Bezpieczeństwo w biurze. Czyli właściwie, co?

Bezpieczeństwo fizyczne

Bezpieczeństwo fizyczne w biurze to podstawa, która często jest niedoceniana. Nie można jednak zapominać, że to właśnie od niej zaczyna się cała reszta. Na co warto zwrócić uwagę?

8(17) 2023 SECURITY MAGAZINE Monika Świetlińska

Ochrona mienia

• Zamki i systemy dostępu. Zaczynając od podstaw, każde biuro powinno być wyposażone w solidne zamki. Warto również zainwestować w elektroniczne systemy dostępu, które umożliwiają monitorowanie i kontrolę kto, kiedy i gdzie się porusza.
• Systemy alarmowe. Alarmy antywłamaniowe to kolejny krok w zabezpieczaniu mienia. Dobre systemy oferują różnorodne opcje, takie jak powiadamianie ochrony czy właściciela o każdej próbie nieautoryzowanego dostępu.
• Monitoring wizyjny. Kamery CCTV nie tylko odstraszają potencjalnych włamywaczy, ale również pozwalają na identyfikację osób, które naruszyły bezpieczeństwo. Upewnij się, że system jest regularnie aktualizowany i sprawdzany.
• Identyfikatory i karty dostępu. Identyfikatory dla pracowników i ewentualnych gości to nie tylko formalność, ale również element zwiększający bezpieczeństwo. Dzięki nim łatwo jest monitorować, kto przebywa w biurze.

Plan ewakuacji

• Jasno określone procedury. Każdy pracownik powinien znać plan ewakuacji i wiedzieć, co robić w razie pożaru, awarii czy innej sytuacji kryzysowej. Procedury te powinny być jasno określone i dostępne dla wszystkich.
• Regularne testy i ćwiczenia. Teoria to jedno, praktyka to drugie. Regularne ćwiczenia ewakuacyjne pomogą pracownikom zapamiętać, co mają robić w stresujących sytuacjach, i zidentyfikować ewentualne słabe punkty w planie.
• Oznaczenia i informacje. W biurze powinny być wyraźnie oznaczone drogi ewakuacyjne, wyjścia awaryjne i lokalizacje sprzętu przeciwpożarowego. Informacje te muszą być łatwo dostępne i zrozumiałe dla każdego.
• Szkolenia z pierwszej pomocy. Warto również zainwestować w szkolenia z pierwszej pomocy dla pracowników. W sytuacjach kryzysowych każda minuta jest na wagę złota, a umiejętności takie jak resuscytacja czy podstawowe działania w przypadku oparzeń mogą uratować życie.

Bezpieczeństwo cyfrowe

Bezpieczeństwo cyfrowe jest równie ważne jak fizyczne. Jest kilka kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę.

Polityka bezpieczeństwa w firmie. Jak ją napisać? Damian Jemioło

Hasła i uwierzytelnianie

• Zaawansowane hasła. Pierwszym krokiem w zabezpieczaniu danych jest użycie silnych, unikatowych haseł. Obejmuje to nie tylko hasła do komputerów i kont e-mail, ale również do wszelkich aplikacji i systemów używanych w firmie. Hasła powinny być kombinacją dużych i małych liter, cyfr i znaków specjalnych.
• Wielopoziomowe uwierzytelnianie. Dwuetapowe lub wielopoziomowe uwierzytelnianie (MFA) dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń. Oznacza to, że nawet jeśli hasło zostanie skompromitowane, atakujący będzie potrzebował dodatkowego kodu lub urządzenia do zalogowania się.
• Audyty i aktualizacje. Regularne audyty bezpieczeństwa są niezbędne do identyfikacji potencjalnych słabości w systemie. Nie zapomnij również o bieżących aktualizacjach oprogramowania, które często zawierają poprawki bezpieczeństwa.

Szyfrowanie danych

• Szyfrowanie na urządzeniach. Wszystkie urządzenia przechowujące wrażliwe dane, takie jak komputery, telefony i dyski zewnętrzne, powinny być zaszyfrowane. To dodatkowa ochrona w przypadku kradzieży lub utraty urządzenia.
• Szyfrowanie w transmisji. Dane przesyłane przez sieć, zwłaszcza przez Internet, są narażone na przechwycenie. Stosowanie protokołów szyfrowania, takich jak SSL/TLS, jest tu kluczowe.
• VPN i sieci prywatne. Dla dodatkowej ochrony warto zastosować sieci VPN, które szyfrują cały ruch sieciowy. Jest to szczególnie ważne, gdy pracownicy korzystają z sieci publicznych.
• Zarządzanie kluczami. Szyfrowanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy klucze są odpowiednio zarządzane. Upewnij się, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do kluczy i że są one regularnie rotowane.

Bezpieczeństwo pracowników

Bezpieczeństwo pracowników to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również inwestycja w długoterminową produktywność i dobre relacje w zespole. Przeanalizujmy kilka aspektów, które warto uwzględnić.

Dlaczego bezpieczeństwo informacji w firmie jest tak ważne? Joanna Gościńska

Szkolenia i edukacja

• Regularne szkolenia. Pracownicy powinni być regularnie szkoleni z zakresu bezpieczeństwa, zarówno fizycznego, jak i cyfrowego. To nie tylko zwiększa ich świadomość, ale również pomaga w identyfikacji i zapobieganiu potencjalnym zagrożeniom.
• Testy i symulacje. Oprócz teoretycznej wiedzy, warto również przeprowadzać praktyczne testy i symulacje. Mogą to być ćwiczenia ewakuacyjne, testy phishingowe czy symulacje różnych scenariuszy kryzysowych.
• Dostęp do materiałów edukacyjnych. Pracownicy powinni mieć łatwy dostęp do materiałów edukacyjnych, takich jak broszury, filmy instruktażowe czy webinaria, które mogą przeglądać w wolnym czasie.

Zdrowie i ergonomia

• Ergonomiczne stanowiska pracy. Komfortowe i ergonomiczne stanowiska pracy są kluczowe dla zdrowia pracowników. Obejmuje to zarówno meble, jak i sprzęt komputerowy. Warto zainwestować w dobre krzesła, podpórki pod nadgarstki i inne akcesoria.
• Dobre oświetlenie. Odpowiednie oświetlenie jest nie tylko kwestią komfortu, ale również zdrowia. Złe oświetlenie może prowadzić do problemów z wzrokiem i zwiększać poziom stresu.
• Regularne przerwy i ćwiczenia. Przerwy i krótkie ćwiczenia w ciągu dnia są niezbędne dla utrzymania dobrej kondycji fizycznej i psychicznej. Można zorganizować krótkie sesje rozciągające czy wprowadzić przerwy na krótkie spacery.
• Programy wsparcia zdrowia psychicznego. Warto również zainwestować w programy wsparcia zdrowia psychicznego, takie jak konsultacje z psychologiem czy warsztaty z zarządzania stresem.

Zasady i procedury

Bezpieczeństwo w firmie to nie tylko kwestia technicznych zabezpieczeń i edukacji pracowników. To również system zasad i procedur, które pomagają w utrzymaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. 

Jak bardzo istotne jest bezpieczeństwo w łańcuchu dostaw? Damian Jemioło

Polityka bezpieczeństwa

• Spisana i dostępna dla wszystkich. Każda firma powinna mieć jasno sprecyzowaną politykę bezpieczeństwa, która jest dostępna dla wszystkich pracowników. Powinna ona być spisana i regularnie aktualizowana, a jej treść powinna być znana i zrozumiała dla każdego w firmie.
• Szkolenia i akceptacja. Nowi pracownicy powinni być wprowadzeni w politykę bezpieczeństwa podczas procesu onboardingu, a wszyscy pracownicy powinni ją akceptować i potwierdzać jej znajomość w regularnych odstępach czasu.
• Konsekwencje naruszeń. Polityka powinna jasno określać, jakie są konsekwencje naruszenia zasad bezpieczeństwa, od upomnień po ewentualne zwolnienie.

Audyty i kontrole

• Regularność i planowanie. Audyty bezpieczeństwa powinny być przeprowadzane w regularnych odstępach czasu. Mogą być to audyty wewnętrzne, przeprowadzane przez dział IT lub zewnętrzne, realizowane przez specjalistyczne firmy.
• Zakres i metodyka. Audyty powinny obejmować zarówno aspekty fizyczne, jak i cyfrowe bezpieczeństwa. Metodyka powinna być jasno określona i zgodna z najlepszymi praktykami w dziedzinie bezpieczeństwa.
• Dokumentacja i raporty. Wszystkie wyniki audytów i kontroli powinny być dokładnie udokumentowane. Raporty powinny być analizowane, a ich wnioski implementowane w praktyce.
• Odpowiedzialność i śledzenie. Każdy audyt i kontrola powinny mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną, która będzie śledziła realizację zaleceń i wprowadzanie poprawek.

Bezpieczeństwo w biurze to kompleksowy temat, który wymaga uwzględnienia wielu aspektów – od fizycznych zabezpieczeń i technologii, przez edukację i zdrowie pracowników, aż po jasno sprecyzowane zasady i procedury.

Co to jest bezpieczeństwo w sieci?Monika Świetlińska

To nie tylko obowiązek, ale i inwestycja, która może znacząco wpłynąć na sukces firmy. Nie bagatelizuj żadnego z aspektów i zadbaj o kompleksową ochronę na każdym poziomie działalności.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.