Jak szybko edytować dokumenty ze współpracownikami?

Kiedy przyda się edycja dokumentów?

Bez wątpienia jest to jeden z kluczowych obszarów pracy w agencjach marketingowych, PR-owych czy interaktywnych. Można podać tu za przykład producenta smartfonów, który właśnie chce wysłać informację prasową o wprowadzeniu na rynek nowego urządzenia.

Taki tekst musi być napisany w odpowiedni sposób. Dużą rolę odgrywa tu na przykład język korzyści, dzięki któremu odbiorca będzie wiedział, co może zyskać, jeśli kupi wybrane urządzenie. Analogicznie, nawet najmniejszy błąd może zdyskredytować producenta, a więc i naszą działalność, która odpowiada za komunikację biznesową.

W praktyce skutkuje to wdrożeniem w firmie schematu postępowania z tekstem. Przyjmuje się, że na początku jest on tworzony przez copywritera, następnie czyta go menedżer projektu i nanosi swoje poprawki. Te — po uwzględnieniu ich w tekście — są odhaczane, a publikacja wędruje do osoby decyzyjnej, która decyduje o tym, czy publikacja zostaje wysłana.

Gdyby każda poprawka miała być wysyłana jako załącznik w pliku, to praca z takim dokumentem byłaby niezwykle uciążliwa dla wszystkich stron: od copywritera po osobę zarządzającą komunikacją w firmie. Na szczęście można próbować nieco ją uprościć. W jaki sposób?

Jak edytować dokumenty, nad którymi pracuje wiele osób?

Na pewno warto zastanowić się nad narzędziami webowymi, które mają dodatkowo tak zwany tryb edycji oraz tryb komentarzy. Można tu wskazać na przykład na dostępny z poziomu przeglądarki pakiet Microsoft Office oraz na Dokumenty Google.

Leasing fotowoltaiki. Jak to działa?Anna Malinowska

Uwagi do tekstów zawsze powinny być nanoszone w trybie komentarzy, by autor, który będzie później pracował i optymalizował tekst końcowy, dokładnie wiedział, czego się od niego oczekuje i na jakich aspektach powinien skupić się najbardziej.

Ważne jest to, aby plik, nad którym pracujemy, nie wpadł w ręce osób niepowołanych. Idealnym rozwiązaniem jest zabezpieczenie go hasłem lub uczynienie go tak zwanym dokumentem niepublicznym, czyli takim, do którego dostęp mają tylko osoby, które logują się z konkretnego adresu e-mail. Znacznie zwiększa to poziom bezpieczeństwa w firmie.

Co należy zrobić po zakończeniu pracy nad plikiem ze współpracownikami?

Aby zapewnić sobie jak najwyższy poziom bezpieczeństwa, powinniśmy zapisać plik na dysku twardym lub zmienić jego status w chmurze danych na prywatny, upewniając się, że osoby postronne, które dysponują odpowiednim linkiem, nie będą mogły już edytować dokumentu. 

Wysyłając wiadomość, upewnijmy się, że grafiki wyświetlają się właściwie oraz że z tekstu zniknęły wszystkie komentarze i sugestie czy podkreślenia lub zaznaczone wybranym kolorem keywordy, czyli słowa klucze. Tak przygotowaną, sprawdzoną i zweryfikowaną wiadomość, można wysłać partnerom biznesowym lub zapisanym do naszej listy, subskrybentom.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.