Outsourcing kadrowo-płacowy. Jak to działa?

• Michał Górecki
• /
• 15 marca 2021

Jak działa outsourcing kadrowo-płacowy?

 Co do zasady, każda forma outsorcingu polega na przeniesieniu tego zadania na zewnętrznych, wyspecjalizowanych, podwykonawców. Największym atutem tego rozwiązania jest elastyczność oraz unikanie sporej części kosztów, jakie generują osoby zatrudniane w firmie na umowy o pracę.

Czy tego chcemy, czy nie, koszta utrzymania pracownika stale rosną, więc trudno dziwić się temu, że wiele działalności szuka oszczędności, które umożliwią im inwestowanie w kluczowe dla nich obszary działalności przedsiębiorstwa. 

Outsorcing może ograniczać się tylko do naliczania pensji pracownikom. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by wynegocjować z firmą, z której usług chcemy skorzystać zupełnie inny, o wiele szerszy zakres świadczenia usług. Daje to dużą elastyczność. 

Co może wchodzić w skład outsorcingu kadrowo-płacowego?

Firmy często stawiają na kompleksową obsługę. Jeśli usługa ma zastąpić zatrudnioną w miejscu pracy na umowę o pracę księgową, to logiczne jest, że cały zakres jej pracy musi zostać zastąpiony dosłownie z miesiąca na miesiąc, po wygaśnięciu jej umowy o pracę.

I tak warto upewnić się, że w zakres kompetencji naszego podwykonawcy obejmie też przygotowanie wszystkich dokumentów płacowych, w tym pasków, deklaracji PIT czy zaświadczeń o wynagrodzeniu. Warto też dwa razy upewnić się, że firma sporządzi wszystkie odpowiednie deklaracje do skarbówki i do Zakładu Urządzeń Społecznych.

Należy też zatroszczyć się o to, by taka oddelegowana do naszej firmy osoba zajmowała się ewidencją czasu pracy oraz urlopami. Im szerszy zakres kompetencji, tym lepiej. Pamiętajmy też, by w umowie zawrzeć prawo do jej renegocjacji i poszerzenie zakresu pracy podwykonawcy.

Wyciekły w Twojej firmie dane osobowe

możemy Ci pomóc w analizie i zgłoszeniu do UODO

Sprawdź szczegóły

Po czym poznać dobrą firmę zajmującą się outsourcingiem kadrowo-płacowym?

Przede wszystkim po elastyczności i doświadczeniu. Im więcej referencji z różnych źródeł, tym lepiej. Warto też wcześniej przeprowadzić krótki „test” i sprawdzić, czy komunikacja ze wszystkimi ważnymi dla naszego biznesu osobami w firmie outsorcingowej przebiega bez zastrzeżeń. 

Warto też przemyśleć kwestię tego, w jakiej formule taka osoba będzie pracowała. Zwykle jest to zatrudnienie na podstawie pracy zdalnej. Nie będziemy widzieć osób, z którymi pracujemy w swojej firmie, nieraz będą one oddalone od naszego miejsca pracy o wiele kilometrów. 

 Właśnie z tego względu dobrze byłoby przetestować wcześniej elektroniczny obieg dokumentów. W przeciwnym razie dostarczenie firmie outsorcingowej wszystkich niezbędnych danych może być dość czasochłonne i kłopotliwe. Pamiętajmy też o tym, aby zatroszczyć się o zgodność wszystkich podjętych przez nas działań z rozporządzeniem RODO. Jeśli musimy wysłać ważne firmowe dane do podwykonawcy, upewnijmy się, że ten będzie je chronić. 

 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.