Jak przygotować się do kontroli inspekcji pracy?

• Michał Górecki
• /
• 31 marca 2021

Jak dobrze przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

W wielu branżach panuje mylne przekonanie o tym, że do kontroli na pewno zdążymy się przygotować, bo przecież PIP zawsze wcześniej musi umówić się na wizytę w firmie w terminie, jaki będzie odpowiadał szefowi oraz wyznaczonemu urzędowo kontrolerowi. Jest to mit.

W rzeczywistości inspektor PIP może przeprowadzić kontrolę nie dość, że dowolnego dnia, to jeszcze o każdej porze dnia i nocy. Należy pamiętać o tym, że pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy, jako urzędnicy przebywający na służbie, mogą zażądać od właścicieli firm bardzo szczegółowej dokumentacji.

Praktyka wielu firm pokazuje, że podczas kontroli bardzo często dochodzi do przeglądania dokumentacji pracowniczej oraz na sprawdzeniu zgodności stanowisk pracy z obowiązującymi przepisami. Warto upewnić się, że dysponujemy precyzyjną dokumentacją kluczowych obszarów działalności.

Zdecydowanie warto sprawdzić, czy wszyscy pracownicy mają ważne badania okresowe oraz, czy aby na pewno nie zalegamy z wypłatami oraz, czy dobrze rozliczyliśmy urlopy i wszystko się zgadza: zarówno wnioski urlopowe jak i rozliczenia tego czasu w ujęciu miesięcznym, kwartalnym i rocznym.

Jakie inne obszary podlegają kontroli PIP-u?

Nie wolno zaniedbywać bezpieczeństwa w miejscu pracy! Zdaniem wielu to właśnie ten obszar wzbudza wiele emocji i bywa przedmiotem dokładnej analizy ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Im szerzej podejdziemy do tej kwestii w firmie, tym lepiej.

Nie wolno zapomnieć o ocenach ryzyka zawodowego, a także o gromadzeniu i stałym aktualizowaniu tych akt, gdzie gromadzimy i przetwarzamy wszystkie procedury, jakie obowiązują w firmie na wypadek różnych zdarzeń. Powinniśmy też umieć wykazać, że wszystkie używane urządzenia i maszyny mają ważne przeglądy techniczne oraz że są homologowane na Unię Europejską lub Polskę.

Jeśli na terenie firmy działa na przykład koparka, to w razie kontroli szef firmy musi wykazać, że sprzęt spełnia wszystkie niezbędne dopuszczenia, ale i przeglądy techniczne oraz że był na bieżąco konserwowany i jego stan techniczny nie stanowi zagrożenia dla pracowników.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Jakie są zasady kontroli PIP w czasach pandemii?

Państwowa Inspekcja Pracy dość szybko wprowadziła tak zwane kontrole zdalne. W dużym skrócie polegają one na tym, że firma przekazuje najważniejsze dokumenty zdalnie. To spore ułatwienie, które wiele firm bardzo docenia.

Warto pamiętać też o tym, że mimo tego, że pozycja inspektora na kontroli jest bardzo mocno umocowana w polskim systemie prawnym, to musi on poruszać się po firmie w taki sposób, by nie zakłócać jej funkcjonowania. Jeśli taka osoba chce wejść do stref o podwyższonym zagrożeniu, to musi stosować się przy tym do panujących w przedsiębiorstwie zasad, a więc na przykład jest zobligowana do założenia odzieży ochronnej, tak samo, jak pracujące tam osoby. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.