Przetwarzanie numeru telefonu. Czy mogę przekazywać numer telefonu pracownika?

Wokół informowania stron trzecich o numerze telefonu pracownika narosło wiele kontrowersji. Część z nich została dodatkowo spotęgowana po wprowadzeniu w życie rozporządzenia RODO. Czy szef może przekazać numer telefonu do osoby zatrudnionej w firmie?

Przetwarzanie numeru telefonu. Czy mogę przekazywać numer telefonu pracownika?
  • Mikołaj Frączak
  • /
  • 20 maja 2021

Czy numer telefonu pracownika w firmie ma charakter jawny?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba rozgraniczyć dwie bardzo ważne kwestie. Wiele zależy od tego, czy mówimy o numerze telefonu o charakterze prywatnym, czy służbowym. Jeśli jest to numer prywatny, czyli taki, który pracownik sobie sam opłaca i korzysta z niego także po godzinach pracy, na przykład kontaktując się z rodziną, to — owszem — mogą pojawić się pewne problemy natury prawnej.

Numer, który zakupiła firma, wciąż jest jej własnością. Uwaga ta dotyczy również telefonu, jaki działalność nabyła — czy to na abonament, czy na leasing dla firm. W tej sytuacji pracownik jest jedynie użytkownikiem, który odpowiada za sprzęt, jaki na potrzeby jego pracy zapewniła mu firma.

Jest to najważniejsza zasada, która wpływa na to, jak możemy zarządzać takim numerem telefonu. Duże znaczenie odgrywa też to, czy pracownik — jeśli chodzi o jego prywatny numer telefonu — zgodził się na umieszczenie go na drukach firmowych, na przykład na wizytówkach, które są rozdawane klientom lub w dziale kontakt na stronie firmy.

Jeśli firma dysponuje taką zgodą, to sytuacja jest zupełnie inna niż wtedy, gdy okazuje się, że właściciel działalności podjął decyzję o udostępnieniu numeru pracownika samodzielnie, bez konsultacji z nim i bez przeanalizowania, czy jest to jego prywatny numer telefonu, czy nie.

Dane kontaktowe w firmie — podstawa prawna

Co w sytuacji, kiedy — na potrzeby rekrutacji — przekazaliśmy nasz numer telefonu komórkowego firmie? Czy dozwolone jest jego dalsze rozpowszechnianie „skoro pracownik już raz wyraził na to zgodę”? Nie, takie działanie jest niezgodne z literą prawa.

Reguluje to zarówno RODO, jak i Kodeks Pracy. Warto zwrócić tu uwagę na Artykuł 221. Wynika z niego dość jednoznacznie, że dane zebrane na potrzeby rekrutacji mogą być przetwarzane tylko na potrzeby naboru. W każdej innej sytuacji potrzebna jest kolejna — najlepiej pisemna — zgoda pracownika.

Warto zwrócić też uwagę na to, że raz udzieloną zgodę każdy pracownik może wycofać. Jeśli więc po godzinach pracy rozdzwonią się telefony, a numer jest prywatną własnością osoby zatrudnionej w firmie, to wystarczy pismo z żądaniem zaprzestania przetwarzania i wykorzystywania tych danych.

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Dlaczego lepiej inwestować w firmowe numery telefonów?

Odpowiedź na to pytanie wynika z pragmatycznego podejścia do prowadzenia biznesu: ponieważ w każdej chwili — na skutek różnych czynników — dana osoba może przestać u nas pracować. Gdyby na przykład przeszła do konkurencyjnej firmy, to zachodzi ryzyko odebrania naszej działalności części klientów.

Firmowy numer telefonu, tak samo, jak telefon, pracownik musi oddać po zakończeniu współpracy. Oznacza to, że zatrudniony na jego miejsce następca wciąż będzie mieć pełen dostęp do kontaktów oraz rozpoczętych procedur inwestycyjnych, jakie były pracownik nadzorował.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej
Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?
GPS

Czy GPS przyda się w firmowym samochodzie?

Moduł GPS to coraz częściej spotykany element wyposażenia w wielu różnych pojazdach. Nie jest to już tylko domena pojazdów z półki średniej. GPS trafił też to niższej klasy średniej, a nawet...
Czy opłaca się aktualizować Windows?
windows 10

Czy opłaca się aktualizować Windows?

Microsoft Windows to najpopularniejsze oprogramowanie desktopowe na świecie. Każdego dnia korzysta z niego ponad miliard użytkowników i nic nie wskazuje na to, by okienka w najbliższym czasie utraciły...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!