Najlepsze oprogramowanie do zarządzania umowami

• Martyna Kowalska
• /
• 20 kwietnia 2021

Automatyzacja procesów w firmach to niezwykle popularny trend, który stale zyskuje na znaczeniu. Trudno się temu dziwić. Ceny oprogramowania maleją, a kolejne działalności szybko zaczynają dostrzegać oszczędności czasu, jakie takie narzędzia pozwalają wygenerować. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania umowami?

Jak działa dobre oprogramowanie do zarządzania umowami?

Poznamy je zwłaszcza po tym, że dzięki niemu możemy zaoszczędzić wiele czasu. Umowy w firmie tylko na pozór mają charakter stały i niezmienny. Wbrew pozorom, jeśli nasza działalność współpracuje z wieloma innymi partnerami biznesowymi, to konieczność aktualizowania dokumentów może pojawić się dość szybko.

Jeśli zmian będzie wymagać tylko jeden czy dwóch kontrahentów, to takie zadanie można wykonać szybko. Co jednak jeśli różne formy zmian w umowach dotyczą dziesiątek czy setek naszych współpracowników biznesowych? Wtedy lepiej mieć zapewnione dobre narzędzie do pomocy.

Oprogramowanie tego typu może też pozwolić naszej firmie na należyte wypełnienie obowiązku informacyjnego. Jeśli działalność przechodzi zmiany organizacyjne, to — z formalnego punktu widzenia — musielibyśmy wysyłać odpowiednie informacje RODO do wszystkich. To czasochłonne zajęcie.

Jeśli mamy dostęp do zdigitalizowanych dokumentów w jednym miejscu, a dodatkowo — dzięki zaawansowanemu oprogramowaniu — mamy też podane wszystkie adresy do wysyłki takich dokumentów, to przez cały proces można przejść szybko i bezboleśnie, bez dezorganizacji w firmie. 

Na te funkcje w oprogramowaniu do zarządzania umowami warto zwrócić uwagę

Na pewno warto upewnić się, czy narzędzie ma wbudowany tryb kalendarza i powiadamiacz. Dlaczego to tak ważne rozwiązania? Jeśli zawieramy umowy na określony czas, to w porę musimy wiedzieć, że termin zakończenia jakiejś współpracy już się zbliża.

To doskonała okazja dla działu handlowego na zarobek. Dlaczego? Klient, z którym w porę się skontaktujemy, na pewno doceni to, że firma o nim pamięta i być może zdecyduje się na zakup dodatkowych usług lub na przedłużenie umowy na dłuższy czas na preferencyjnych warunkach. 

Zysk z takiej transakcji jest obopólny. Firma wciąż będzie mieć związanego umową klienta, który nie odszedł do konkurencji, a klient poczuje się doceniony i utrzyma usługi, z których jest zadowolony. Bez powiadomienia o końcu obowiązywania takiej umowy, które przyjdzie na przykład do kierownika działu na e-maila, byłoby bardzo trudno kontrolować te terminy samodzielnie.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Bezpieczeństwo danych w oprogramowaniu w firmie

Decydując się na zakup oprogramowania do zarządzania umowami, warto poświęcić też odpowiednio dużo czasu jego bezpieczeństwu. Pamiętajmy, że plik z umowami, gdzie gromadzone są ważne dane, może być uznany za bazę danych, a ta — zgodnie z RODO — musi być odpowiednio zabezpieczona.

Po stronie atutów takich narzędzi na pewno można też wymienić możliwość eksportu zabezpieczonych plików do chmury danych. Dzięki temu mamy do nich stały dostęp w każdej sytuacji, kiedy będą nam potrzebne. Wystarczy dostęp do internetu.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.