Utylizacja dokumentów. Czy mogę je zniszczyć samodzielnie?

Niszczenie dokumentacji, gdy dopuszcza to prawo, to zabieg, od którego nie ucieknie żadna działalność, także duża, prężnie działająca firma. Jak pozbyć się zaległych dokumentów w taki sposób, aby nie ryzykować, że wpadną one w niepowołane ręce, gdzie mogą zostać odtworzone?

Utylizacja dokumentów. Czy mogę je zniszczyć samodzielnie?
  • Rafał Stępniewski
  • /
  • 14 stycznia 2021

Obowiązek, nie opcja

Zgodnie z literą prawa, troska o obieg dokumentacji nie kończy się w chwili, gdy stwierdzimy, że wybranych faktur, danych pracowników czy innych firmowych druków już nie potrzebujemy. Zgodnie z rozporządzeniem RODO, firmy zobligowane są nie tylko do należytego przechowywania dokumentów, ale i do ich niszczenia według szeregu dokładnych wytycznych.

Niestety, ale wciąż zdarzają się sytuacje, gdy na przykład kopie starych faktur zostają po prostu spakowane do foliowego worka i wyrzucone. To rażący błąd, który może mieć nie tylko konsekwencje prawne, ale i finansowe. Gdyby znalazły się one w rękach osoby niepowołanej, to byłby to zdecydowanie zły obrót spraw.

Na przestrzeni ostatnich lat kilkakrotnie zdarzały się takie sytuacje. Zresztą, nie tylko w Polsce, ale i w kilku innych państwach Unii Europejskiej. Instytucje, które czuwają nad przestrzeganiem zasad ochrony zasad osobowych, zwykle są bezlitosne i wymierzają bardzo wysokie, dotkliwe kary finansowe.

Samodzielna utylizacja dokumentacji przedsiębiorstwa to dość skomplikowane i złożone zagadnienie. Niby firmy mogą kupić niszczarkę, jednak czy — chcąc do końca wypełnić przesłanki płynące z RODO — wystarczy dokumenty pociąć? Przecież w ten sposób wciąż można je odtworzyć, jest to tylko nieco bardziej czasochłonne.

Odrębnym tematem jest utylizacja danych w formie cyfrowej. Jak trwale usunąć pliki z pendrive’a czy dysku SSD, który jest o wiele lepiej chroniony niż stare dyski HDD? Poza tym są różne standardy usuwania danych. Czasem nadpisuje się pliki ciągiem zero-jedynkowym, a czasem stosuje się czasochłonne zamazywanie dysku i szyfrowanie ich w różnych standardach.

Może lepiej zdać się na fachowców?

Częstym wyborem przedsiębiorców, którzy chcą do końca wypełnić płynącą z RODO przesłankę o konieczności trwałego usunięcia danych, jest wybór zewnętrznych podwykonawców. Zwykle mają oni odpowiedni sprzęt, a także lata doświadczeń w trwałym niszczeniu dokumentacji. Zarówno tej analogowej jak i cyfrowej.

Wydaje się, że w świetle tak rygorystycznych przepisów, jest to dobry sposób na szybkie uporanie się z problemem zalegającej, starej dokumentacji. Poza tym zyskujemy też sporo czasu. Nie trzeba oddelegowywać do wykonania tej czynności pracowników, a wraz z przekazaniem dokumentów do trwałego zniszczenia, firmy pośrednio przejmują za tę czynność odpowiedzialność.

Bez wątpienia, na utylizacji dokumentów nie warto oszczędzać. Mimo tego, że — odpowiadając na pytanie zadane we wstępie — można je zniszczyć samodzielnie, to lepszym wyborem wydaje się być zaufanie profesjonalistom. Jeśli jednak szefostwo firmy wciąż uważa, że można to zrobić własnym nakładem sił, to należy pamiętać o tym, aby dokumenty usunięte były w sposób trwały, niepozwalający na ich odtworzenie w żaden sposób.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!