Jak zarządzać bazą firmowych adresów e-mail?

• Mikołaj Frączak
• /
• 24 czerwca 2021

Czy w adresach e-mail firmy warto stawiać na nazewnictwo imienne?

Zdania na ten temat są bardzo mocno podzielone. Wiele osób twierdzi, że tak, bo buduje to w kliencie pewnego rodzaju poczucie bliskości między nim a pracownikiem. Możemy zwracać się do niego po imieniu, co skraca dystans i sprawia, że nasza działalność zaczyna być dla klienta tożsama ze znajomością z konkretną osobą, która zawsze chętnie pomoże.

Z drugiej jednak strony powinniśmy pamiętać o tym, że sporo nowych zasad wprowadziło w życie rozporządzenie RODO. Instytucje i firmy, które chcą w jak najszerszym stopniu wypełnić przesłanki wynikające z rozporządzenia, powinny zmienić model nazewnictwa kont. W jaki sposób?

Na pewno warto zastanowić się nad tworzeniem skrzynek e-mail przypisanych do konkretnego działu. Nic nie stoi na przeszkodzie, by nazwać konto na przykład jako handel@, a nie przypisywać je do konkretnego pracownika po imieniu i nazwisku. 

Mimo tego, że taka decyzja może budzić pewne obawy, to z podobnym schematem spotykamy się już w świecie biznesu coraz częściej. Wiele wskazuje na to, że — za sprawą działalności z Europy Zachodniej — już niebawem właśnie tak będzie w Polsce wyglądał domyślny schemat adresów e-mail.

Pamiętajmy też o tym, że na skutek różnych zawirowań, może dojść do sytuacji, kiedy pracownik (do którego przypisany jest imienny adres) zostanie zwolniony lub sam zrezygnuje z pracy w naszej firmie. Stwarza to problem natury logistycznej. Nawet jeśli jego konto przejmie ktoś inny, to — z formalnego punktu widzenia — adres będzie nieaktualny.

Poczta e-mail dla biznesu od dhosting.plRafał Stępniewski

Złe praktyki w zarządzaniu adresami e-mail w firmie

Na pewno warto wskazać na brak poczty firmowej, a co za tym idzie, na korespondowanie w sprawach biznesowych z prywatnej poczty. To bardzo zły model, który nie powinien przytrafić się w żadnej instytucji ani działalności gospodarczej. Stwarza to ogromne ryzyko dla wycieku danych. 

Jak sprawdzić, czy nasze dane osobowe wyciekły?Jan Wróblewski

Wiele firm ma też tendencje do tworzenia długich, trudnych w pisowni adresów, które wykorzystują na przykład dolny podkreślnik. Pamiętajmy o tym, że coraz więcej osób wysyła wiadomości e-mail ze smartfonów, a odnalezienie podkreślnika w zakładce znaków specjalnych może zniechęcić wiele osób do kontaktu z nami.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Poinformuj swoich klientów o polityce bezpieczeństwa firmy

Pamiętajmy też o tym, że zgodnie z RODO, musimy wypełnić tak zwany obowiązek informacyjny. Wystarczy link z opisem zasad przetwarzania danych, jednak zawsze powinien on znajdować się w stopce. To ważna zasada. 

Stopka to także doskonałe miejsce darmowej reklamy. Możemy pochwalić się tam na przykład posiadanym certyfikatem ISO lub procentowym zadowoleniem klientów czy nowymi produktami w portfolio naszej działalności gospodarczej. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.