Jak wdrożyć w firmie wewnętrzny komunikator dla pracowników?

Dlaczego komunikacja w firmie jest tak ważna?

Komunikacja to pod wieloma względami krwiobieg każdej działalności gospodarczej. Jeśli mamy niedużą firmę, która zatrudnia na przykład 5-10 osób, to zwykle taki komunikator się nie sprawdzi, bo wszystkie kluczowe sprawy przedyskutujemy z pracownikiem osobiście lub przez telefon.

Zupełnie inaczej trzeba podejść do komunikacji w działalności gospodarczej, która zatrudnia setki, a czasem nawet tysiące osób, spośród których każdy pracownik musi pozostawać w kontakcie z innymi osobami. Komunikacja w ramach zespołu czasem może odbywać się w tradycyjny sposób interpersonalny, jednak i na tym polu widać już stopniowo postępującą digitalizację. 

W najtrudniejszej z punktu widzenia komunikacji pozycji w firmie są osoby, które muszą zarządzać pracą wielu różnych działów, które często nie mieszczą się nawet w tym samym budynku, mieście, a nierzadko i państwie. To właśnie te osoby najwięcej skorzystają na firmowych narzędziach do prowadzenia rozmów. 

Gdyby szef firmy nie podjął decyzji o wdrożeniu takiego rozwiązania, a różne działy firmy znajdowałyby się na przykład w różnych strefach czasowych, to komunikacja znacznie by się skomplikowała. Nie wiadomo nawet, czy tradycyjny e-mail by sobie z nią poradził. 

Czym powinien wyróżniać się dobry komunikator dla biznesu?

Przede wszystkim dużą ilością funkcji, które można określić mianem modułowych. Nie każdy dział w firmie wykorzysta ich potencjał. Co więcej, niektóre działy nawet nie powinny wiedzieć o tym, że dane narzędzie wygląda zupełnie inaczej na przykład u pracowników z działu HR czy ochrony. 

Czy ewolucja DDoS wymaga zmiany podejścia do kwestii bezpieczeństwa?Jan Wróblewski

Kluczową rolę zawsze odgrywa moduł komunikacji tekstowej. Mimo tego, że z roku na rok szybkość łącz internetowych, jest coraz większa, to właśnie tradycyjny czat często będzie tym rozwiązaniem, z którego pracownicy będą korzystać.

Kolejne ważne moduły to tryb wideokonferencji i rozmów głosowych. Dobrze byłoby, gdyby narzędzie miało swoją wersję webową, dzięki której będziemy mogli czasem zaprosić do komunikacji osoby z zewnątrz. Klikną one tylko na linka i od razu uzyskają dostęp do stworzonego dla nich pokoju rozmów. 

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Na pewno warto położyć największy nacisk na kwestie bezpieczeństwa. Narzędzie powinno być stale rozwijane, by mieć gwarancję tego, że jest ono wolne od luk, które administracja usuwa, gdy tylko je zlokalizuje. Na rynku można znaleźć wiele darmowych komunikatorów, które bez trudu można wdrożyć w firmie.

Dość ciekawym pomysłem jest też stworzenie oprogramowania dedykowanego, które będzie dostępne tylko dla nas. Może to być zadanie czasochłonne i dość drogie, jednak jeśli mamy pewność, że programiści znają się na swojej pracy, to zdecydowanie warto dać im szansę.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.