Bezpieczeństwo danych osobowych w czasie telekonferencji

Dla wielu osób udział w wideokonferencjach stał się już rutyną. Spotkania, negocjacje, prezentacje, rozmowy rekrutacyjne, czy szkolenia przeniosły się na dobre do sieci, a trwająca pandemia tylko przyspieszyła ten proces. W tej nowej rzeczywistości warto pomyśleć o swoim bezpieczeństwie, m.in. danych osobowych w czasie telekonferencji.

Bezpieczeństwo danych osobowych w czasie telekonferencji
  • Martyna Kowalska
  • /
  • 29 kwietnia 2021

Dane osobowe w trakcie wideokonferencji

Coś, co jeszcze 10-15 lat temu wydawało się czystą futurologią, dziś staje się absolutną rzeczywistością. Pracując zdalnie, możemy nie tylko rozmawiać, wykorzystując technologie przesyłu głosu i obrazu, ale także (w tym samym czasie) przesyłać setki megabajtów danych. Coś, co usprawnia pracę oraz sprawia, że możemy wykonywać swoje obowiązki tam, gdzie w danym momencie się znajdujemy, może jednak uśpić czujność i sprawić, że w ferworze spotkania z nowoczesną technologią popełnimy błędy, które mogą nas dużo kosztować.

Urząd Ochrony Danych Osobowych już na początku pandemicznego boomu na pracę zdalną przekazał zalecenia związane z ochroną cennych informacji na temat nas samych oraz naszych współpracowników czy kontrahentów.

W zasadzie niepotrzebna jest tutaj zaawansowana wiedza technologiczna. W wielu przypadkach przyda się po prostu zdrowy rozsądek. Musimy mieć świadomość, że komunikatory oprócz wizerunku, czy głosu, często przesyłają szereg danych, które mogą zostać zapisane gdzieś na serwerze twórcy aplikacji, który potem będzie mógł je przetwarzać. Przykład? Kiedy instalujemy jakikolwiek program na naszym smartfonie, czy tablecie, spójrzmy jakie dajemy mu uprawnienia. Również komunikatory mogą nas poprosić o dostęp do naszych kontaktów, geolokalizacji czy innych bardzo wrażliwych danych. Miejmy nad tym kontrolę i w odpowiednim momencie powiedzmy „stop”. Jeśli jakaś aplikacja wzbudzi nasze podejrzenia, skorzystamy z innej, bardziej wiarygodnej.

Czy wideokonferencja się nagrywa?

Pytanie „czy to się nagrywa?” nie jest pytaniem, jak twierdzą niektórzy, bezzasadnym. Zawsze powinniśmy być poinformowani o tym, czy przebieg telekonferencji w jakikolwiek sposób jest rejestrowany. Pamiętajmy, nigdy nie musimy godzić się na takie rozwiązanie.

Możemy naszą zgodę uzależnić też od bardziej precyzyjnych informacji np. gdzie i w jakim celu rozmowa jest nagrywana, a także, przez jaki czas i przez kogo będzie ona archiwizowana. To powinno wystarczyć, żeby mieć pewność co do zamiarów drugiej strony. Pamiętajmy. Odpowiedź na te pytania jest wiążąca. Czyli, jeśli zaznaczymy, że wyrażamy zgodę na nagrywanie pod warunkiem, że treść nie będzie wykorzystywana na żadnym publicznym polu eksploatacji np. w serwisie wideo, jest to wiążące zobowiązanie dla drugiej strony dyskusji.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Kiedy wideokonferencja jest bezpieczna?

Po pierwsze nie wybierajmy dróg na skróty, lub nie korzystajmy z linków z niepewnych źródeł. W przypadku urządzeń typu smartfon czy tablet instalujmy aplikacje wyłącznie z oficjalnych sklepów. Jest na tyle propozycji, by wybrać idealne narzędzie dla obu stron rozmów.

Można też korzystać ze sprawdzonych rozwiązań webowych, czyli działających na bazie przeglądarki internetowej, a nie osobnych programów instalowanych na naszym komputerze czy innym urządzeniu.

Dla własnego bezpieczeństwa warto się upewnić, czy inne osoby, nie mają w danej chwili dostępu do naszego ekranu. Jeśli nie wiemy, jak to sprawdzić, lub nie mamy co do tego pewności, dla bezpieczeństwa zamknijmy wszelkie foldery, dokumenty czy strony, które mamy aktualnie włączone, tak aby żaden z rozmówców nie zobaczył ich np. w momencie, w którym będziemy musieli udostępnić ekran np. by pokazać prezentację.

Zachowanie w czasie telekonferencji

Paradoksalnie jest wiele drobnych rzeczy, które mogą sprawić, że nasze bezpieczeństwo będzie większe. Jeśli bierzemy udział w oficjalnym spotkaniu, użyjmy jako loginu naszego maila służbowego. W każdym innym przypadku postawmy na pseudonim. Doświadczenie pokazuje, że warto, na ile jest to możliwe, ukrywać bardziej szczegółowe informacje o sobie, szczególnie jeśli z kimś kontaktujemy się wirtualnie po raz pierwszy czy drugi w życiu.

Po wtóre, nie korzystajmy z tych samych haseł, jakie zabezpieczają naszą pocztę czy konto firmowe. Wymyślmy inne, które będzie się różniło od zwykle używanego choć 3 znakami. W przypadku spotkań służbowych używajmy VPN, a poufne rozmowy przenieśmy z funkcji „chat” na maila.

Wyłączanie kamery i mikrofonu w trakcie telekonferencji

Pamiętajmy, za każdym razem kiedy bierzemy udział w wirtualnym spotkaniu, włączajmy kamerę i mikrofon tylko wtedy kiedy jest to konieczne. Będziemy czuć się po prostu swobodniej. Nikomu nie życzymy „wrażeń” jakie stały się udziałem bohaterów niektórych wiralowych filmów na youtubie, gdzie w tle uczestnika konferencji przechodziła partnerka w szlafroku, lub do pokoju weszły hałasujące dzieci.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej
Jak właściwie ustawić monitor w pracy?
zdrowie

Jak właściwie ustawić monitor w pracy?

Osoby, które na stałe pracują z tekstem lub po prostu spędzają dużo czasu przy pracy w biurze, powinny położyć szczególnie duży nacisk na właściwe ustawienie monitora. Na jakie elementy warto...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!