamiętajmy o tym, że prędzej czy później taki sprzęt wróci do firmy. Z racji na zapisywanie na nim wielu plików istotnych dla firmy, nie można go w pełni wyczyścić do ustawień fabrycznych. Stwarza to zagrożenie przeniesienia do firmy aplikacji, które na przykład nie są nabyte w wersji komercyjnej, a więc — zgodnie z literą prawa — nie powinno ich na komputerze być.

Jak skonstruować umowę powierzenia?

Musi ona odpowiadać na kilka kluczowych kwestii. Przede wszystkim musi z niej jednoznacznie wynikać, kto komu użycza danego urządzenia i na jak długi czas. Warto opisać dany sprzęt jak najdokładniej. W umowie powinien się znaleźć jego identyfikator, a także informacje o stanie technicznym i (jeśli to możliwe) zainstalowanym tam oprogramowaniu.

Dobra umowa powierzenia powinna też jasno regulować kwestię odpowiedzialności za sprzęt, a także długość czasu wypożyczenia. Dobrą praktyką jest umieszczenie zapisów o tym, kto ponosi odpowiedzialność w razie uszkodzenia sprzętu.



Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!