Bezpieczne dokumenty w firmie: co trzeba wiedzieć?

Dlaczego firmowe dokumenty muszą być zabezpieczone?

Można powiedzieć, że leży to w gestii działalności gospodarczych. Jeśli właściciel firmy podejdzie do tej kwestii w sposób lekceważący, to w rękach osób niepowołanych mogą znaleźć się informacje, które uważaliśmy za tajne, a na dodatek takie, które zapewniają nam przewagę nad konkurencją.

Może to być na przykład nasz własny proces zarządzania kontem klienta czy know-how z konkretnej branży, dzięki której udało nam się zaoszczędzić sporo pieniędzy na kosztach produkcji złączek przy jednoczesnym utrzymaniu najwyższej jakości produktu końcowego.

Kolejną kwestią, której nie wolno bagatelizować jest oczywiście rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Jeśli firmowe dokumenty nie będą we właściwy sposób przechowywane (co wprost narzuca na nas rozporządzenie) to narażamy się na bardzo wysokie grzywny, które mogą być liczone nawet w milionach złotych.

Zawsze warto wskazać też na szeroko rozumianą kulturę pracy w firmie. Jeśli w naszej działalności każdy będzie mieć dostęp do ważnych danych, to mogą wyciec na przykład informacje o wartości umów z partnerami biznesowymi. W takiej sytuacji wystarczy, że jeden z pracowników dojdzie do wniosku, że więcej zarobi, gdy założy własną firmę i przeciągnie kilku naszych klientów do siebie. 

Pokazuje to dość wyraźnie, że firmowe dokumenty to mienie, o które warto dbać. Co więcej, nie może to być tylko troska „okazyjna”, czyli zainteresowanie się tą sprawą, dopiero gdy zaczniemy podejrzewać wyciek danych. Kluczem jest cykliczny audyt bezpieczeństwa gromadzonych w firmie danych.

Jak gromadzić i przechowywać dokumenty?

RODO udziela tutaj bardzo ogólnych wytycznych, wedle których musimy dochować najwyższych możliwych standardów. W praktyce oznacza to, że nie wystarczy tylko schować dokumentów do pierwszej lepszej szafy w firmie, na przykład takiej, gdzie leżą też ogólnodostępne katalogi reklamowe.

Anty ransomware dla firm. Jak zabezpieczyć się przed atakiem hakerskim?Anna Malinowska

Dokumentacja powinna być zabezpieczona w jak najlepszy sposób. Pozwala to stwierdzić, że firmy, które chcą mieć możliwie jak najwyższy stopień bezpieczeństwa danych, powinny wydzielić odpowiednie pomieszczenie, do którego dostęp będą mieć tylko wybrane osoby, a same dokumenty powinny być przechowywane w zamkniętych, wzmocnionych szafach.

Inne sposoby dbania o dokumenty w firmie

Nie każda działalność ma miejsce oraz środki, by w odpowiedni sposób przechowywać ważne dokumenty. W takiej sytuacji warto pomyśleć o ofercie firm pośredniczących, czyli takich, które w zamian za stałą, comiesięczną opłatę, przechowają za nas wszystkie dokumenty.

Wybierając taką ofertę, koniecznie upewnijmy się, czy podmiot, z jakim chcemy współpracować, spełnia najważniejsze standardy poświadczające bezpieczeństwo. W razie ewentualnej utraty danych, taki dokument może mieć dla naszej firmy kluczowe znaczenie.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.