Co to jest księga wejść i wyjść?

W wielu firmach zdarza się, że pracownicy muszą spędzić określoną część dnia roboczego poza siedzibą firmy. Stwarza to pole do nadużyć. Pracodawca może bronić się przed takimi praktykami, wprowadzając księgę wejść i wyjść służbowych. Czym jest taka księga?

Co to jest księga wejść i wyjść?
  • Michał Górecki
  • /
  • 15 marca 2021

Czym jest księga wejść i wyjść służbowych?

Towarzyszy nam ona od wielu dekad. Była ona stosowana już w czasach PRL-u, co dość dobrze pokazuje, że to rozwiązanie ma już na rynku całkiem długi staż. Początkowo korzystały z niej zwłaszcza firmy z sektora tak zwanej budżetówki, czyli na przykład urzędy gmin czy szkoły.

Idea, która przyświecała książce wyjść, była bardzo prosta. Jednocześnie chroniła ona pracownika oraz przełożonego przed konsekwencjami, jakie mogłoby mieć na przykład odniesienie wypadku podczas takiego wyjścia, kiedy — z formalnego punktu widzenia — pracownik przebywałby poza firmą.

W polskim prawie istnieje bardzo wąska granica między przyznaniem odszkodowania za zadania wykonywane w trakcie pracy a w czasie wolnym. Gdyby pracodawca poprosił pracownika, by ten na przykład nadał jakieś dokumenty na poczcie, ten spełniłby prośbę, ale uległ wypadkowi bez wpisania go do księgi wejść i wyjść, to kwestia odszkodowania byłaby — delikatnie mówiąc — problematyczna.

Księga wejść i wyjść a ochrona interesów firmy

 Kolejnym aspektem, który odgrywa duże znaczenie przy prowadzeniu księgi wejść i wyjść w firmie jest weryfikacja jakości pracy pracowników. Odgrywa to duże znaczenie na przykład w sytuacji, gdy gmina zatrudnia gońców, którzy mają szybko dostarczać polecone przesyłki mieszkańcom.

Im więcej takich dokumentów w krótkim czasie dostarczy goniec, tym więcej spraw urzędowych będzie miało nadanych bieg prawny. Jak sprawdzić, czy aby w tym czasie osoba zatrudniona do dostarczania korespondencji nie robi sobie długich wycieczek lub nie załatwia swoich prywatnych spraw?

Jest kilka skutecznych metod, jednak najprostszą, a zarazem najtańszą z nich jest wprowadzenie księgi wejść i wyjść. W ten sposób można prześledzić, który pracownik ile czasu spędził poza firmą i ile dokumentów w tym czasie dostarczył. Jeśli wynik mocno odstaje od tego, co wykonała reszta załogi, to może stanowić to pewną poszlakę, by przyjrzeć się takiej osobie uważniej.

W firmach prywatnych księga wejść-wyjść działa dokładnie w ten sam sposób. Sprawdzi się na przykład w sytuacji, gdy firma ma w innych — oddalonych od siebie budynkach — dział biurowy i sklep. Jeśli pracownik na zbyt długo „znika” z dokumentami, które ma donieść na biuro, to może to wzbudzić uzasadnione podejrzenia szefa. 

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

 Księga wejść i wyjść a RODO

Mimo obaw wielu firm wykazano, że w erze rozporządzenia RODO wciąż można stosować księgę wejść i wyjść, jednak trzeba spełnić kilka konkretnych przesłanek. Kluczową jest ich odpowiednie przechowywanie. Dokument powinien być dostępny tylko przez osoby do tego uprawnione, a czas przetwarzania nie powinien być dłuższy, niż jest to niezbędne do wypełnienia założonego celu, a więc w tym przypadku, kontroli czasu pracy pracowników.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!