Praca z Google Docs - o czym pamiętać?

Google Docs, czyli Dokumenty Google, to świetna usługa, która dla wielu osób wprowadziła zupełnie nową jakość pracy. Jest to rozwiązanie darmowe, niezwykle intuicyjne oraz pełnie świetnych funkcji, które znacznie upraszczają pracę w grupie, na przykład podczas pracy zdalnej czy hybrydowej. Jak właściwie korzystać z Google Docs?

Praca z Google Docs - o czym pamiętać?
  • Anna Malinowska
  • /
  • 31 sierpnia 2021

Jak zalogować się do Google Docs?

Niezbędne będzie Konto Google, czyli — w pewnym uproszczeniu — własny adres gmail. Można też skorzystać z tak zwanego konta organizacji, które będzie połączone z naszym firmowym adresem e-mail. W takiej sytuacji można korzystać z Dokumentów Google bez konieczności logowania się z adresu z końcówką @gmail.com.

Stroną, gdzie znajdują się Dokumenty, jest adres doc.google.com. To właśnie tam musimy podać nasze dane logowania (login i hasło) a następnie wybrać rodzaj dokumentu, jaki chcemy tworzyć. Najpopularniejsze są oczywiście pliki tekstowe oraz arkusze kalkulacyjne, jednak Google znacznie poszerzyło wachlarz funkcji, w wyniku czego dziś bez trudu można skorzystać też z dedykowanej aukcji tworzenia prezentacji.

Tak kompleksowy zakres usług jednoznacznie przełożył się na to, że dziś, w zaledwie kilka lat od debiutu, to właśnie Google Docs jest największym i najgroźniejszym rywalem pakietu biurowego Microsoft Office. Co więcej, pod wieloma względami pakiet od firmy z Mountain View nie tylko dorównuje Office’owi, ale wręcz go przewyższa.

Warto pamiętać też o tym, że Dokumenty Google dostępne są nie tylko on-line. Można też korzystać z nich w trybie off-line, czyli w miejscach, gdzie nie mamy dostępu do internetu. Google dostarcza też dedykowane aplikacje: zarówno dla Androida, jak dla Apple iOS, a także dla Windows i Linuxa, choć w tej sytuacji o wiele lepiej poradzą sobie raczej przeglądarki i praca w trybie webowym.

Współpraca w Dokumentach Google

Największym atutem tej platformy jest łatwość edycji dokumentów przez wielu różnych użytkowników. Pracownik może na przykład stworzyć brief reklamowy, do którego linka przekaże przełożonemu. Ten naniesie swoje sugestie w trybie komentarzy, o czym autor (właściciel pliku) jest informowany natychmiastowo na e-maila.

Bezpieczny transfer plikówBezpieczny transfer plikówMichał Górecki

Jeżeli jesteś administratorem danych lub IOD

możesz liczyć na nasze wsparcie w zakresie RODO w Twojej firmie

Zasugerowane poprawki można zaakceptować lub odrzucić. Można też dyskutować nad nimi w sekcji komentarzy. To zupełnie nowa jakość. Co więcej, pełna historia edycji pliku jest widoczna dla administratora, można więc łatwo ustalić, kto i kiedy zmienił plik oraz jakie zmiany wprowadził lub jakie odrzucił.

Na co trzeba uważać w pracy z Google Docs?

Na pewno na bezpieczeństwo plików. Upewnijmy się, że dostęp na zasadach edytora jest dostępny tylko dla wąskiego grona osób. W przeciwnej sytuacji dokument będą mogły zmieniać wszystkie osoby, jakie będą miały z nim styczność, co nie zawsze jest dobrym pomysłem. Warto też stawiać na linki prywatne, czyli nie takie, które będą mogli aktywować wszyscy użytkownicy sieci.

Ważną kwestię odgrywa też porządek w dokumentach. Powinno się poświęcić odpowiednio dużo czasu stworzeniu drzewka folderów, by w kolejnych plikach nie wdał się chaos. To ważne zwłaszcza wtedy, kiedy pracujemy z kilkoma klientami.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.

Potrzebujesz wsparcia lub szukasz rozwiązań w zakresie zagadnienia o którym mowa w akrtykule?

Czy ten artykuł był przydatny?

Kliknij aby wrócić do strony głównej

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych artykułach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!