Workflow, czyli inteligentny przepływ pracy według ściśle zdefiniowanych reguł. Kompendium wiedzy

Jaki jest niezawodny sposób na usprawnienie przepływu dokumentów w firmie? Jak uniknąć dezorganizacji w dynamicznie rozwijającej się organizacji? Jak podnieść efektywność pracy do maksimum? Antidotum na chaos informacyjny jest workflow. Poznaj workflow od podstaw. Dowiedz się, jak digitalizacja przepływu pracy może zaoszczędzić czas, wysiłek i pieniądze, zmniejszając przy tym ryzyko błędów.

  • Redakcja politykabezpieczenstwa.pl
  • /
  • 13 marca 2023

Czym jest workflow i automatyzacja przepływu pracy?

Workflow to sposób organizacji pracy i procesów biznesowych, w ramach której dokumenty, dane lub/i zadania przesyłane są od jednego użytkownika do drugiego zgodnie z określonymi procedurami zarządczymi. Tłumacząc dosłownie termin „workflow” z języka angielskiego, otrzymujemy zwrot „przepływ pracy”.

Czym zatem jest automatyzacja przepływu pracy? Dotyczy ona wykorzystania oprogramowania do projektowania, digitalizacji, zautomatyzowania oraz zoptymalizowania czynności i procesów biznesowych.

Jej podstawowym celem jest zminimalizowanie ingerencji człowieka oraz wyeliminowanie błędów ludzkich poprzez wdrożenie oprogramowania do digitalizacji przepływu zadań, które finalnie przyspiesza i ułatwia pracę.

Jak działa przepływ pracy?

Na początku niezbędne jest zdefiniowanie konkretnego procesu, czyli zadania. Określone jego części zostają asygnowane poszczególnym pracownikom. Gdy proces zostanie już zdefiniowany, a poszczególne prace rozdzielone, wówczas zaangażowane zespoły wykonują swoją część zadań.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Weźmy dla przykładu obieg rejestracji i rozliczania delegacji. Po przygotowaniu odpowiedniego formularza dotyczącego zlecenia delegacji jest on przesyłany do zainteresowanego, który wpisuje w formularz termin wyjazdu oraz powrotu z delegacji, a także środek transportu, którego użyje w tym celu. Następnie zadanie trafia do przełożonego, który dokonuje akceptacji zlecenia. Dokument w systemie workflow wielokrotnie zmienia swój status w wyniku aktywności zaangażowanych w cały proces osób i zakończeniu przez nie swojej części zadania.

Jak automatyzacja przepływu pracy może zwiększyć efektywność Twojej firmy?

System workflow wdrożony w firmie daje jej ogromną szansę na szybkie przekształcenie czasochłonnych i uciążliwych dotąd aktywności związanych z przekazywaniem dokumentów, zadań lub daych, co w efekcie znacząco zwiększa efektywność biznesową całej organizacji. Digitalizacja procesów biznesowych daje firmom możliwość optymalizowania różnych działań w celu poprawy wydajności, zwiększenia rentowności, podniesienia produktywności i jednocześnie obniżenia kosztów całej działalności. Co istotne, wszystkie te czynniki pozytywnie oddziałują zarówno na pracowników danej organizacji, jak i na jej klientów.

Digitalizacja przepływu pracy powinna więc stanowić fundament Twojej firmy, w ramach którego działasz oraz budujesz swoją przewagę konkurencyjną. Bez wydajnego workflow osiągnięcie przemyślanych, zorganizowanych i trwałych wyników jest dziś praktycznie niemożliwe.

Bez względu na to, czy chodzi o interakcję z klientami czy obsługę procesów wewnętrznych, z przepływu pracy korzystamy w pewnym stopniu wszyscy każdego dnia. Warto również pamiętać, że odpowiednio zaprojkeotwane przepływy pracy znacząco wpływają na to, jak klienci, pracownicy i partnerzy biznesowi postrzegają Twoją organizację.

Korzyści z automatycznych przepływów pracy w firmie

Dla działu kadr (HR)

  • znacząca redukcja formalności
  • szybsze pozyskiwanie, weryfikowanie i rekrutowanie kandydatów
  • osiągnięcie zgodności we wszystkich procesach
  • zwiększenie efektywności pracy

Dla działu finansów

  • uproszczenie zarządzania dokumentami
  • zaoszczędzenie czasu potrzebnego na przetwarzanie płatności
  • możliwość automatycznego planowania płatności za powtarzające się faktury
  • możliwość stworzenia systemu zarządzania listą płac
  • integracja danych z innym oprogramowaniem księgowym

Dla działu marketingu

  • doskonała współpraca nad przepływami pracy z innymi działami organizacji
  • gwarancja zatwierdzenia treści przez wszystkie osoby do tego upoważnione

Dla działu sprzedaży

  • prostsze i szybsze tworzenie list poprzez standaryzację procesu
  • skuteczne eliminowanie błędów podczas fakturowania, przyjmowania zleceń etc.
  • możliwość przygotowywania dokładnych raportów i analiz pod kątem bieżących procesów sprzedażowych
  • możliwość wysyłania kontekstowych powitań, podziękowań oraz e-maili promocyjnych

Dla działu IT

  • możliwość szybkiego przydzielania projektów dostępnym członkom zespołu
  • skuteczne zarządzanie zasobami i śledzenie w czasie rzeczywistym trendów użytkowania

Przykłady workflow w praktyce

Przepływ pracy w każdej firmie charakteryzuje się pewnymi procesami lub działaniami, które można skutecznie zdigitalizować. Można w tym miejscu wymienić m.in.:

  • ważne wydarzenia i zaproszenia są automatycznie tworzone i wysyłane
  • projekty, zadania, zlecenia są przypisywane/kierowane do konkretnej osoby
  • wysyłanie e-maili lub alertów w momencie, gdy elementy pracy zmieniają swój status
  • pojawianie się alertów, gdy praca nad danym projektem jest opóźniona lub zbliża się deadline
  • dokumenty, umowy, faktury sprzedaży są generowane i dostarczane do podpisu odpowiednim osobom
  • wysyłanie powiadomień o wymaganym zatwierdzenie lub sprawdzeniu projektu, zadania, dokumentu etc.
  • synchronizacja danych po otrzymaniu wiadomości e-mail lub wypełnieniu formularza
  • tworzenie raportów i pulpitów nawigacyjnych na podstawie danych z przepływu pracy

Systemy workflow automatyzują przepływ pracy sprawiając, że pracownicy nie muszą już sami przekazywać sobie dokumentów, informacji, osobiście prosić o akceptację danego wniosku itd.

Czym jest oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy?

Współcześni klienci oczekują przede wszystkim szybkich rezultatów. Cyfryzacja to jedyny sposób, aby im to zapewnić. Wdrażając odpowiednie narzędzia technologiczne, firmy zyskują narzędzia, dzięki którym mogą zaoszczędzić czas, pieniądze oraz energię pracowników, a także są w stanie uniknąć błędów ludzkich. Szybkie i precyzyjne wykonywanie pracy na odpowiednim poziomie pozwala organizacjom zdobyć tak pożądaną obecnie przewagę konkurencyjną, zwłaszcza nad podmiotami nadal opierającymi swoje działania na zadaniach wykonywanych manualnie. Jest to jednak możliwe tylko poprzez wdrożenie efektywnego oprogramowania do przepływu pracy.

Odpowiednie oprogramowanie pozwala tworzyć niestandardowe przepływy pracy, poprawia komunikację wewnątrz firmy oraz wpływa na wydajniejsze wykonywanie rutynowych zadań, co z kolei przekłada się na lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem we wszystkich jego obszarach. Istnieją różne rozwiązania w zakresie tego typu oprogramowania – jednymi z nich są platformy low-code do zarządzania procesami biznesowymi.

Jak technologia low-code usprawnia workflow?

Dzięki platformom low-code można szybko i łatwo zbudować workflow dokumentów, informacji czy zadań – bez potrzeby kodowania. Platformy low-code znacząco przyspieszają tworzenie i realizację przepływów pracy.

Technologia low-code pozwala na ograniczenie do minimum koniecznego wsparcia ze strony działu IT w zakresie wdrożenia i utrzymania oprogramowania. Użytkownicy mają dostęp do poszczególnych funkcji poprzez intuicyjny, wizualny interfejs. Pozwala to na przyspieszenie automatyzacji, a także angażuje zespoły biznesowe w optymalizację przepływów pracy.

Jak zautomatyzować przepływy pracy w Twojej firmie?

Digitalizacja przepływu pracy powinna rozpocząć się od jasno postawionego celu, a skończyć się na ocenie całego procesu wdrożeniowego. Oto 5 kluczowych etapów, które należy wziąć pod uwagę:

  • Wskaż proces

Należy zidentyfikować proces, który mógłby zyskać na digitalizacji. Warto odpowiedzieć sobie na pytania: „Czy dany proces można zdigitalizować?”, a także „Czy zespół jest gotowy na wdrożenie nowego rozwiązania technologicznego?”.

  • Zdefiniuj cele

Jakie korzyści z automatyzacji procesu chcemy uzyskać? (np. wyższy zwrot z inwestycji, krótszy czas wprowadzenia produktu na rynek, większa efektywność zespołu itp.).

  • Przygotuj zespół

Sukces wdrożenia przepływu pracy zależy w głównej mierze od chęci jej użytkowników. Warto na każdym etapie informować odbiorców procesów o korzyściach płynących z wdrożenia automatyzacji i zachęcać ich do wyrażania swoich opinii.

  • Wybierz odpowiednie narzędzie
  • Zaprojektuj workflow

Stwórz przepływ pracy w wybranym narzędziu i przypisz uprawnienia oraz reguły dla każdego użytkownika.

  • Monitoruj KPI i ROI

Gdy cel został osiągnięty, należy dokonać oceny projektu. Warto w tym zakresie korzystać z raportów oraz analiz danych. 

 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia, o którym mowa w artykule?

Najnowsze tematy

WSPÓŁPRACA

Blogi tematyczne

Prawo konsumenckie 2021
Blog prawa e-commerce
Prawo konsumenckie
Poradnik: wszystko o zgodzie RODO i obowiązkach informacyjnych RODO
Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!