Utylizacja dokumentów w firmie - o czym warto pamiętać?

Kiedy wolno zutylizować dokumenty?

Niestety, ale firmy nie mogą podjąć się tego zadania w dowolnej chwili, kiedy by im ono pasowało, bo na przykład danego dnia w firmie jest mniej klientów niż zwykle. Przedsiębiorcy muszą działać według bardzo dokładnie określonych ram, jakie narzuca prawo.

Zupełnie inny jest czas ważności dokumentów księgowych, a inne zasady dotyczą na przykład danych o pracownikach czy dokumentów płacowych z ostatnich lat. Jeszcze inne reguły obowiązują nas w przypadku utylizacji faktur. Warto o tym pamiętać.

Ważną rolę odgrywa też rozporządzenie RODO. Firmy nie mogą tak po prostu „zniszczyć dokumentów”, na przykład gniotąc kartkę z ważnymi danymi czy targając ją tylko w połowie. To ogromny błąd, który może kosztować naszą działalność sporo pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ takie dane mogą zostać odtworzone.

Zgodnie z rozporządzeniem RODO, utylizacja dokumentów musi być pełna, a zatem ich odzyskanie, pod którego pojęciem można na przykład rozumieć posklejanie potarganych kartek, musi być niemożliwe. Jeśli ktoś odtworzy takie dane, narażamy się na ogromne odszkodowania dla pokrzywdzonych, a także na mandat od UODO.

Jak profesjonalnie niszczyć dokumenty w firmie?

Rynek nie znosi próżni. Dość szybko powstały działalności wyspecjalizowane w profesjonalnej utylizacji dokumentów. W zdecydowanej większości przypadków takie pliki są fachowo rozdrabniane, a następnie palone, co stanowi podwójne zabezpieczenie dla naszej działalności.

Czy ewolucja DDoS wymaga zmiany podejścia do kwestii bezpieczeństwa?Jan Wróblewski

Nieco inaczej trzeba podejść do utylizacji danych ze starych dysków twardych. Idealnym rozwiązaniem byłaby pełna destrukcja takiego nośnika wykonana przez fachowców. Można tu wskazać na przykład na rozmagnesowanie i zniszczenie dysku. Czasem można jednak przystać na wielokrotne nadpisanie danych ciągiem jedynek i zer.

Bez względu na to, jakie pliki chcemy usuwać, koniecznie pamiętajmy o tym, aby w razie kontroli móc wykazać, że pliki zostały zniszczone przez profesjonalistów. Zwykle takie firmy wydają stosowne poświadczenie o przyjęciu nośnika (lub tradycyjnych dokumentów) oraz o zniszczeniu ich zgodnie z rygorystycznymi standardami, jakie wymusza rozporządzenie RODO.

Czy niszczenie dokumentacji jest obowiązkowe?

To trudna kwestia, na którą można odpowiedzieć na wiele różnych sposobów. Jeśli mamy w firmie wolne miejsce magazynowe i zdołamy je odpowiednio zabezpieczyć, to można tam próbować składować niektóre dane. Praktyka pokazuje jednak, że prędzej czy później może wdać się tam chaos.

Wystarczy chwila nieuwagi, by pozornie stare, zbędne sterty papieru lub od lat nieużywane dyski twarde poszły w zapomnienie i trafiły w ręce osób do tego nieuprawnionych. To jedna z głównych przyczyn, dlaczego warto od razu niszczyć całą dokumentację w naszej firmie: by uniknąć rażących pomyłek, które mogłyby skutkować ujawnieniem danych wrażliwych.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami za zakresu bezpieczeństwa, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych.