Jak długo pracodawca może przechowywać CV kandydatów na pracowników?

• Rafał Stępniewski
• /
• 24 stycznia 2019

Ministerstwo Cyfryzacji i Urząd Ochrony Danych Osobowych mają sprzeczne zdania na ten temat przechowywanie CV kandydatów na pracowników po zakończeniu całego procesu rekrutacji. Czy CV powinno być niszczone zaraz po zakończonej rekrutacji, czy przechowywane przez pracodawcę na potrzeby kolejnych rekrutacji lub na wypadek ewentualnych roszczeń odrzuconych kandydatów?

23 stycznia 2019 roku Ministerstwo Cyfryzacji (MC) opublikowało objaśnienia prawne dotyczące przepisów przechowywania CV. Według stanowiska MC pracodawca ma prawo przechowywać CV po zakończonej rekrutacji w celu ochrony ewentualnych roszczeń dotyczących sposobu prowadzenia rekrutacji. MC jako podstawę prawną takiego działania podaje art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie oznacza to, że pracodawca może przechowywać dokumenty kandydatów w nieograniczonym czasie. MC zaleca, aby to był okres maksymalnie kilku miesięcy po zakończeniu rekrutacji. I właśnie o taką interpretację przepisów apelowali prawnicy i pracodawcy.

Z kolei Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) ma całkowicie inną opinię. Twierdzi, że CV po zakończeniu rekrutacji trzeba niezwłocznie usunąć. Należy to zrobić po podpisaniu umowy z wybranym kandydatem. UODO swoje stanowisko utrzymuje od maja 2018 roku, jednak nawet prawnicy nie są przekonani do takiego stanowiska. Uważają, że pracodawca może być narażony w takim wypadku na przykre konsekwencje.

UODO zaznacza, że dane kandydata można przechowywać dłużej jedynie w przypadku, kiedy wyraził on zgodę na udział przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez tego pracodawcę.

Skąd tak różne interpretacje tych samych przepisów? Chodzi o to, że Kodeks pracy nie określa szczegółowo, jak długo przechowywać CV po zakończonej rekrutacji – oczywiście mowa o kandydacie, który nie przeszedł jej pomyślnie. Z jednej strony to dosyć jasne, że nie ma potrzeby  przechowywać danych osób, które nie zostały zatrudnione, z drugiej strony, jeżeli CV zostanie usunięte, to w razie roszczeń ze strony niedoszłego kandydata – pracodawca jest bezradny. Właśnie to budzi największe obawy.

Mocne stanowisko – tylko UODO może dawać wytyczne w sprawie ochrony danych osobowych

Więc kto tutaj ma rację? W praktyce to Urząd Ochrony Danych Osobowych ma umocowanie prawne do wydawania wytycznych i interpretowania przepisów dotyczących danych osobowych. Dr Edyta Bielak-Jomaa, prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, podkreśla w swoim oświadczeniu, że "jedynym właściwym i wyspecjalizowanym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest Prezes UODO, który ma status i kompetencje organu nadzorczego określone w RODO". Apeluje o niepodejmowanie działań, które mogą narazić polskich przedsiębiorców i pracodawców na negatywne konsekwencje związane z błędnymi interpretacjami przepisów. Przypomina, że zgodnie z RODO jest to wyłączną kompetencją organów nadzorczych oraz Europejskiej Rady Ochrony Danych. UODO jest jedynym organem umocowanym prawnie do wydawania wytycznych i interpretowania w tym zakresie przepisów prawa.

>>Treść Oświadczenia Prezes UODO w związku z planowaną konferencją Ministerstwa Cyfryzacji

>> UODO: Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.