Praca z Google Docs - o czym pamiętać?

Jak zalogować się do Google Docs?

Niezbędne będzie Konto Google, czyli — w pewnym uproszczeniu — własny adres gmail. Można też skorzystać z tak zwanego konta organizacji, które będzie połączone z naszym firmowym adresem e-mail. W takiej sytuacji można korzystać z Dokumentów Google bez konieczności logowania się z adresu z końcówką @gmail.com.

Stroną, gdzie znajdują się Dokumenty, jest adres doc.google.com. To właśnie tam musimy podać nasze dane logowania (login i hasło) a następnie wybrać rodzaj dokumentu, jaki chcemy tworzyć. Najpopularniejsze są oczywiście pliki tekstowe oraz arkusze kalkulacyjne, jednak Google znacznie poszerzyło wachlarz funkcji, w wyniku czego dziś bez trudu można skorzystać też z dedykowanej aukcji tworzenia prezentacji.

Tak kompleksowy zakres usług jednoznacznie przełożył się na to, że dziś, w zaledwie kilka lat od debiutu, to właśnie Google Docs jest największym i najgroźniejszym rywalem pakietu biurowego Microsoft Office. Co więcej, pod wieloma względami pakiet od firmy z Mountain View nie tylko dorównuje Office’owi, ale wręcz go przewyższa.

Warto pamiętać też o tym, że Dokumenty Google dostępne są nie tylko on-line. Można też korzystać z nich w trybie off-line, czyli w miejscach, gdzie nie mamy dostępu do internetu. Google dostarcza też dedykowane aplikacje: zarówno dla Androida, jak dla Apple iOS, a także dla Windows i Linuxa, choć w tej sytuacji o wiele lepiej poradzą sobie raczej przeglądarki i praca w trybie webowym.

Współpraca w Dokumentach Google

Największym atutem tej platformy jest łatwość edycji dokumentów przez wielu różnych użytkowników. Pracownik może na przykład stworzyć brief reklamowy, do którego linka przekaże przełożonemu. Ten naniesie swoje sugestie w trybie komentarzy, o czym autor (właściciel pliku) jest informowany natychmiastowo na e-maila.

Bezpieczny transfer plikówMichał Górecki

Zasugerowane poprawki można zaakceptować lub odrzucić. Można też dyskutować nad nimi w sekcji komentarzy. To zupełnie nowa jakość. Co więcej, pełna historia edycji pliku jest widoczna dla administratora, można więc łatwo ustalić, kto i kiedy zmienił plik oraz jakie zmiany wprowadził lub jakie odrzucił.

Na co trzeba uważać w pracy z Google Docs?

Na pewno na bezpieczeństwo plików. Upewnijmy się, że dostęp na zasadach edytora jest dostępny tylko dla wąskiego grona osób. W przeciwnej sytuacji dokument będą mogły zmieniać wszystkie osoby, jakie będą miały z nim styczność, co nie zawsze jest dobrym pomysłem. Warto też stawiać na linki prywatne, czyli nie takie, które będą mogli aktywować wszyscy użytkownicy sieci.

Ważną kwestię odgrywa też porządek w dokumentach. Powinno się poświęcić odpowiednio dużo czasu stworzeniu drzewka folderów, by w kolejnych plikach nie wdał się chaos. To ważne zwłaszcza wtedy, kiedy pracujemy z kilkoma klientami.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.