Komunikacja w firmie: jakich błędów nie popełniać?

Jak NIE komunikować się przez internet?

Za sprawą pandemii COVID-19, wiele firm zostało zmuszonych do przejścia na pracę zdalną. To wyzwanie, na które działalności gospodarcze nie były przygotowane, w wyniku czego musiały wyrobić sobie szereg nowych, autorskich schematów działania.

Jednym z kluczowych aspektów okazało się zapewnienie właściwego obiegu dokumentów i komunikacja na odległość. Niestety, ale często popełniano błędy, które znacznie opóźniały cały proces lub skutkowały nieporozumieniami między różnymi działami firmy.

Na pewno nie zaleca się prowadzić oficjalnej komunikacji w działalności gospodarczej z wykorzystaniem prywatnych kont. Zawsze warto podkreślić, że nie chodzi tu tylko i wyłącznie o komunikację e-mail (choć ta oczywiście jest bardzo ważna), ale i o social-media.

W praktyce oznacza to, że nie warto prowadzić komunikacji z klientem na przykład przez komunikator, gdzie logujemy się swoim prywatnym kontem, na przykład przez Messengera. To bardzo ważna kwestia, o której wiele firm zapomina.

W tym samym gronie można wskazać na komunikację z wykorzystaniem telefonu (a co za tym idzie także i wiadomości tekstowych) jakie wysyłamy z prywatnego numeru. Nie tylko utrudnia to odzyskanie ewentualnej komunikacji w razie sporu między podmiotami, ale też stawia pod dużym znakiem zapytania zgodność z zasadami RODO.

Złe praktyki w komunikacji przy projektach

Pandemia COVID-19 nauczyła nas pracy z aplikacjami do zarządzania projektami. Na rynku można znaleźć wiele świetnych, darmowych narzędzi tego typu, dzięki którym funkcjonowanie firmy podczas kolejnej fali zachorowań lub podczas pracy hybrydowej będzie o wiele prostsze, łatwiejsze.

Jak uniknąć zagrożeń cybernetycznych ze strony pracowników zdalnych?Jan Wróblewski

Aby jeszcze bardziej ułatwić ten proces wszystkim zatrudnionym w firmie, powinniśmy stosować się do szeregu prostych reguł. Bardzo ważną rolę odgrywa na przykład odpowiednie oznaczanie użytkowników, z jakimi współdzielimy proces.

Powinniśmy też zwrócić szczególną uwagę na to, by przenosić poszczególne taki (czyli zadania) między tablicami. Nie powinno dochodzić do sytuacji, kiedy realizujemy zadanie, a nasz przełożony nie wie o tym, bo nie przenieśliśmy danego zadania do odpowiedniej kolumny (na przykład: „W toku”).

Komunikacja wewnątrz firmy: na co uważać?

Konieczność widocalli wymusiła na wielu firmach pracę z zupełnie nowymi aplikacjami, o których istnieniu podmioty gospodarcze często nie miały nawet pojęcia. Powinniśmy upewnić się, że nasz pokój rozmów jest zabezpieczony i nie ma statusu publicznego.

Na pewno nie wyjdziemy na poważną firmę, jeśli w trakcie rozmowy z potencjalnym klientem do naszego pokoju na chacie nagle zaczną dołączać anonimowi użytkownicy spoza firmy. Warto postawić na uwierzytelnianie na bazie adresu e-mail. To skuteczny sposób, by komunikacja była nieco lepiej zabezpieczona.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.