Czy mogę samodzielnie zutylizować dokumenty firmowe?

• Martyna Kowalska
• /
• 3 marca 2021

Czy można samodzielnie zutylizować dokumenty firmowe? To zależy

Do bezpieczeństwa firmowych danych można podejść na wiele różnych sposobów. Z jednej strony firmy muszą działać w oparciu o wytyczne RODO lub na podstawie wewnętrznych audytów bezpieczeństwa, które mogą na przykład precyzyjnie określać konkretne stanowiska osób, które mają przywilej niszczenia dokumentacji firmowej.

Z drugiej strony nie sposób zapomnieć o tym, że wiele różnych przepisów dotyczących utylizacji dokumentów odnajdziemy też w przepisach prawa podatkowego czy w przepisach księgowych. Liczba aktów prawnych, jakie dotyczą przechowywania dokumentów w firmie, jest zresztą bardzo duża.

Zasadnym jest więc pytanie nie o to, kto może utylizować dokumenty, ale raczej kiedy może to robić. Jeśli nasza działalność zostanie poddana kontroli podatkowej i nagle okaże się, że zbyt szybko zniszczyliśmy jakąś część dokumentacji, to możemy zostać ukarani grzywną, co reguluje artykuł 83 kodeksu karnego skarbowego.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Nie ma na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi. Można pokusić się o odpowiedź „to zależy”. Jeśli mowa o dokumentach skarbowych, to przedawnienie następuje po pięciu latach, jednak licząc od końca roku kalendarzowego, kiedy upłynął termin płatności podatku.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać też o tym, że przez taki sam czas — a więc przez pięć lat — mają oni obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych. Karty wynagrodzeń muszą być zachowane przez okres nie krótszy niż pięć lat. Szczególną uwagę warto zwrócić uwagę na słowa „nie krótszy niż”.

Warto wskazać też na to, że prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przez rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji przechowywać i takie dokumenty. Przez pięć lat przechowuje się jeszcze między innymi dane z inwentaryzacji.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Jak utylizować dokumenty firmowe?

Warto zapatrywać się na normę DIN 32757. Wiele zależy od tego, z jakimi dokumentami mamy do czynienia. Wymieniona wyżej norma ma aż pięć poziomów bezpieczeństwa. Jeśli trzeba zutylizować dokumenty poufne, to papier powinien być cięty na paski o szerokości mniejszej niż 2 mm. Dokumenty ogólnego użytku mogą mieć paski o szerokości wynoszącej maksymalnie 12 mm, a dokumenty ściśle tajne: 0,8 milimetra.

Warto trzymać się tych wytycznych, bo umożliwienie dostępu do danych nieuprawnionych może być zagrożone grzywną, a nawet karą ograniczenia lub pozbawienia wolności do dwóch lat włącznie. Firmy narażają się też wtedy na kary od UODO, które — delikatnie mówiąc — mogą być znaczące.

Pamiętajmy też o tym, że jeśli dane będą zutylizowane w zły sposób, to narażamy się na problemy związane z przepisami, jakie wprowadziło RODO. Pozwala to stwierdzić, że samodzielna utylizacja dokumentacji — owszem — jest możliwa, jednak ze względu na wiele obostrzeń, lepiej zdać się na profesjonalistów.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.