Jak przechowywać dokumenty? Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę

Dlaczego bezpieczeństwo dokumentów jest tak ważne?

Przede wszystkim dlatego, że pomaga nam wypełniać przesłanki płynące z RODO. Gdyby zdarzyła się sytuacja, kiedy na skutek naszych zaniedbań czyjeś dane prywatne (imię, nazwisko, adres, numer telefonu) wyciekły do sieci, to narażamy się na bardzo poważne konsekwencje. Zarówno w ujęciu prawnym, jak i finansowym. 

Kolejna kwestia, która odgrywa tutaj bardzo dużą rolę, to ochrona tajemnicy firmy. Może być nią na przykład rozpisany proces, który zapewnia nam przewagę nad konkurencją, która działa w tym samym lub w podobnym obszarze rynku. 

Wreszcie, ważną rolę odgrywa też wypełnienie obowiązków, jakie narzuca na nas prawo — zarówno polskie, jak i europejskie. Pamiętajmy o tym, że dokumentem firmowym jest też zrealizowana faktura czy gwarancja na dane urządzenie. 

Jeśli nie będziemy trzymać porządku w dokumentacji firmy, to w razie kontroli ze strony urzędu skarbowego lub innej uprawnionej do tego instytucji, naraża nas to na pewne problemy. Warto pamiętać też o tym, że dokumentów księgowych nie możemy pozbyć się w dowolnej chwili. Czasem muszą być one przechowywane nawet przez 10 lat. 

Jak zadbać o bezpieczeństwo tradycyjnych dokumentów w firmie?

Musimy zapewnić im odpowiednie warunki przechowywania. Oznacza to, że papierowa dokumentacja wchodząca w mienie naszej działalności gospodarczej musi być chroniona od szkodliwych warunków, na przykład od wilgoci czy miejsc zbyt suchych, które sprawiają, że druk szybko znika.

Fałszywe e-mailami z rozliczeniem za oprogramowanie antywirusoweJan Wróblewski

Dostęp do zgromadzonych w ten sposób informacji raczej nie powinien być powszechny. O wiele lepiej wyznaczyć na przykład jedną lub dwie osoby, które będą zarządzać gromadzoną w wersji papierowej, dokumentacją. Pozwoli to uniknąć chaosu. 

Firmy powinny wypracować też politykę wypożyczania oraz zwrotów takich danych. Jeśli na przykład dział kadr musi zapoznać się z przechowywanymi w archiwum dokumentami o pracowniku, to na specjalnym formularzu, który zaakceptuje przełożony, powinny znaleźć się kluczowe dane: data, powód zapoznania się z informacjami, data zwrotu i podpis.

Jak dbać o bezpieczeństwo danych cyfrowych?

Dużą różnicę może zrobić odpowiednio zabezpieczona chmura danych. Warto upewnić się, że pliki, jakie tam umieszczamy, mają też swoją kopię lustrzaną, na przykład na dysku zewnętrznym. Zawsze warto na poważnie zainteresować się też szyfrowaniem takich danych. Choćby w standardzie AES. 

Tak samo jak w kwestii tradycyjnych dokumentów, tak i tutaj zaleca się ograniczenie liczby osób, które mają dostęp do plików do absolutnego minimum. Dla bezpieczeństwa firmy warto też wyłączyć takim plikom uprawnienia do edytowania oraz pobierania przez osoby do tego nieuprawnione. Można w tym celu skonwertować dane na przykład do formatu RTF lub PDF.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.