Jak zarządzać bazą firmowych adresów e-mail?

Poczta elektroniczna jest z nami już od niemal trzydziestu lat i nic nie wskazuje na to, by niebawem miała zostać wyparta przez jakąś inną usługę. Mimo swojej ogromnej elastyczności, komunikatory internetowe nie zdołają raczej być dla niej sensowną alternatywą. Jak zarządzać firmowymi adresami e-mail?

Jak zarządzać bazą firmowych adresów e-mail?
  • Mikołaj Frączak
  • /
  • 24 czerwca 2021

Czy w adresach e-mail firmy warto stawiać na nazewnictwo imienne?

Zdania na ten temat są bardzo mocno podzielone. Wiele osób twierdzi, że tak, bo buduje to w kliencie pewnego rodzaju poczucie bliskości między nim a pracownikiem. Możemy zwracać się do niego po imieniu, co skraca dystans i sprawia, że nasza działalność zaczyna być dla klienta tożsama ze znajomością z konkretną osobą, która zawsze chętnie pomoże.

Z drugiej jednak strony powinniśmy pamiętać o tym, że sporo nowych zasad wprowadziło w życie rozporządzenie RODO. Instytucje i firmy, które chcą w jak najszerszym stopniu wypełnić przesłanki wynikające z rozporządzenia, powinny zmienić model nazewnictwa kont. W jaki sposób?

Na pewno warto zastanowić się nad tworzeniem skrzynek e-mail przypisanych do konkretnego działu. Nic nie stoi na przeszkodzie, by nazwać konto na przykład jako [email protected], a nie przypisywać je do konkretnego pracownika po imieniu i nazwisku. 

Mimo tego, że taka decyzja może budzić pewne obawy, to z podobnym schematem spotykamy się już w świecie biznesu coraz częściej. Wiele wskazuje na to, że — za sprawą działalności z Europy Zachodniej — już niebawem właśnie tak będzie w Polsce wyglądał domyślny schemat adresów e-mail.

Pamiętajmy też o tym, że na skutek różnych zawirowań, może dojść do sytuacji, kiedy pracownik (do którego przypisany jest imienny adres) zostanie zwolniony lub sam zrezygnuje z pracy w naszej firmie. Stwarza to problem natury logistycznej. Nawet jeśli jego konto przejmie ktoś inny, to — z formalnego punktu widzenia — adres będzie nieaktualny.

Złe praktyki w zarządzaniu adresami e-mail w firmie

Na pewno warto wskazać na brak poczty firmowej, a co za tym idzie, na korespondowanie w sprawach biznesowych z prywatnej poczty. To bardzo zły model, który nie powinien przytrafić się w żadnej instytucji ani działalności gospodarczej. Stwarza to ogromne ryzyko dla wycieku danych. 

Jak sprawdzić, czy nasze dane osobowe wyciekły?Jak sprawdzić, czy nasze dane osobowe wyciekły?Jan Wróblewski

Wiele firm ma też tendencje do tworzenia długich, trudnych w pisowni adresów, które wykorzystują na przykład dolny podkreślnik. Pamiętajmy o tym, że coraz więcej osób wysyła wiadomości e-mail ze smartfonów, a odnalezienie podkreślnika w zakładce znaków specjalnych może zniechęcić wiele osób do kontaktu z nami.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Poinformuj swoich klientów o polityce bezpieczeństwa firmy

Pamiętajmy też o tym, że zgodnie z RODO, musimy wypełnić tak zwany obowiązek informacyjny. Wystarczy link z opisem zasad przetwarzania danych, jednak zawsze powinien on znajdować się w stopce. To ważna zasada. 

Stopka to także doskonałe miejsce darmowej reklamy. Możemy pochwalić się tam na przykład posiadanym certyfikatem ISO lub procentowym zadowoleniem klientów czy nowymi produktami w portfolio naszej działalności gospodarczej. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!