Jak przygotować bazę danych klientów?

Stworzenie profesjonalnej, zgodnej ze wszystkimi obowiązującymi w Polsce i w Europie, normami prawnymi, bazy leadów (czyli klientów) to wyzwanie, przed którym stoi wiele firm z różnych obszarów rynku. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

Jak przygotować bazę danych klientów?
  • Michał Górecki
  • /
  • 30 kwietnia 2021

Baza danych o klientach a RODO

To absolutnie nadrzędny akt prawny, który musi być fundamentem każdej cenionej bazy danych o klientach. To nie opcja, a obowiązek i warto położyć na te słowa ogromny nacisk. RODO wprowadziło także i do polskiego prawa nadrzędność ochrony interesu klienta ponad interes firm, przynajmniej w pewnych obszarach.

Klient ma prawo do usunięcia swoich danych, do wystąpienia z prośbą o ich ujawnienie (by mógł się z nimi zapoznać), a także do zaniechania przetwarzania. Na każdym etapie działania firmy muszą być spójne i transparentne. 

Musimy więc wiedzieć, jakie dane gromadzimy, w oparciu o jakie wolumeny oraz jak długo je przechowujemy i jaka jest tego podstawa prawna. Jeśli nie ma takiej intencji, by na przykład przez długi czas gromadzić dane wrażliwe, w tym adres czy numer telefonu, to na wniosek strony UODO może skontrolować naszą firmę.

Kluczową rolę odgrywa też bezpieczeństwo. Jeśli baza z takimi danymi o charakterze wrażliwym wycieknie do sieci, to Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć na firmę karę, której wysokość będzie liczona w milionach złotych. W Polsce zapadały już takie wyroki. Pamiętajmy: RODO to fundament każdej bazy danych.

Ustalmy, jakie dane chcemy przechowywać

Nie musimy dysponować jak najszerszą wiedzą o naszych klientach. Priorytet powinna odgrywać ta wiedza, która przekuwa się na realne działania sprzedażowe. Warto zwrócić uwagę na to, że do danych finansowych i teleadresowych coraz częściej dołączają też dane osobowościowe.

Dziś gromadzimy zwykle dane podstawowe, czyli wiek, adres, numer telefonu. Często sięgamy też po informacje o zarobkach lub źródle dochodu, zwłaszcza jeśli działamy na przykład w obszarze pożyczek czy leasingu. Z zachodu dotarł do nas trend gromadzenia danych o charakterze i o zainteresowaniach.

Póki co te cechy są gromadzone zwykle o pracownikach wyższego szczebla, ale należy spodziewać się ich dalszej popularyzacji. Jaki jest sens ich gromadzenia? Wiedząc, jakie są zainteresowania partnera biznesowego, który zostawia u nas sporo pieniędzy, można łatwiej kupić mu personalizowany prezent na święta lub urodziny. To zaś przekuwa się na budowanie lepszej relacji biznesowej.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Dobra baza danych a informacje o problemach

Warto wiedzieć o tym, że w bazie danych powinny znajdować się wszystkie użyteczne dane z punktu widzenia firmy, w tym także te o ewentualnych problemach, na przykład dotyczących płatności w terminie za określone dobra czy wykonane usługi.

Przechowywanie takich informacji wpływa na ochronę naszego biznesu. Jeśli klient kilka razy z rzędu zalegał z płatnościami, możemy w oparciu o te informacje wcześniej zażądać od niego płatności z góry. Pozwoli nam to zachować płynność finansową i uchroni przed zbędnym ryzykiem.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!