Jak ustalić warunki korzystania z auta służbowego do celów prywatnych?

Coraz więcej pracodawców decyduje się na przyciąganie pracowników do swojej firmy, oferując im auto prywatne. To duży atut, ale i spora odpowiedzialność. Zarówno przed pracodawcą, jak i organami państwowymi. Jak ustalić warunki korzystania z pojazdu służbowego do celów prywatnych?

Jak ustalić warunki korzystania z auta służbowego do celów prywatnych?
  • Michał Górecki
  • /
  • 29 kwietnia 2021

Czy pracodawca może przekazać pracownikowi auto do użytku niesłużbowego?

Jak najbardziej, może. W sumie jest to tylko jego decyzja. Zakres takiego użyczenia pojazdu to kwestia, jaką przełożony musi samodzielnie ustalić z osobą, która ma w ten sposób użytkować samochód. Czasem władze firmy nie stawiają żadnych limitów, jednak zdarzają się też zgoła odmienne sytuacje.

Dość powszechną praktyką jest wyrażenie zgody na dowolne użytkowanie pojazdów po godzinach pracy oraz w dni wolne, wliczając w to weekendy, jednak do określonego limitu kilometrów. Często pracownik przejmuje też na sobie obowiązek dbania o taki pojazd.

Pamiętajmy, że auto utrzymane w czystości to nie tylko opcja, ale wręcz obowiązek firmy. Zwłaszcza jeśli mówimy o pojeździe, z którego w pracy korzystamy na przykład jako sprzedawca lub przedstawiciel handlowy. W tych zawodach wciąż żywa jest zasada: jak Cię widzą, tak Cię piszą.

Samochód służbowy używany poza firmą a składki

Zakład Ubezpieczeń Społecznych — zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem — może zażądać od firmy opłacenia właściwej składki ubezpieczeniowej. Wysokość świadczenia wlicza się do innych przychodów, jakie udało się osiągnąć osobie zatrudnionej.

Pamiętajmy o tym, że obliczenie wartości takiego udzielenia samochodu bezpłatnie — a więc formy świadczenia — oblicza pracodawca. Do uzyskanej kwoty doliczana jest obowiązkowa składka ZUS, którą pokrywa pracownik oraz jego szef, pracodawca.

Od czego zależy wysokość ryczałtu? Głównym parametrem jest pojemność silnika i liczba dni użytkowania samochodu. Jeśli pojazd ma silnik o pojemności do 1600 cm3, to ustalono go na poziomie 250 złotych. Auta o większym litrażu obłożone są opłatą wynoszącą 400 złotych.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Ile kilometrów miesięcznie mogę przejechać autem służbowym po pracy?

Jest to zależne tylko od tego, w jaki sposób dogadamy się z szefem. Warto pamiętać też o tym, że ilość kilometrów, jakie pokonamy w ten sposób, nie wpływa na wysokość opłat, jakie musimy uiścić dla państwa. Jest to jeden z dość często powielanych mitów.

Świadczenie oblicza się za każdy dzień wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot. Dystans, jaki pokonujemy, nie ma na to absolutnie żadnego wpływu. Pracodawca zobowiązany jest do opłacenia ubezpieczenia za pojazd, zapewnienie i opłacenie przeglądów okresowych, a także opłacenie bieżących napraw.

Zwykle to na firmie będącej właścicielem pojazdu spoczywają też takie wydatki, jak koszt wymiany opon czy zakup nowych materiałów o charakterze eksploatacyjnym, które przecież naturalnie zużywają się w czasie jazdy. Trudno byłoby dowodzić, że dany element zużył się właśnie wtedy, kiedy pracownik użytkował samochód do celów prywatnych.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!