Oprogramowanie do video konferencji. Jak je wybrać?

Pandemia COVID-19 pokazała, że praca zdalna to świetne i niezwykle użyteczne rozwiązanie, które wielu firmom pozwoliło zachować płynność finansową. Dużą rolę odegrało też oprogramowanie do wideokonferencji. Jak wybrać te najlepsze?

Oprogramowanie do video konferencji. Jak je wybrać?
  • Anna Malinowska
  • /
  • 16 kwietnia 2021

Czym wyróżnia się dobre oprogramowanie do wideokonferencji?

Na pewno warto docenić to, że zdecydowana większość aplikacji tego typu jest w pełni darmowa. Owszem, może zdarzyć się sytuacja, kiedy niektóre dodatkowe funkcjonalności będą wymagały skorzystania z wersji płatnej, jednak — w razie, gdybyśmy nie chcieli płacić — to na rynku jest wiele w pełni darmowych zamienników.

Warto zwrócić też uwagę na to, czy wybrane przez nas oprogramowanie jest multiplatformowe, czyli czy pozwala na jednoczesną komunikację osób, które pracują na przykład na Windowsie z tymi, którzy używają macOS. Pozytywnym akcentem jest to, że większość narzędzi dostępnych na rynku spełnia i ten wymóg.

Dobre oprogramowanie do wideokonferencji nie powinno ograniczać się tylko i wyłącznie do komunikacji w formie okna wideo. Oczywiście, to ona pełni tu wartość nadrzędną, jednak może zdarzyć się sytuacja, kiedy będziemy chcieli wysłać jednemu z użytkowników na przykład plik z ważnymi danymi z firmy. 

Dobrze byłoby, gdyby aplikacja, z jakiej korzystamy, oferowała taką możliwość. Oznacza to dużą oszczędność czasu, bo nie musimy szybko logować się na nasze konto e-mailowe i wysyłać pliku. Warto upewnić się też, czy narzędzie wspiera dźwiękowy (bez transmisji obrazu) i tekstowy model komunikacji. Jeśli jedna ze stron znajduje się akurat w miejscu, gdzie jest gorszy zasięg internetu, to takie rozwiązanie pozwoli tej osobie uczestniczyć w rozmowie.

Bezpieczeństwo danych w telekonferencjach

Bardzo ważną kwestią, na jaką warto poświęcić odpowiednio dużo uwagi, jest cyfrowe bezpieczeństwo danych. Czasem podczas spotkań on-line z kolegami i koleżankami w firmie wymieniamy się wieloma poufnymi danymi, które mogą uchodzić za tajemnice przedsiębiorstwa.

Byłoby więc dobrze, gdyby połączenie było szyfrowane. Powinniśmy upewnić się też, że oprogramowanie do spotkań wideo nie zbiera o nas zbyt wiele danych. Dotyczy to zwłaszcza tych osób, które komunikują się online na przykład z wykorzystaniem smartfonów.

Warto upewnić się też dwa razy, że link do spotkania ma charakter poufny, a sam pokój, jaki tworzymy, nie ma statusu publicznego. Ogranicza to ryzyko udziału w spotkaniu niepożądanych osób. Dobrą praktyką jest też ustanowienie hasła, które będzie znane tylko uczestnikom spotkania. Dodatkowo zwiększa to poziom bezpieczeństwa.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

O czym warto pamiętać przed i po wideocallu?

Jeśli po raz pierwszy uruchamiamy aplikację, jaką na przykład polecił nam zainstalować kolega z pracy lub administrator, upewnijmy się, że jesteśmy słyszani oraz że słyszymy innych uczestników spotkania. Można w tym celu na przykład nawiązać połączenie próbne lub skorzystać z narzędzi diagnostycznych.

Dobrą praktyką jest też upewnienie się, że po zakończeniu wideokonferencji zasłoniliśmy kamerę w komputerze stacjonarnym lub w laptopie, oraz że na pewno się rozłączyliśmy. W ostatnim roku można było obserwować wiele zabawnych wpadek, które skutkowały właśnie tym, że internauci w porę się nie rozłączyli i nie wyszli ze spotkań.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!